دبیر هیات مدیره موظف است برای هر جلسه هیات مدیره صورت‌جلسه‌ای تنظیم و با درج تاریخ و ساعت و محل تشکیل جلسه، اسامی حاضران و موضوعات مطرح شده در جلسه، خلاصه مذاکرات و نظرات اعضا را ثبت کند و مصوبات جلسه را به امضای اعضای حاضر در جلسه برساند. این صورت‌جلسه در دبیرخانه هیات مدیره به ترتیب تاریخ شماره گذاری و نگهداری خواهد شد.
تبصره - در مواردی که نایب رئیس نتواند وظایف دبیری را انجام دهد، یکی دیگر از اعضای هیات مدیره، مسئولیت وی را عهده‌دار خواهد بود.