اشخاص مشمول باید اسناد، مدارک و سوابق مربوط به تعاملات کاری را به مدت (10) سال به گونه ای نگهداری کنند که در صورت درخواست مراجع ذی صلاح، امکان ارائه این موارد به فوریت وجود داشته باشد. اسناد، مدارک و سوابق موضوع این ماده اعم از موارد زیر است:
1 - اسناد، مدارک و سوابق مربوط به فرایند شناسایی اعم از ساده، معمول و مضاعف ارباب رجوع از جمله تصویر اسنادی که هویت ارباب رجوع و مالک واقعی را اثبات می کنند؛
2 - اسناد، مدارک و سوابق حساب ها و مکاتبات تجاری؛
3 - اسناد، مدارک و سوابق معاملات و عملیات مالی اعم از داخلی یا بین المللی، به گونه ای که این سوابق حاوی اطلاعات کافی اموال (از جمله مبالغ و حسب مورد، نوع ارزهای مورد استفاده در هر معامله) باشد و امکان بازسازی فرایند هر یک از معاملات فراهم بوده و اطلاعات، مدارک و شواهد لازم برای تعقیب قضایی فعالیت های مجرمانه قابلِ ارائه باشد.
تبصره 1 - در صورت انحلال اشخاص حقوقی مشمول، حسب مورد اداره یا هیأت تصفیه مربوط نیز مکلف به نگهداری اطلاعات و اسناد تا (10) سال پس از انحلال است.
تبصره 2 - این ماده ناقض سایر مقرراتی نیست که نگهداری اسناد را بیش از مدت یاد شده الزامی ساخته است.
فصل یازدهم - نگهداری سوابق و اطلاعات
از
آیین نامه اجرایی ماده (14) الحاقی قانون مبارزه با پولشویی
اشخاص مشمول مکلف اند اطلاعات، سوابق و مدارک را به گونه ای ضبط و نگهداری کنند که در صورت درخواست مرکز یا نهادهای ذی صلاح اعم از ضابطان خاص، اطلاعات آن اسناد ظرف دو روز کاری قابل دسترسی باشد. همچنین، اصل اسناد و مدارک در صورت درخواست مرکز و سایر مراجع ذی صلاح، باید ظرف یک هفته ارائه شود.
تبصره 1 - مسئولیت ارائه اطلاعات و اسناد در خصوص اشخاص حقیقی با خود شخص مشمول و در خصوص اشخاص حقوقی با بالاترین مقام شخص مشمول است.
تبصره 2 - اطلاعات و اسناد مذکور باید قابلیت بازسازی فرایند زنجیره معاملات را در صورت نیاز ایجاد کند.
تبصره 3 - اسناد، مدارک و سوابق خاص اعلام شده از سوی مرکز باید به صورت الکترونیکی به نحوی نگهداری شوند تا ضمن حفظ محرمانگی آن اسناد، در صورت درخواست نهادهای ذی صلاح، ظرف یک روز کاری و بدون نیاز به اخذ از شعب و نمایندگی ها در دسترس باشند.
تبصره 1 - مسئولیت ارائه اطلاعات و اسناد در خصوص اشخاص حقیقی با خود شخص مشمول و در خصوص اشخاص حقوقی با بالاترین مقام شخص مشمول است.
تبصره 2 - اطلاعات و اسناد مذکور باید قابلیت بازسازی فرایند زنجیره معاملات را در صورت نیاز ایجاد کند.
تبصره 3 - اسناد، مدارک و سوابق خاص اعلام شده از سوی مرکز باید به صورت الکترونیکی به نحوی نگهداری شوند تا ضمن حفظ محرمانگی آن اسناد، در صورت درخواست نهادهای ذی صلاح، ظرف یک روز کاری و بدون نیاز به اخذ از شعب و نمایندگی ها در دسترس باشند.