ماده 49 آیین نامه اجرایی سازمان زندان ها و اقدامات تامینی و تربیتی کشور

در مواردی که نام و نام خانوادگی، نام پدر، نوع اتهام، شماره و تاریخ برگ بازداشت یا محکومیت، نوع و میزان قرار یا محکومیت به صورت کامل به سامانه سجازا ارسال نشود و یا به دلیل قلم خوردگی یا لاک گرفتگی مخدوش باشد و همچنین در مواردی که برگ معرفی بدون مهر یا امضای مقام قضایی یا مرجع قانونی صلاحیت دار باشد و امکان پیگیری و رفع نقص فوری فراهم نباشد، در آن صورت موسسه باید ضمن خودداری از پذیرش فرد، علت عدم پذیرش را منعکس کند. چنانچه فرد معرفی شده مجهول الهویه باشد، عدم ذکر مشخصات هویتی مانع پذیرش نخواهد بود و موسسه و مقام قضایی باید به هر نحو ممکن مشخصات دقیق را به دست آورده و در سوابق ثبت کنند. در مواردی که برگ قرار یا محکومیت از طریق شبکه ارتباطی بین مراجع قضایی و موسسه ارسال می‌شود، اوراق مذکور باید حاوی مشخصات کامل زندانی با مهر و امضای الکترونیکی مقام قضایی بازداشت کننده باشد و رونوشتی از آن در اختیار مأمور بدرقه قرار گیرد.