کلیه وزارتخانه ها و سازمانهای مستقل ستاد برنامه ریزی تحول اداری در سی و پنجمین جلسه مورخ 18 /12/ 1378 خود، در اجرای بند 5 تصویبنامه شماره 253/ 14 مورخ 6/ 9/ 1378 شورای عالی اداری و به منظور تحقق برنامه های پیش بینی شده در مصوبه فوق الذکر، ترکیب اعضا و وظایف کمیته تخصصی اصلاح سیستمها و روشهای دستگاههای اجرایی را به شرح زیر تصویب نمود:
1 - در هریک از وزارتخانه ها و سازمانهای مستقل، کمیته تخصصی اصلاح سیستمها و روشها زیرنظر شورای تحول اداری دستگاه و با ترکیب زیر تشکیل میگردد:
1/1 - معاون اداری و مالی یا معاونت مسئول بهبود سیستمها و روشها (مسئول کمیته)
2/1 - مدیرکل دفتر بهبود سیستمها و روشهای دستگاه یا عناوین مشابه (دبیر کمیته)
3/1 - یک نفر کارشناس صاحب نظر در امر تجزیه و تحلیل و طراحی سیستمها و روشها به پیشنهاد مسئول کمیته و تایید شورای تحول اداری
4/1 - یک نفر کارشناس صاحب نظر در اتوماسیون اداری و فن آوری اطلاعات به پیشنهاد مسئول کمیته و تایید شورای تحول اداری
5/1 - مدیرکل واحد تخصصی (که فرایندها و روشهای آن واحد مورد بررسی قرار میگیرد) حسب مورد
توضیح دبیرخانه کمیته در دفتر بهبود سیستمها و روشها (با عناوین مشابه) قرار خواهد داشت.
2 - وظایف کمیته تخصصی اصلاح سیستمها و روشهای دستگاه به شرح زیر میباشد:
1/2 - برنامه ریزی و اقدام جهت شناسایی کلیه روشها و رویه ها و فرایندهای مورد عمل با همکاری واحدهای تخصصی (واحدهای مسئول اجرای روشها و رویه ها و فریآندها)
2/2 - تعیین و یپشنهاد اولویتهای اصلاح روشها، رویه ها و فرآیندهای انجام کار به شورای تحول اداری با گرایش افزایش رضایتمندی ارباب رجوع، ساده سازی روشها، فراگیری روشها، تاثیر آنها در افزایش بهره وری دستگاه و کاهش هزینه های مردم و دستگاه اجرایی.
3/2 - بررسی و تایید طرحهای اصلاح روشها و رویه های دستگاه اجرایی که اولویت اصلاح آنها به تصویب شورای تحول اداری رسیده است.
4/2 - تهیه، تنظیم و استقرار نظام کنترل پروژه و نظارت و راهبری طرحهای اصلاح روشها و رویه های دستگاه که ازطریق واحدهای تخصصی و یا موسسات مشاوره اجرا می گردند.
5/2 - بررسی و تایید صلاحیت مشاوران و مجریان طرحهای اصلاح روشها و رویه های دستگاه
6/2 - برنامه ریزی برای آموزش کارشناسان و مجریان اصلاح روشها و آموزش اجرای روشهای اصلاح شده.
7/2 - برقراری ارتباط با دفتر سیستمها و روشهای سازمان امور اداری و استخدامی کشور به منظور بهره گیری از تجارب سازمان و دیگر دستگاههای اجرایی و تبادل اطلاعات و تجربیات.
تبصره - اصلاحات روشهای اختصاصی حسب مورد توسط کمیته تخصصی سیستمها و روشهای دستگاه ذی ربط تصویب و لازم الاجرا میگردد.
3 - وظیفه هماهنگی و راهبری کمیته های تخصصی اصلاح سیستمها و روشهای دستگاه اجرایی و همچنین فراهم نمودن زمینه های همکاری و هماهنگی بین دستگاههای ذیمدخل در روشهای مشترک با دفتر سیستمها و روشهای سازمان امور اداری و استخدامی کشور میباشد. دفتر مذکور ضمن پیگیری وظایف محول شده به سازمان امور اداری و استخدامی کشور در تصویبنامه شماره 252/ 14 مورخ 6 /9/ 1378 شورای عالی اداری موظف است تشکیل کمیته های تخصصی موضوع این تصویبنامه را پیگیری و گزارش مرحله ای پیشرفت فعالیتهای مربوط به اصلاح روشها، رویه ها و فرایندهای دستگاههای اجرایی را به دبیرکل سازمان و ستاد برنامه ریزی تحول اداری ارائه نماید.
تبصره - اصلاح روشهای مشترک بین وزارتخانه ها و موسسات وابسته به چند وزارتخانه با تایید سازمان امور اداری و استخدامی کشور (دفتر سیستمها و روشها) و تصویب شورای عالی اداری صورت خواهد گرفت.
4 - مسئولیت اجرای این مصوبه در دستگاههای اجرایی به عهده شورای تحول اداری دستگاه خواهد بود.
معاون رئیس جمهور و رئیس ستاد برنامه ریزی تحول اداری کشور - محمد باقریان