منشی هیات تخصصی حسب نظر رییس هیات مذکور، گزارش‌های واصله را به ترتیب وصول در دستور کار قرار می‌دهد. این گزارش‌ها پس از تایید رییس و در غیاب وی، نایب رییس، حداقل سه روز قبل از تاریخ برگزاری جلسه از طریق سامانه الکترونیکی هیات‌های تخصصی جهت مطالعه در دسترس اعضاء قرار می‌گیرد.