اصطلاحات و عبارات به کار رفته در این شیوه‌نامه به شرح زیر تعریف می‌شود:
۱- قانون: قانون حمایت از کودکان و نوجوانان بی‌سرپرست و بدسرپرست مصوب ۱۳۹۲/۰۸/۰۶
۲- آیین‌نامه اجرایی: آیین‌نامه اجرایی قانون حمایت از کودکان و نوجوانان بی‌سرپرست و بدسرپرست مصوب ۱۳۹۴/۰۴/۲۰ با اصلاحات بعدی
۳- سازمان: سازمان بهزیستی کشور
۴- بهزیستی استان: اداره کل بهزیستی استان
۵ - بهزیستی شهرستان: اداره بهزیستی شهرستان
۶ - موسسه: شخص حقوقی اعم از مرکز، انجمن یا موسسه که در اجرای ماده ۳۶ قانون، دارای پروانه تأسیس از سازمان بوده و موضوع فعالیت آن حمایت و مراقبت از کودکان و نوجوانان بی‌سرپرست و بدسرپرست می‌باشد.
۷- موسسه مراقبتی: موسسه‌ای که طبق ماده ۳۶ قانون، با مجوز سازمان تأسیس و عهدهدار نگهداری شبانه‌روزی کودکان و نوجوانان بی‌سرپرست و بدسرپرست با تفکیک جنس، سن یا وضعیت سلامت در محیط مشترک می‌باشد.
۸ - موسسه مراقبت خانواده محور: موسسه‌ای که طبق ماده ۳۶ قانون، با مجوز سازمان تأسیس و مدیریت و نظارت بر نگهداری و مراقبت از کودکان و نوجوانان بی‌سرپرست و بدسرپرست را در خانواده‌ها بر عهده دارد.
۹ - کودک و نوجوان: هر فرد تا ۱۸ سال تمام شمسی موضوع بندهای الف، ب، ج و د ماده ۸ قانون.
۱۰ - کودک و نوجوان دارای شرایط ویژه: کودک و نوجوانی که به جهت داشتن معلولیت، ابتلا به بیماریهای نیازمند پیگیری درمان که هر سال از سوی سازمان تعیین میشوند، بروز حادثه یا آسیب برای وی، سابقه مصرف مواد اعتیادآور یا موارد خاص دیگر با تشخیص کارگروه استان، در شرایط ویژه قرار گرفته و نیازمند خدمات ویژه حمایتی است.
۱۱- خانواده زیستی: پدر و مادری که کودک و نوجوان از آنان متولد شدهاست؛ اعم از این که از نظر ژنتیکی به آنان منسوب باشد یا حاصل لقاح مصنوعی موضوع قانون نحوه اهدای جنین به زوجین نابارور مصوّب ۱۳۸۲/۰۴/۲۹ باشد. جد پدری یا وصی منصوب از ناحیه ولی قهری در مواردی که به موجب قانون، جایگزین پدر یا والدین میشوند، در حکم خانواده زیستی هستند.
۱۲- خانواده میزبان: خانوادهای که کودک و نوجوان را بهزیستی رأساً یا از طریق موسسه مراقبت خانواده محور و در قالب مراقبت موقت به آن میسپارد.
۱۳ - خانواده جایگزین: خانوادهای که کودک و نوجوان با تصمیم دادگاه صالح، در قالب سرپرستی (فرزندخواندگی)، قیمومت یا امین موقت به آن سپرده می‌شود.
۱۴- مرکز نگهداری: مرکز دولتی یا غیردولتی تحت نظارت بهزیستی مانند مرکز مداخله در بحران، مرکز شبه خانواده، مرکز توانبخشی و خانه سلامت که کودکان و نوجوانان به تفکیک جنس، سن و یا وضعیت سلامت تا زمان بازپیوند، سپردن به خانواده میزبان، یا واگذاری به خانواده جایگزین در آن نگهداری میشوند.
۱۵- مراقبت موقت: نگهداری و پرورش کودک و نوجوان در خانواده میزبان از زمان سپرده شدن تا بازپیوند یا واگذاری به خانواده دیگر یا سپردن به مرکز نگهداری.
۱۶- راهنمای مراقبت: مجموعه مدوّن و جامع از اصول، استانداردها و اقدامات لازم برای تربیت و توانمندسازی کودک و نوجوان که توسط سازمان بهزیستی تدوین و منتشر شده است.
۱۷- برنامه مراقبت: برنامهای که بر اساس راهنمای مراقبت با توجه به نیازهای فردی هر کودک و نوجوان حسب مورد توسط کارشناس بهزیستی یا مددکار اجتماعی موسسه مراقبت خانواده محور و با همکاری خانواده میزبان تهیه می‌شود.
۱۸- بازپیوند: فرایند بازگرداندن کودک و نوجوان تحت مراقبت موقت به خانواده زیستی.
۱۹ - کارگروه استان: کارگروه مراقبت ازکودکان و نوجوانان در اداره کل بهزیستی استان که به ریاست مدیرکل استان، دبیری معاون سلامت اجتماعی استان و عضویت کارشناس مسئول مراقبت فرزندان در خانواده جایگزین و فرزندخواندگی، کارشناس مسئول مراقبت و توانمندسازی کودک و نوجوان در مراکز نگهداری و فرزندان مستقل، کارشناس حقوقی، رئیس اداره حراست استان و حسب مورد سایر اشخاص حقیقی و حقوقی مرتبط تشکیل می‌شود.
۲۰- کارگروه شهرستان: کارگروه مراقبت از کودکان و نوجوانان در اداره بهزیستی شهرستان که از رئیس اداره بهزیستی شهرستان، معاون اجتماعی یا کارشناس مسئول امور اجتماعی و کارشناس امور اجتماعی تشکیل می‌شود.
تمامی کودکان و نوجوانان تا ۱۸ سال تمام شمسی موضوع ماده ۸ قانون که به تصمیم مرجع قضایی صالح، نگهداری آنان به بهزیستی سپرده شده است، مشمول این شیوه‌نامه می‌باشند.