دستورالعمل تکمیلی رسیدگی به مغایرت های سجلی

14 /7 / 83

82 /ش / ع

اداره کل ثبت احوال استان

به پیوست دستورالعمل تکمیلی رسیدگی به مغایرت های سجلی مصوب 21 /5 / 83 شورای عالی ثبت احوال جهت اطلاع و ابلاغ به واحدهای تابعه ارسال می‌گردد. مقتضی است ضمن نظارت بر حسن اجرای دستورالعمل مذکور،‌وصول آن را نیز به دبیرخانه شورای عالی اعلام فرمایید.

سیدمحمدرضا آیت الهی

رئیس سازمان و رئیس شورای عالی ثبت احوال

دستورالعمل تکمیلی رسیدگی به مغایرتهای سجلی

مقدمه:

علیرغم اینکه اجرای دستورالعمل شماره 2201/1-2/8/80 رفع مغایرتهای سجلی اثرات مثبتی در کاهش حجم فعالیت هیاتهای حل اختلاف و مکاتبات مربوط داشته است بدلیل فراوانی مغایرتهای سجلی به ویژه کلمات زائد و اسناد فاقد روز و ماه تولد و در جهت تسهیل و تسریع بیشتر در روند صدور کارت شناسایی ملی هموطنان موارد ذیل در جلسه مورخ 21/5/83 شورای عالی ثبت احوال مورد تصویب قرار گرفت:

الف:

1- معاونت حقوقی و سجلی سازمان نمونه های کلمات زائد را تعیین و به معاونت آمار و انفورماتیک اعلام می نماید.

2- معاونت آمارو انفورماتیک فهرست اسنادی که کلمات زائد به عنوان پیشوند یا پسوند نام صاحب سند یا پدر وی در آنها وجود دارد از پایگاه اطلاعات جمعتی استخراج و به اداره کل ثبت احوال ذیربط ارسال تا به تدریج و برای اجرا براساس مفاد اسن دستورالعمل به ادارات ارسال گردد رونوشت مکاتبات همراه با آمار مربوطه به معاونت حقوقی و سجلی اعلام می‌گردد.

3- هیات حل اختلاف اداره ذیربط با گزارش مسئولین(مستند به ماده 2 آیین نامه طرز رسیدگی هیاتهای حل اختلاف) مبنی بر اینکه کلمات مستخرجه در اجرای ناقص ماده 102 آیین‌نامه قانون سال 1319 از شناسنامه حذف ولی مراتب در اسناد سجلی مربوط اجرا نشده وارد رسیدگی شده و به استناد بند 5 ماده 3 قانون ثبت احوال و با توجه به وحدت موضوع با صدور یک رای جهت کلیه اسناد مندرج در فهرست ارسالی تصمیم مقتضی اتخاذ می نماید.

4- مسئول بایگانی اسناد سجلی هر اداره موظف است پس از ابلاغ رای هیات به وی نسبت به اجرای تصمیم متخذه در اسناد سجلی مربوط اقدام و بلافاصله فهرست آنها را با امضا رئیس اداره، مسئول بایگانی و مامور اجرای رای در اسناد به مسئول سایت جهت به هنگام کردن پایگاه اعلام نماید.

ب:

1-فهرست کلیه اسنادی که تاریخ تولد(از حیث روز و ماه) در آنها نانویس می‌باشد به تفکیک هر اداره ثبت احوال توسط معاونت آمار و انفورماتیک استخراج و به ادراه کل ثبت احوال استان ارسال می‌گردد. اداره کل استان اینگونه فهرستاها را به اداره ثبت احوال ذیربط ارسال می‌نماید هیات حل اختلاف هر اداره موظف است با گزارش مسئولین(مستند به ماده 2 ائین نامه طرز رسیدگی هیاتهای حل اختلاف)وارد رسیدگی شده و وفق قسمت اخیر بند 4-ج دستورالعمل هیات حل اختلاف با صدور یک رای نسبت به تکمیل تاریخ تولد در اسناد اعلامی به اول مهرماه(1/7) اتخاذ تصمیم نماید. در اینگونه موارد چنانچه تاریخ صدور سند، مقدم بر تاریخ تولد گردد هیات حل اختلاف تاریخ تولد را مطابق تاریخ صدور سند تعیین و تکمیل خواهد نمود.

2- مسئول بایگانی مکلف است پس از ابلاغ رای هیات نسبت به اجرای تصمیم متخذه در اسناد سجلی مربوط اقدام و بلافاصله فهرست آنها را با امضا شخص مذکور در بند قبل جهت اقدام مشابه به مسئول سایت اعلام نماید.

ج:

چنانچه پس از حذف کلمه زائد(و یا تکمیل تاریخ تول) متقاضی با ارائه شناسنامه(یا مدارک مکتسبه) خواهان ابقاء کلمه حذف شده (یا تغییر روز و ماه تولد مطابق مدارک مکتسبه)باشد طرح مجدد موضوع در هیات حل اختلاف به لحاظ رفع اثار حذف کلمه زائد و یا تغییرر (روز و ماه تولد) بلااشکال خواهد بود. نمونه برگ درخواست و صورتجلسه هیات حل اختلاف پیوست می‌باشد. مدیران کل ضمن نظارت بر حسن اجرای این دستور موظفند گزارش اقدامات انجام شده را حداکثر ظرف 3 ماه به معاونت حقوقی و سجلی اعلام نمایند.

برگ درخواست رسیدگی از هیات حل اختلاف

برگ صورت مجلس تصمیم هیات حل اختلاف اداره ثبت احول تاریخ صدور تصمیم: