در قراء و قصبات خورده مالک قبل از شروع بعملیات ثبت عمومی لازم است نماینده عمل بوسائل مقتضی از قبیل جار و غیره مالکین را مطلع و با اطلاع کد خدا و ریش‌سفیدان قریه را به بخش‌های معینی که حدود طبیعی داشته باشد تقسیم و اسامی و سایر مشخصات مالک و ملک را در کتابچه یا صورت مجلس نوشته به نمونه (امضاء) کد خدا و ریش‌سفیدان برساند و بعد بشماره‌گذاری و توزیع اظهارنامه شروع کند و نماینده مامور توزیع اظهارنامه باید دقیقاً مراقبت کند که اظهارنامه‌ها با صورت مجلس فوق‌الذکر کاملا تطبیق نموده و در صورت مزبور کلیه قطعات با مشخصات و معروفیت آنها و اسامی مالکین که معرفی میشوند و حدود اربعه آن ذکرگردد و شماره و نوع املاک و اسامی مالکین در دفتر توزیع اظهارنامه نوشته شود و در روی اظهارنامه نیز که بمالکین و در صورت غیبت آنها به مستاجر یا کد خدای محل تسلیم و در دفتر توزیع اظهارنامه رسید داده میشود شماره ملک و مشخصات آن یادداشت و به نمونه (امضاء) نماینده مربوطه برسد.