21 /5 / 70
1813 / 1
اداره کل ثبت احوال استان
با توجه به اینکه روش صحیح و سریع انجام کار در ادارات یکی از ارکان اساسی اعتلای نظام اداری محسوب میگردد لذا لزوم بازنگری و تجدیدنظر در سیستمها و روشهای انجام کار امری اجتناب ناپذیر بوده و بدین لحاظ مسئولین را بر آن میدارد تا با پژوهش و مطالعه مستمر و پیگیر گامی موثر در اصلاح سیستم اداری موجود و روشهای معمول برداشته تا بدین وسیله جهش لازم را در بالا بردن کارایی پرسنل در تمام ابعاد کار فراهم سازد. در این راستا به منظور ایجاد تسهیلات لازم در امر ارائه خدمات سریع و به موقع به متقاضیان خدمات سجلی و طرحهای تعویض شناسنامه های نمونه قدیم به جدید و ثبت ولادت و فوت و ازدواج و طلاق دستورالعملها و بخشنامه های صادره ذیربط مورد بررسی و مطالعه قرار گرفته و نکات اصلاح شده همراه با توجیه و تذکرات لازم به شرح زیر اعلام مقتضی است سریعا به واحدهای تابعه ابلاغ و گزارش پیشرفت کار را به عنوان حوزه معاونت طرح و برنامه ارسال دارید.
1- تنظیم سند ولادت
جهت ثبت ولادت ارائه دفترچه بسیج اقتصادی ضروری نمیباشد (شهر تهران بزرگ مستثنی است)
در صورت عدم ارائه شناسنامه عکس دار والدین مدارک معتبر عکس دار دیگر جهت اثبات هویت کافی میباشد
حذف محدودیت صدور شناسنامه جهت افرادی که ساکن نقاطی غیر از محل درخواست و صدور شناسنامه میباشند
تنظیم سند سجلی با مشخصات پدر بدون مشخصات مادر بلامانع است اما در مورد تنظیم سند با مشخصات مادر ممنوع و رعایت مقرات مربوطه الزامی است.
واحد کنترل در محل تنظیم سند استقرار یافته و صدور شناسنامه و تحویل آن در یک روز انجام پذیرد (شهرهایی که اسناد در مناطق تنظیم و شناسنامه در بایگانیهای مرکزی صادر میشوند حداکثر ظرف 72 ساعت اقدام نمایند)
2- ثبت فوت
کماکان مطابق با مقرات جاری و دستورالعمل اجرایی آن انجام پذیرفته و کوشش شود واقعه فوت در اسناد سجلی ثبت گردد.
در صورتی که شناسنامه متوفی در دست نباشد و اقربای نزدیک اعم از درجه یک یا دو مراجعه نمودند برحسب مورد با اخذ رونوشت سند و استعلام از محل واقعه فوت نسبت به ثبت آن اقدام شود زیرا عدم وجود شناسنامه مانع از ثبت واقعه فوت نخواهد شد.
ثبت فوت معوق اتباع کشور با دریافت شناسنامه متوفی و استشهادیه در اسرع وقت ضروری است.
از ارجاع افراد به واحدهای بسیج اقتصادی جهت حذف نام متوفی از دفترچه بسیج اقتصادی قبل از ثبت فوت خودداری و نسبت به ثبت فوت بدون مورد فوق سریعا اقدام شود.
گواهی فوت بدون وقفه و معطلی در محل تنظیم سند ثبت فوت و یا در بایگانیها بنا به درخواست متقاضی صادر و تسلیم شود
مهر و ثبت وقایع با نقش زیر تهیه و در اختیار مامورین ثبت فوت قرار گیرد.
3-الصاق عکس
احراز هویت با معرفی و تایید اشخاص حقیقی و حقوقی زیر مورد قبول است:
ایجاد دفتری به نام دفتر احراز هویت در بایگانیها به نحوی که مشخصات تاییدکنندگان عکس به طور کامل در آن ذکر گردد
کاسب با پروانه معتبر کسب
کارمند رسمی دولت با کارت شناسایی معتبر
مامورین نظامی / انتظامی مشاغل با کارت شناسایی
در هر اداره ثبت احوال رئیس اداره / بازبین اسناد سجلی مسئول بایگانی اسناد سجلی
افرادی که پدر یا مادرشان کارمند رسمی دولت میباشند میتوانند تعلق عکس شناسامه فرزند خود را گواهی نمایند.
ارائه گواهی اشتغال به تحصیل ملصق به عکس محصلین روزانه مقاطع تحصیلی آموزش و پرورش
اسناد سجلی ملصق به عکس نیازی به ارائه مدرک عکس دار ندارند
الصاق عکس با تشریفات قانونی در محل صدور یک روزه انجام پذیرفته و در اداراتی که حجم کار زیاد است یک نفر مسئول الصاق عکس تعیین شود
شناسنامه هایی که قبلا عکس دار شده و مهر و نام / محل الصاق کاملا روشن و خوانا میباشد برای الصاق عکس و تنظیم درخواست تعویض معتبر تلقی شود
4- تعویض و صدور المثنی شناسنامه
فرم درخواست تعویض در تمام موارد از فرم نمونه 3 ت تنظیم و تکمیل گردد
انتقال اطلاعات سجلی و تحولات ثبت شده در شنانسامه های تعویضی در صورتی که خوانا و بلااشکال باشد به شناسنامه جدید الزامی و سابقه ضمیمه سند گردد (در صورتی که مدارک معتبر ارائه شود انتقال اطلاعات به سند الزامی میباشد)
تعویض شناسنامه زندانیان که مراجعه آنها مقدور نیست بنا به درخواست کتبی مسئولین زندانها تعویض انجام و شناسنامه از همین مسیر جهت تحویل به صاحبش ارسال شود
در مورد پسوند مکان در صورتی که متقاضی خواهان حذف باشد مدارک اخذ و یکجا عمل شود
در ارتباط با سن قانونی مراجعین تعویض و الصاق عکس و المثنی سن 15 سال تمام ملاک است
5- هیات حل اختلاف
اصلاح نام خانوادگی فرزند یا فرزندان که نام خانوادگی پدر در هیات اصلاح شده است نیازی به طرح مجدد در هیات برای فرزندان نداشته، افراد صغیر به درخواست پدر و افراد کبیر به درخواست خودشان در اسناد اجرا و بلافاصله شناسنامه تعویض و تسلیم شود
اصلاح مشخصات پدر یا مادر در اسناد سجلی فرزندان شامل هر نوع اصلاح در یک رای منظور و مشخصات فرزندان اعم از کبیر یا صغیر در متن رای وارد و رای در اسناد فرزندان کبیر به درخواست آنها و در اسناد فرزندان صغیر بلادرنگ اجرا و شناسنامه صادر و تسلیم شود.
6- نام خانوادگی
مستند به تبصره ماده 41 قانون ثبت احوال تغییر نام خانوادگی از طریق وحدت به ادارات کل استانها در خصوص پدر وفرزندان با رعایت دستورالعمل تفویض اختیار میگردد.
فرزندان کبیر بعد از تغییر نام خانوادگی پدر با درخواست کتبی خود میتوانند مستقیما و بدون تشریفات درخواست تغییر نام خانوادگی خود را به نام خانوادگی جدید پدر را بنمایند.
لیست تغییر نام خانوادگی کسانی که طبق اختیارات تفویض در استانها از طریق وحدت پدر و فرزندی و بند فوق صورت میگیرد می بایستی همه ماهه در دو نسخه تهیه و تنظیم و به اداره کل خدمات سجلی ارسال گردد.
7-تجدید اسناد از بین رفته (تبصره 3 ماده 10 قانون ثبت احوال)
-بند 3 دستورالعمل تبصره 3 ماده 10 قانون ثبت احوال به شرح ذیل اصلاح میگردد:
رئیس اداره ثبت احوال ذیربط پس از اخذ مجوز کتبی در خصوص شروع بررسی از اداره کل ثبت احوال استان متبوع خود و بعد از تشکیل پرونده و تکمیل آن از اداره کل مزبور تقاضای اعزام نماینده می نماید
تبصره - اداره کل ثبت احوال استان موظف است رونوشت هر مجوز صادره را به اداره کل خدمات سجلی سازمان ارسال نماید
-تبصره ذیل به قسمت الف بند 5 دستورالعمل تبصره 3 ماده 10 قانون ثبت احوال اضافه میگردد
-در صورتی که هر یک از نسختین اسناد سجلی (نسخه یک یا دو) موجود بوده و اصیل و معتبر تشخیص داده شود و نسخه دیگر از بین رفته باشد علاوه بر این که آگهی ضرورت ندارد اخذ مجوز هم نیاز نداشته و می بایستی با توجه به مفاد این دستورالعمل نسخه از بین رفته تجدید گردد بدیهی است در صورتی که نیاز به جابه جایی سند یا باز کردن اسناد باشد کلیه مقررات جاری در این رابطه میبایست رعایت گردد.
-قسمت (ز) به بند 6 دستورالعمل تبصره 3 ماده 10 قانون ثبت احوال اضافه میگردد. چنانچه متقاضی اصل شناسنامه را در دست داشته لکن دارای تصویر شناسنامه همراه با مدارک مکتسبه و اصیل و معتبر مندرج در قسمت (د) بند 6 این دستورالعمل بوده و شورای رسیدگی مدارک ارائه شده را برای تجدید اسناد کافی تشخیص دهد با رعایت مفاد این دستورالعمل تصمیم لازم را اتخاذ خواهد نمود. بدیهی است میبایست اصالت مدارک ارائه شده و تناسب تاریخ صدور مدارک مزبور با تاریخ صدور مندرج در تصویر شناسنامه ارائه شده احراز گردد.
-قسمت الف بند 11 دستورالعمل تبصره 3 ماده 10 قانون ثبت احوال به شرح زیر اصلاح و تکمیل میگردد:
الف - در صورتی که متقاضی مشمول هر سه بند ذیل (جمعا) گردد:
چنانچه متقاضی فاقد شناسنامه اصیل و معتبر باشد.
چنانچه متقاضی فاقد هرگونه سوابق سجلی (که معرف و مبین مشخصات سجلی مورد نیاز جهت تجدید سند است) باشد.
چنانچه متقاضی فاقد تصویر شناسنامه همراه با مدارک مکتسبه اصیل و معتبر مندرج در قسمت د بند 6 دستورالعمل تبصره 3 ماده 10 قانون ثبت احوال باشد
چنانچه متقاضی مشمول این دستورالعمل نشود با وی مانند افراد بی ورقه رفتار خواهد شد.
- بند 16- دستورالعمل تبصره 3 ماده 10 قانون ثبت احوال به شرح زیر اصلاح میگردد:
بند 16 در مواردی که اسناد یک قریه یا حوزه یا اداره کلا یا بعضا از بین رفته باشد پس از تشکیل پرونده و طی تشریفات مقرره در دستورالعمل تبصره 3 ماده 10 قانون ثبت احوال و رعایت سایر مقررات جاری یا به ترتیب مراجعه متقاضیان سند ثبت کل وقایع با شماره اختصاصی و تاریخ صدور و روز مراجعه و در ردیف موالید جاری سند تنظیم و به منظور حفظ مدارک مکتسبه صاحبان اینگونه اسناد موضوع استفاده از شناسنامه قبلی از اسناد از بین رفته منحصرا شماره شناسنامه تاریخ صدور و محل صدور شناسنامه قبلی در محل توضیحات سند سجلی تنظیم و صفحه توضیحات شناسنامه جدید که طبق مندرجات اسناد تنظیمی صادر خواهد شد توضیح داده میشود.
بدیهی است که بایگانی اینگونه اسناد در بایگانیهای اسناد سجلی در ردیف اسناد ولادتی که رورزانه تنظیم میشود و براساس رویه های جاری خواهد بود
8- ازدواج و طلاق
در این دو مورد حساس میبایست ضمن رعایت کامل مقررات مفاد 31 تا 34 قانون ثبت ا حوال و بندهای آن واحدهای اجرایی ثبت احوال دقت نمایند. تحولات در این راستا در زمان تنظیم درخواست تعویض مدارک لازم در مورد رابطه زوجیت زن و مرد یا ورقه طلاق ملاحظه و در اسناد مربوطه ثبت و شناسنامه با مشخصات و تحولات کامل نوشته و تسلیم شود.
علی اکبر رحمانی
معاون وزارت کشور و رئیس سازمان ثبت احوال
رونوشت
معاونین و مشاورین سازمان جهت اطلاع، اقدام و پیگیری
دفتر رئیس سازمان جهت اطلاع
مدیریت ارزشیابی و رسیدگی به شکایات جهت اطلاع و اقدام و پیگیری
اداره حراست جهت اطلاع و ساخت مهر مربوطه
هسته گزینش جهت اطلاع
روابط عمومی سازمان جهت اطلاع