به منظور جریان طبیعی پرونده ها و سلامت گردش امور در واحدهای قضایی و جلوگیری از تاخیر یا توقف رسیدگی، در اثر مطالبه پرونده ها از سوی مقاماتی که مسئولیتی در خصوص آنها ندارند و کلاً احتراز از اموری که ممکن است با خواستن و معطل گذاشتن پرونده ای، در نزد مقام مطالبه کننده، موجب تضییع حقی از طرفین یا یکی از آنان گردد و بدبینی مردم را نسبت به عملکرد مسئولان فراهم سازد. نکات زیر را به قضات محترم متذکر می شوم و انتظار دارم مفاد این دستور العمل را در اجرای وظایف خود، همواره مورد توجه قرار دهند.
1- جز در مواردی که به موجب قانون یا شرح وظایف سازمانی، مطالبه پرونده ای مجاز باشد اصولاً و همانطور که طی بخشنامه شماره 1344/79/01 مورخ 26/8/79 هم اشعار و اعلام گردیده است جز اداره کل نظارت و پیگیری قوه قضائیه (با کسب نظر این جانب) و دادستان انتظامی قضات، از متصدیان و مقامات قضایی دیگر حق مطالبه پرونده ای را از واحدهای آن حوزه، به منظور ملاحظه یا اقدام دیگر ندارند.
2- مقامات و متصدیان مذکور نیز بالتبع حق اِعمال نظر و صدور دستور اقدام خاصی یا متوقف کردن اجرای حکمی را نخواهند داشت و در صورت مشاهده خلاف این، قضات نباید به آن ترتیب اثر دهند.
3- اداره کل نظارت و پیگیری قوه قضائیه و دادسرای انتظامی هم نباید پس از وصول پرونده های مورد نظر، بلاجهت آنها را نزد خود بلاتکلیف نگهدارند. سریعاً باید آن را بررسی و حداکثر ظرف دو هفته از تاریخ وصول اقدام لازم معمول دارند.
اداره کل نظارت نیز گزارش پرونده را تهیه و بهمراه پیشنهادهای لازم ارائه دهند و در هر حال به محض رفع نیاز باید پرونده اعاده و به مرجع مربوط تحویل داده شود تا در جریان اقدام قرار گیرد والّا مرجع فرستنده، مراتب را جهت اقدام مقتضی به اینجانب گزارش نمایند.
4- مطالبه پرونده و ارسال آن به مراجع مذکور، باید به نحوی باشد که به روند عادی رسیدگی لطمه ای وارد نیاورد و اخلال در کار قضا را فراهم نسازد. بنابراین چنانچه مطالبه پرونده ای مقارن یا نزدیک به وقت رسیدگی باشد، باید پس از حلول زمان مزبور، فرستاده شود تا به آن علت موجبات تجدید وقت و تضییع حقوق صاحبان پرونده فراهم نگردد.
5- به مراجع بازرسی هم گفته شده است که در صورت نیاز به ملاحظه پرونده ای جهت تهیه گزارش یا اقدام دیگری، به جای مطالبه پرونده، بازرسان مربوط را به واحد قضایی مورد نظر اعزام و معرفی نمایند تا با مطالعه پرونده در محل، اقدام لازم به عمل آورند و از این حیث تاخیری در اقدامات یا کُندی جریان رسیدگی یا اجرای حکم فراهم نگردد و هر کس هم مطمئن گردد به کار او در واحدهای قضایی به نحو طبیعی و فارغ از دخالت دیگران رسیدگی و بر اساس شرع و قانون اتخاذ تصمیم میگردد.
6- روسای حوزه ها، سرپرستان مجتمع های قضایی و قضات محاکم بر حسن اجرای این دستورالعمل اهتمام لازم معمول و مراجع نظارتی قوه قضائیه نیز نظارت لازم خواهد داشت.
سید محمود هاشمی شاهرودی
رئیس قوه قضائیه