معانی اصطلاحات و اختصارات آیین نامه به شرح زیر می باشد:
الف - سازمان: سازمان ثبت اسناد و املاک کشور؛
ب - قانون: قانون دفاتر اسناد رسمی و کانون سردفتران و دفتریاران مصوب 1354/4/25 با اصلاحات و الحاقات بعدی؛
پ - کانون: کانون سردفتران و دفتریاران مرکز (تهران) و یا هر کانونی که بر اساس ماده (58) قانون در مراکز استان ها ایجاد می شود؛
ت - آیین نامه: آیین نامه قانون؛
ث - دفترخانه: دفترخانه اسناد رسمی موضوع ماده 1 قانون؛
ج - سردفتر: شخص موضوع ماده 2 قانون که اداره امور دفترخانه اسناد رسمی را بر عهده دارد؛
چ - دفتریار: شخص موضوع ماده 3 قانون که جهت معاونت سردفتر به پیشنهاد سردفتر و به موجب ابلاغ سازمان ثبت اسناد و املاک کشور برابر قانون انتخاب می شود؛
ح - هیأت: هیأتی که به منظور مصاحبه با داوطلبان سردفتری و انتخاب سردفتران توسط رییس قوه قضاییه انتخاب می شود؛
خ - دفتر: دفتر الکترونیکی که اسناد رسمی در آن ثبت می شود که این دفتر جایگزین دفتر موضوع ماده 18 قانون است و به صورت برخط (آنلاین) در دسترس سازمان می باشد؛
د - دادگاه: دادگاه انتظامی سردفتران و دفتریاران؛
ذ - دادستان: دادستان انتظامی سردفتران و دفتریاران؛
ر - اصحاب سند: اشخاص متقاضی تنظیم سند در دفترخانه.
مبحث اول : اختصارات و تعاریف
از
آیین نامه قانون دفاتر اسناد رسمی و کانون سردفتران و دفتریاران
سازمان می تواند بخشی از وظایف خود غیر از امور حاکمیتی موضوع ماده 8 قانون مدیریت خدمات کشوری مصوب 1386 با اصلاحات بعدی را به دفترخانه ها واگذار نماید. تعرفه حق الزحمه دفترخانه ها، بابت ارائه خدمات واگذار شده توسط سازمان تهیه می‌شود و به تصویب رییس قوه قضائیه می‌رسد.