پیرو بخشنامه شماره 8691/78/01 مورخ 7/9/78 و دستور العمل شماره 13283/77/01 مورخ 4/12/77 طی بازدیدهائی که از برخی مجتمع های قضایی به عمل آمد، معلوم گردید:
1- مراجعان به واحدهای قضائی، از نظر دسترسی به سرپرستان مجتمع ها و معاونان آنان، با مشکل جلوگیری از دیدار با مسئولان مذکور، روبرو هستند، در حالی که ملاقات مستقیم و بدون مانع، علاوه بر ایجاد آگاهی و بصیرت مدیران نسبت به درخواستها و انتظارات ارباب رجوع میتواند بخشی از مشکلات مراجعان را با راهنمائی آنان مرتفع و موجبات ارضاء و اطلاع مردم از امکانات و کاهش توقعات آنان را فراهم آورد.
2- مجتمع های مورد بازدید، بدون واحد ارشاد و معاضدت قضایی بودند، و حال آنکه ایجاد چنین واحدی بمسئولیت یک نفر قاضی یا کارمند لیسانسیه واجد شرایط، در هر یک از مجتمع هائی که فاقد آن هستند میتواند با ارائه اطلاعات ضروری به مراجعان، خیلی از مشکلات را بر طرف سازد.
3- برخی از کارکنان قضایی و اداری، به ویژه سرپرستان مجتمع به محل کارخود، تاخیر ورود داشته اند و مجتمع ها بین ساعت 5/8 تا 9 به روی مراجعان باز میشود که باعث ازدحام اختلاط، درگیری مردم در مقابل مجتمع ها و هجوم یکباره آنان به داخل در هنگام باز شدن در مجتمع میگردد. و این موضوع از علل عمده نارضائی مردم و بدنمائی پاره ای از واحدهای قضایی در انظار به هنگام صبح ها میباشد و لذا علاوه بر مراقبت در حضور کارکنان، اقتضاء دارد از ابتدای وقت اداری درهای مجتمع ها، به روی مراجعین باز باشد و این مانع از مراقبتهای حفاظتی ضرور و برخورد مناسب مامورین با آنان نخواهد بود.
4- از علل کندی کار و تجدید رسیدگیها، تاخیر یا نقص ابلاغ برگهای قضایی است که می توان با بکارگیری دو یا سه نفر نیروی صالح، و پرداخت مبلغی به عنوان فوق العاده یا اضافه کار، سرعت لازم را در امر تبلیغ و برگرداندن به موقع اوراق فراهم کرد.
5- در نحوه ارجاع پرونده ها، ضوابط توزیع بین شعب و نظم و نسق لازم از لحاظ علاقه و استعداد، تجربه و تبحّر، توان و تراکم کار قضات شعبه و سایر جهات مراعات نگردیده است. از این رو، ارجاعات باید توسط قاضی مجرب و بصیر در توزیع و تعادل به عمل آید تا از انبوهی و اخلال در کارها و شلوغی شعب و دفاتر آنها کاسته شده فرصت رسیدگی دقیق و سریع تر، فراهم آید.
6- با اتخاذ تدابیر قانونی و تمهیدات اداری لازم، از تراکم پرونده های اجرایی کیفری و حقوقی، جلوگیری و با تسریع در اجرای صحیح احکام قطعی، نسبت به تقلیل پرونده های جریانی و زندانی دار واحدهائی اجرای احکام مذکور، اقدام گردد.
7- با ایجاد یا افزایش باجه های تطبیق اسناد و ابطال تمبر در مجتمع و بکارگیری افراد مناسب و امکانات لازم، از ایجاد صف های فشرده و مختلط، ازدحام برای تهیه و تطبیق رونوشت اسناد و پرداخت هزینه های دادرسی دفتر، جلوگیری شود به طوری که در تمام اوقات اداری، امکان مراجعه بدون معطّلی و اتلاف وقت مراجعان به باجه های مذکور فراهم باشد.
8- ترتیبی داده شود تا هفته ای یکبار جلسه شور و تبادل نظر، در هر مجتمع تشکیل شود و از نتایج آن جلسات مشورتی در جهت بهبود وضع موجود و پیشبرد اهداف قضایی و تسهیل امور آن مجتمع استفاده گردد.
9- مسئولان (سرپرستان و معاونان) هر مجتمع، مسئول حسن اجرایی این بخشنامه در مجتمع قضایی خود، خواهند بود و اقدامات آنان در بازدیدهای بعدی مورد توجه و امعان نظر قرار خواهد گرفت.
سید محمود هاشمی شاهرودی
رئیس قوه قضائیه