23 /3 / 71
1170 / 1
اداره کل ثبت احوال استان
برابر گزارشات واصله به سازمان مشخص شده که در مجلدهای اسناد سجلی موجود در بایگانیهای اسناد سجلی تعدادی اسناد سجلی بدلایلی به صورت سفید باقیمانده، وجود اینگونه اسناد در مجلدهای سند آنهم به صورت سفید به مصلحت سازمان نبوده و لذا به منظور تعیین تکلیف اینگونه اسناد مقتضی است دستور فرمائید با وصول این دستور و ابلاغ آن به ادارات ثبت احوال تابعه آن استان اقدامات لازم به شرح زیر صورت پذیرد.
1- در صورتی که در کلیه مجلدهای اسناد سجلی اظهارنامه و موالید وجود سند یا اسناد سجلی نانویس مشخص گردد که قبل و بعد از آن نوشته شده باشد و یا سند یا اسناد نانویس در آخر مجلدهای مذکور وجود داشته باشد و یا چنانچه سند سجلی نانویس در مجلدهای اسناد سجلی مذکور دارای شماره و حسب مورد دارای امضا مامور و یا امضا یا اثر انگشت گواهان یا اظهار کننده باشد در کلیه موارد مذکور ادارات ذیربط مکلفند به نسخه دیگر سند سجلی مراجعه نمایند در صورتی که نسخه دیگر نیز نانویس بوده در این حالت بایستی نسختین اسناد سجلی نانویس را با خط چلیپا (ضربدر) مشخص و باطل نمایند. و در صورتی که سند دیگر نوشته شده و تکمیل بود میبایست در هیات حل اختلاف طرح گردیده و هیات مذکور مجاز است نسخه اول سند را بر طبق نسخه دوم با رعایت مقررات تکمیل و تنظیم نماید و چنانچه در مجلدهای دفاتر ثبت کل وقایع سند یا اسناد نانویس محرز گردد اعم از اینکه در بین اسناد نوشته شده واقع باشد و یا در آخر مجلدهای مذکور باشد و یا اینکه اسناد مذکور دارای شماره و حسب مورد دارای امضا مامور یا امضا یا اثر انگشت گواهان یا اظهار کننده باشد در اینگونه موارد نیز بایستی اسناد نانویس با خط چلیپا (ضربدر) مشخص و باطل گردند.
2- آندسته از ادارات ثبت احوال که قبلاً تعدادی یا تمام اسناد سجلی آن در اثر سوانح غیرمترقبه [جنگ، آتش سوزی، زلزله و سایر علل] از بین رفته است و به تعداد اسناد سجلی از بین رفته حوزهها در سالهای متفاوت مجلدات اسناد سجلی نانویس به منظور تجدید اسناد سجلی تهیه و اختصاص دادهاند چون در ضمن دستور شماره 1813/1 مورخ 21/5/70 تغییر روش داده شده و تجدید اسناد سجلی بر طبق مقررات در برگهای آزاد دفتر ثبت وقایع صورت میگیرد. لذا نیازی به اسناد سجلی باقیمانده نانویس نمیباشد و میبایست با خط چلیپا (ضربدر) مشخص و باطل شوند.
3- در مواردی دیده شده که شناسنامه به وسیله مسئول ذیربط صادر و تسلیم متقاضی آن شده ولی به علت سهل انگاری و اشتباه اسناد سجلی مربوطه به آن را به صورت نانویس تحویل نموده است که پس از بررسی وجود برگهای نانویس اسناد در بایگانی اسناد سجلی مشخص میگردد به دلیل اینکه کلیه اسناد سجلی نانویس طبق بندهای فوقالذکر این نامه مشخص و باطل میگردند و یا تکمیل و تنظیم میگردند، لذا برای تعیین تکلیف اصل شناسنامه ارائه شده و سند سجلی آن میبایست اقداماتی به شرح زیر صورت گیرد.
الف - بازبین اسناد سجلی اداره ثبت احوال ذیربط میبایست به محض مراجعه متقاضی و ارائه شناسنامه اصیل اولیه با توجه به شماره شناسنامه و تاریخ صدور و تولد و شماره مسلسل و سری اصل شناسنامه اصیل و معتبر اولیه ارائه شده اسناد سجلی مربوطه به آن را پیدا نموده و بایستی دقیقاً مشخص و احراز نمایند که نسختین اسناد سجلی مربوط (اسناد موالید و اظهارنامه) و یا سند سجلی ذیربط در مجلدهای دفاتر ثبت کل وقایع نانویس است.
ب - تصویر نسختین اسناد سجلی موالید و اظهارنامه و یا سند ثبت کل وقایع نانویس را تهیه نماید.
ج - مشخص و احراز نماید که شناسنامه ارائه شده مندرجاتش اصالت دارد یا خیر؟
د - با توجه به تاریخ صدور مندرج در اصل شناسنامه ارائه شده و سوابق موجود دیگر مشخص و احراز نماید که اصل شناسنامه ارائه شده در تحویل صادر کننده آن بوده است یا خیر؟
ه- - ضمن مکاتبه با مراجع انتظامی از طریق اداره ثبت احوال هویت ارائه دهنده شناسنامه میبایست محرز شده و تعلق شناسنامه نیز به ارائه دهنده آن احراز گردد.
و - با توجه به ترادف اسناد سجلی و یا اسناد سجلی دیگری که وسیله مامور ذیربط صدور شناسنامه تنظیم و در بایگانی اسناد سجلی موجود است خط و امضا مامور صدور شناسنامه میبایست مورد تایید بازبین اسناد سجلی قرار گرفته و در پرونده انعکاس داشته باشد.
ز - با مراجعه به ظهر و متن اسناد سجلی والدین میبایست بررسی و در صورت ثبت مشخصات متقاضی تصویر اسناد سجلی میبایست ضمیمه پرونده باشد.
ح - تصویر شناسنامه والدین در صورتی که مشخصات متقاضی در آن ثبت باشد اخذ و ضمیمه پرونده گردد.
ط - با توجه به شماره شناسنامه والدین که در شناسنامه متقاضی درج است میبایست شمارههای شناسنامههای والدین درج شده در شناسنامه ارائه شده با اصل اسناد سجلی آنها مطابقت داشته باشد.
ک - با توجه به بررسی دقیق انجام شده و تکمیل پرونده رئیس اداره ثبت احوال ذیربط در صورتی که پرونده را مطالعه و مدارک آن را برای طرح در هیات حل اختلاف کافی دانست موضوع را برای طرح در هیات ارائه نموده و هیات حل اختلاف مجاز است رای لازم را صادر نماید تا بر اساس مندرجات شناسنامه اصیل اولیه و پرونده متشکله سند سجلی با تاریخ روز و شماره شناسنامه اختصاصی [شماره کد کامپیوتری] در دفتر ثبت کل وقایع فعلی رایج تنظیم و توجه داشته باشند که شماره شناسنامه و تاریخ صدور و محل صدور شناسنامه مورد استفاده قبلی میبایست در سند سجلی جدید توضیح داده شود. ضمناً موارد مذکور باید در رای صادره به آن اشاره شده باشد در خاتمه شناسنامه در شعبه کنترل مستند به سند تنظیم شده صادر و طبق مقررات به صاحب آن تسلیم خواهد شد و میبایستی توضیح لازم در شناسنامه داده شود. ضمناً در صورتی که متقاضی جزء متولدین ذکور سالهای 1338 الی 1345 باشد باید مقررات ذیربط رعایت گردد.
ل - پس از تکمیل و تنظیم اسناد سجلی نانویس و صدور شناسنامه در صورتی که صاحب سند از طبقه ذکور بوده و در سن مشمولیت باشد میبایست طبق مقررات جهت وی دفتر اساس مشمول تهیه و بحوزه وظیفه ارسال تا به وضع مشمولیت وی رسیدگی گردد.
4- تخلف و سهل انگاری مامور ذیربط میبایست بررسی گردیده و اقدامات لازم بر طبق مقررات در این خصوص صورت گیرد.
5- در صورت عدم اصالت مندرجات شناسنامه ارئه شده میبایست طبق دستورالعمل نحوه اقدام در خصوص شناسنامههای جعلی و سایر مقررات ذیربط اقدام نمود.
6- رعایت دقیق دستورالعمل صورت برداری و مقررات مربوط به آن الزامی است.
7- در خاتمه ادارات ثبت احوال میبایست لیست مشخصات اسناد سجلی را که بدین نحو تکمیل و تنظیم میگردد هر سه ماه یکبار تهیه و از طریق اداره کل ثبت احوال استان متبوع خود به اداره کل خدمات سجلی ارسال دارند. "مسئول حسن اجرای این دستور مدیران کل میباشد."
علی اکبر رحمانی
معاون وزارت کشور و رئیس سازمان ثبت احوال کشور