دستورالعمل نحوه تکمیل اقلام اطلاعاتی سند وفات

3 /4 /75

1270 /1

اداره کل ثبت احوال استان

در راستای اجرای طرح اصلاح اساسی سیستم ثبت احوال و در پی اختتام دو مرحله مهم از فعالیتهای عظیم جمع آوری اطلاعات در آینده ای نزدیک با شروع مرحله به هنگام سازی به یاری ایزد متعال مقدمات تشکیل پایگاه اطلاعات جمعیت کشور آغاز و به تبع آن اجرای امور فنی ادارات براساس رویه های جدید و مرتبط با امور فنی زمان خود صورت خواهد پذیرفت. از آنجا که در دستورالعملهای آتی کلیه فرمهای جاری و اقلام اطلاعاتی آن با توجه به رویه های سجلی آتی مورد تجدیدنظر قرار گرفته و بعضا تغییرات عمده ای را پیامد داشته لذا ایجاب می‌نماید عوامل اجرایی ادارات به تدریج ضمن آشنایی با فرمهای جدید در مورد نحوه تنظیم آن نیز از تجربه کافی برخوردار گردند بر این مبنا با توجه به اینکه موجودی دفاتر فوت جاری به میزان قابل توجهی کاهش یافته و در شرف اتمام می‌باشد لذا فرم جدید (سند وفات) که براساس رویه ثبت فوت برای استفاده در نظام ثبت وقایع آتی (حوزه طرح اصلاح) طراحی گردیده با برخی الحاقات جایگزین فرمهای جاری می‌گردد. نحوه تنظیم سند وفات جدید بر طبق دستورالعمل ضمیمه صورت می پذیرد دستور فرمایید ضمن ابلاغ به کلیه واحدهای تابعه نظارت کامل و مستمر نسبت به حسن اجرای مفاد آن معمول نمایند وصول دستور را اعلام فرمایید.

علی اکبر رحمانی

معاون وزارت کشور و رئیس سازمان و رئیس شورای عالی ثبت احوال کشور

دستورالعمل نحوه تکمیل اقلام اطلاعاتی سند وفات

الف - روش تنظیم سند فوت به شرح زیر است:

1-شماره ثبت وفات

در این قسمت اولین واقعه ای که در اسناد جدید ثبت می‌شود در هر حوزه از شماره یک آغاز و مسلسل وار ادامه خواهد یافت.

2- مشخصات متوفی: در این قسمت اطلاعات مربوط به متوفی به ترتیب زیر درج می‌گردد:

1-2-نام و نام خانوادگی متوفی به صورت خوانا درج می‌گردد.

2-2-شماره ملی یا شماره شناسنامه هریک از دو مورد ذکر شده که در شناسنامه متوفی درج است عینا در این قسمت قید خواهد شد.

3-2-محل صدور (شهرستان - شهر یا روستا) در این قسمت درج می‌گردد.

4-2- تاریخ صدور (روز ماه سال) به صورت عددی درج می‌گردد

5-2-تاریخ ولادت (روز ماه سال) به صورت عددی درج می‌گردد

6-2-جنسیت بنا به مورد با قید علامت ضربدر در یکی از دو محل (مذکر یا مونث) جنسیت متوفی مشخص می‌گردد.

7-2- شغل، پیشه متوفی درج می‌گردد.

3-والدین متوفی

در این قسمت اطلاعات نام ونام خانوادگی و شماره ملی پدر و مادر متوفی یا شماره و محل صدور شناسنامه ابوین متوفی قید می‌گردد.

4-مشخصات واقعه فوت

1-4-علت فوت: عاملی که منجر به وقوع فوت شده قید می‌گردد

2-4- تاریخ فوت: تاریخ روز و ماه و سال وقوع فوت به صورت عددی قید می‌گردد.

3-4- محل فوت: محلی که فوت در آنجا واقع شده با قید (شهرستان،شهر یا روستا) درج می‌گردد.

4-4- فوت نوزاد: واحدهای اطلاعاتی این قسمت موقعی تکمیل می‌گردد که نوزاد مرده بدنیا آمده یا پس از ولادت و قبل از صدور شناسنامه مرده باشد در این صورت در محل مربوطه علامت ضربدر قید می‌شود.

5-اعلام کننده

1-5-نام و نام خانوادگی اعلام کننده واقعه فوت به صورت خوانا درج می‌گردد.

2-5-شماره ملی یا شماره شناسنامه هریک از دو مورد ذکر شده که در شناسنامه اعلام کننده منعکس باشد در محل مربوطه قید می‌گردد.

3-5- محل صدور: محل صدور شناسنامه اعلام کننده در این قسمت درج می‌گردد.

4-5- شغل: پیشه اعلام کننده به صورت اختصار و مفهوم درج می‌گردد.

5-5-سمت: نسبت اعلام کننده با متوفی درج می‌شود.

6-5-محل اقامت: آدرس اعلام کننده واقعه فوت قید می‌گردد.

7-5-امضاء: اعلام کننده واقعه فوت این محل را امضا می نماید.

6- مرجع تایید کننده فوت:

1-6-مرجع نوع گواهی: در مواردی که ثبت فوت مستند به قسمت اول ماده 24 قانون (تصدیق پزشک و مراجع پزشکی)یا تبصره بند 4 ماده 26 و یا مواد 27 و 28 قانون باشد نام مرجع تاییدکننده فوت و نوع گواهی صادره در این قسمت درج می‌گردد.

2-6-شماره و تاریخ گواهی در این قسمت درج می‌گردد.

3-6-مرجع تنظیم کننده سند فوت: در هر زمانی که سازمان ثبت احوال بر طبق ماده 5 و 6 قانون برای اجرای وظایفی که بر عهده دارد (مصرحه در ماده یک قانون) تصمیم به استفاده از وجود کارکنان سایر مراجع اتخاذ نماید نام مرجع مزبور در این قسمت درج می‌شود.

4-6- نام و نام خانوادگی مامور: که براساس ماده 6 قانون مبادرت به تنظیم سند فوت می‌نماید در این قسمت درج و به امضا و قید تاریخ تکمیل می‌گردد.

تذکر - با توجه به عدم تحقق مورد اخیر الذکر در حال حاضر ردیف (3-6) و(4-6) خالی می ماند.

8-7 گواه اول و دوم: در این قسمت مشخصات گواهان براساس اقلام اطلاعاتی مندرج در آن به طور خوانا درج و به امضا آنان می‌رسد.

تذکر: در مواردی که سند فوت مستند به موارد مندرج در بند 6 تنظیم می‌گردد ردیفهای 7 و 8 خالی می ماند.

9-تنظیم کننده سند:

1-9-نام اداره تنظیم کننده سند فوت در این محل درج می‌گردد.

2-9-تاریخ تنظیم سند: تاریخ روز و ماه و سال به صورت عددی قید می‌گردد.

3-9- نام و نام خانوادگی مامور تنظیم کننده سند فوت درج می‌گردد.

4-9- سمت مامور تنظیم کننده سند فوت در این قسمت قید می‌گردد.

5-9- محل امضا و مهر: امضا مامور تنظیم کننده سند در این محل منعکس و ممهور به مهر حوزه تنظیم سند خواهد شد.

10- پایگاه اطلاعات جمعیت

این قسمت مربوط به رویه اجرایی اداراتی است که دارای کامپیوتر می‌باشند و با مجوز سازمان(حوزه طرح اصلاح) وقایع فوت ثبت شده در ادارات تحت پوشش خود را در رکورد اطلاعاتی متوفی منعکس می نمایند.

تذکر - این قسمت در حال حاضر خالی می ماند.

11- توضیحات

هرگونه توضیحات مربوط به اقلام اطلاعاتی واقعه فوت با رعایت اختصار به حدی که مفهوم کامل را دربرداشته باشد در این قسمت قید خواهد شد.

تذکر مهم: شماره شناسنامه به ترتیب ارقام متشکله (یکان،دهگان،صدگان. ...) از راست به چپ در محل تعیین شده درج و مابقی خالی می ماند. به عنوان مثال چنانچه شماره شناسنامه متوفی یا اعلام کننده والدین و یا گواهان (1216) باشد ترتیب درج آن به این شکل باشد.1216