تخصیص شماره شناسنامه اختصاصی به اسناد موالید

16 /1 / 68

112 / ط

اداره کل ثبت احوال استان

با توجه به اختصاص شماره شناسنامه اختصاصی به موالید لازم است مدیران کل استانها و روسای ادارات شهرستانها و مربیان آموزش دیده نظارت لازم و کافی نسبت به تنظیم اسناد سجلی معمول داشته تا از هرگونه اشتباه و خطا جداً جلوگیری به عمل آید در این ارتباط موارد زیر لازم است بدقت رعایت گردد.

1- مامورین تنظیم اسناد سجلی دقت نمایند که مندرجات سند را برابر دستورالعمل های ارسالی به صورت کاملاً خوانا و در محل خود تکمیل نموده و از اعمال هرگونه سلیقه شخصی و جابه جایی نوشته جات سند اکیداً خودداری نمایند.

2- مامورین تنظیم اسناد سجلی در درج شماره شناسنامه اختصاصی و انتقال آن از لیست های مربوطه به اسناد کاملاً رعایت مقررات دستورالعمل را نموده و شماره را مطابق با خانه های مربوط تکمیل و با مطالعه دستورالعمل ها دقت در انجام آن از هرگونه اشتباه جداً پرهیز نمایند که هرگونه اشتباه در ثبت شماره شناسنامه اختصاصی فقط مربوط به یک سند نبوده و اسناد دیگر را نیز متزلزل می نماید.

3- دفتر ثبت کل وقایع پس از تنظیم سریعاً به واحد صدور شناسنامه تحویل خواهد شد در این مورد سعی شود از پراکندگی اسناد و گواهی های پزشک جداً جلوگیری و جهت تجلید نهایی به طور موقت محفوظ نگهداری شود. هرگونه قصور در این امر موجب مسئولیت شدید خواهد شد.

4- از الصاق و منگنه نمودن گواهی های بیمارستان به اسناد خودداری گردد لازم است در گواهی ها شماره شناسنامه اختصاصی درج و با ذکر شماره ردیف از 1 تا 100 دسته بندی گردد.

5- در صورت بروز هرگونه اشتباه بویژه در ثبت شماره شناسنامه اختصاصی از هرگونه خدشه و تراشیدگی و قلم خوردگی جداً پرهیز و مطابق مقررات نسبت به اصلاح سند در قسمت توضیحات اقدام شود.

6- در مورد ذکر تاریخها (تاریخ ازدواج - صدور - ساعت تاریخ تولد) چنانچه روز ماه یک رقم باشد در داخل کادر مربوط رقم اول و در سمت چپ درج عدد صفر الزامی است (مطابق نمونه تکمیل شده در دستورالعمل)

7- خط فاصله های مربوط به شماره شناسنامه اختصاصی را در شناسنامه ها به نحوی منظور نمایند که با صفرهای موجود در شماره شناسنامه اختصاصی اشتباه نگردد و این امر با امتداد کافی دو خط مشخص شده ذیل عملی است،

مثال: 2-000004-001

8- تاریخ تولد در محل هایی که می‌بایست حروفی نوشته شود حتماً به صورت حروفی قید گردد.

9- چنانچه نام و نام خانوادگی دارای تشدید باشد فقط یک حرف آن ذکر خواهد شد در صورتی که دارای حمزه باشد حمزه منعکس خواهد شد.

10- در مواقعی که اسناد دارای معایبی باشد قبل از صدور شناسنامه فرم پیوست را تکمیل و طبق مقررات رفع اشتباه نموده و سپس شناسنامه صادر خواهد شد. در صورت تکرار اشتباهات از طرف مامور تنظیم کننده لازم است تذکر اکید از طریق ادارات داده شود. هد شد.

نگهداری شود. هرگ. خواهد شد در اینمورد سعی شود از پراکندگی اسناد و گواهی های پزشک جد

محمد ابراهیم طریقت

معاون طرح و برنامه

رونوشت:

ریاست محترم سازمان جهت استحضار.

قائم مقام و معاونت حقوقی و سجلی جهت استحضار.

معاونت اداری و مالی جهت استحضار.

دفتر طرح مکانیزه جهت اطلاع.

گروه کار مربوطه جهت اطلاع و پیگیری.