ممنوعیت خروج پرونده از محیط کار به جز درموارد ضرورت

برخی از آقایان مدیران دفاتر و منشیان محاکم، به عذر تراکم کار و نداشتن فرصت کافی در اوقات اداری، به منظور اجرای تصمیمات قضایی دادگاه یا اقدامهای دفتری مانند اجرای قرارهای تامین دلیل و توقیف اموال و صدور قرار دادخواست، تنظیم برگهای احضاریه و اخطاریه نوشتن نامه های اداری و امور دیگر. پرونده ها را با خود به خانه یا جاهای دیگر میبرند.
با آنکه مبادرت به چنان اقدامی، اغلب با حسن نیت و انگیزه دلسوزی و تسریع در انجام وظایف محوله، میباشد، متاسفانه در برخی موارد هم به سوء استفاده هایی چون تبانی با صاحبان پرونده، افشای اسرار، از بین رفتن برگها و به کار بردن اوراق دیگر به جای آنها، کاهش و افزایش مستندات و گاهی نیز به سرقت و مفقود شدن پرونده از منازل، منجر شده است.
رویه مزبور، علاوه بر آن که موجب شده است تا در موقع مراجعه بازرسان یا مطالبه پرونده از سوی دادگاه یا مقامات ذیصلاح جهت ملاحظه و اقدام قضایی یا اداری، در اختیار نباشد، شکایت و بدبینی ارباب رجوع را فراهم کرده است.
مطابق قوانین و مقررات، کارکنان اداری موظفند از ابتدای وقت اداری تا پایان آن (جز در مواقع ماموریت رسمی خارج از دادگاه) بدون وقفه در محل کار خود حاضر باشند و امور محول را طوری سامان بخشند که در پایان وقت عادی یا اضافی مقرر برای اضافه کاری کار روزانه را با جدیت به پایان برند و نیازی به خارج کردن پرونده از محیط کار، تحت هیچ عنوانی پیدا نشود و نیز نباید انجام حوائج ضروری مراجعان و درخواستهای قانونی آنان را مانند اجرای قرارهای توقیف اموال و تامین دلیل، به خارج از وقت اداری و ایام تعطیل موکول و از صاحبان آنها، وجه یا مالی مطالبه یا دریافت کنند. و به هیچ عذری نباید پرونده ای از محل کار خود. به خارج از واحد مربوط ببرند و چنانچه به اقتضای ضرورت، چنان اقدامی را ایجاب نماید، اجازه خروج پرونده با درخواست کتبی عضو اقدام کننده، موافقت و دادگاه مربوط و تصویب رئیس یا معاون حوزه قضائی، نسبت به همان مورد و پرونده خاص صادر شود و در آن کمترین مدت مناسب برای اقدام تعیین و پس از برگ شماری دقیق پرونده منظور، نسخه ای از تقاضا و مجوز مزبور. به دفتر حفاظت اطلاعات مستقر در آن واحد، فرستاده شود.