حسب گزارشات واصله، برخی از شعب دادسراها و محاکم عمومی و انقلاب سراسر کشور، در تنظیم صحیح و دقیق و ارسال اوراق قضایی اهتمام جدی نداشته و رعایت مقررات و قوانین را نمی نمایند و با ارسال اوراق با نواقص عدیده و نادرست موجبات اتلاف وقت، سرگردانی ارباب رجوع و نهایتاً اطاله دادرسی را فراهم می نمایند. بنابراین ضمن تذکر رعایت قوانین و مقررات مربوط، به کلیه شعب دادسراها و محاکم عمومی و انقلاب سراسر کشور اعمال موارد ذیل تاکید میگردد:
1- در تنظیم اوراق قضائی، لازمست مشخصات و نشانی اصحاب دعوی و مطلعین و دیگر مدعوین و نیز وقت حضور و کلاسه پرونده به طور دقیق و خوانا قید و ممهور به مهر دفتر شعبه گردد قبل از ارسال از تکمیل اوراق به لحاظ ضمائم، تعداد نسخ یا صفحات اطمینان حاصل شود.
2- قبل از ارسال اوراق، نسبت به کفایت وقت، در ابلاغ اوراق مربوط با توجه به زمان و وقت حضور و رسیدگی، دقت کافی به عمل آورده شود و از ارسال اوراقی که فاقد وقت حضور و رسیدگی میباشد و یا تا زمان وصول به اداره یا واحد ابلاغ، وقت آن منقضی میگردد جداً خود داری نمایند.
3- از ارسال اوراقی که مربوط به ابلاغ نمیباشند به ادارات یا واحدهای ابلاغ ممانعت به عمل آورده شود. مانند نیابت، نشر آگهی، امور مربوط به سفارتخانه ها و وزارت امور خارجه و...
4- چنانچه ابلاغ در محل کار کارکنان دولت و موسسات مامور به خدمات عمومی و شرکتها باشد به استناد تبصره 1 ماده 68 «ق.ا.د.م» اوراق راساً به کارگزینی قسمت مربوط یا نزد رئیس کارمند مربوط ارسال شود و در چنین مواقعی از ارسال اوراق مربوطه به ادارات یا واحدهای ابلاغ جداً خود داری گردد.
5- اعمال ماده 300 «ق.ا.د.م» مبنی بر ابلاغ حضوری دادنامه (پس از امضا آن) به اصحاب دعوا یا وکلا یا نمایندگان قانونی آنها از طرف مدیر دفتر دادگاه تاکید میگردد.
6- اعمال ماده 33 الحاقی 1358/8/24 لایحه قانونی تشکیل دادگاههای عمومی مصوب 10 مهر 1358 که مقرر میدارد «علاوه بر موارد پیش بینی شده در قانون آیین دادرسی مدنی دادگاه میتواند امر ابلاغ را به هر نحو و وسیله دیگری که صلاح و مقتضی بداند انجام دهد. در صورتی که در نظر دادگاه ابلاغ محرز باشد عدم رعایت تشریفات مربوطه مانع رسیدگی و اتخاذ تصمیم یا صدور رای نخواهد بود» با توجه به عدم نسخ آن، تاکید میگردد.
7- ابلاغ اوراق قضایی به صورت حضوری (در دفتر دادگاه) یا از طریق تلفن یا نمابر یا پست الکترونیکی با توجه به ماده 33 قانون فوق الاشعار، منعی نداشته و در صورت تمایل خواهان، میبایست در پایان شرح دادخواست، شماره های مربوط به طور دقیق ذکر گردد تا امر ابلاغ سریع تر صورت گیرد.
8- معاونت آموزش دادگستری کل هر استان، نسبت به برنامه ریزی و برگزاری دوره های تخصصی آموزشی برای مامورین ابلاغ واحدهای مربوط اقدام خواهند نمود.
9- بدیهی است روسای محترم شعب دادسراها و محاکم عمومی و انقلاب سراسر کشور بر عملکرد متصدیان دفتری شعبه خود در تنظیم دقیق و صحیح اوراق قضایی نظارت لازم را اعمال خواهند نمود و در صورت مشاهده هر گونه تخلف از ناحیه اعضاء دفتری موظفند جهت تعقیب فرد خاطی وفق مقررات اقدام، تا از سوء جریان امور جلوگیری شود.
رئیس قوه قضائیه - سید محمود هاشمی شاهرودی