نظر به اینکه در موقع تطبیق سواد قبالجات مدرکیه مستدعیان ثبت با اصول آن غالبا اتفاق افتاده است که مامورین تطبیق و مقابله اسناد در یکروز موفق بمقابله اسناد راجعه بیک یا چند نفر از مستدعیان ثبت نشده و باین جهت قبالجات و اسناد مردم را نزد خود یا در اداره برای روز بعد نگاه میدارند نظر به اینکه اجرای این رویه ممکن است محظورات و مشکلات فوق العاده به جهت اداره تولید کند زیرا حفظ اصول اسناد در اداره ولو به طور موقت هم که باشد کار مشکلی است و صاحبان اسناد بدون قبض رسید مخصوص ممکن است اطمینان بگذاردن اسناد خود در اداره نداشته باشند و به هر یک از مستدعیان ثبت هم نمیتوان برای یکروز یا دو روز قبض رسید رسمی داد لهذا لزوما خاطر نشان میکند که از این ببعد بهیچوجه اصول اسناد و قبالجات را در اداره نباید نگاهداشت و در هر روز که مامورین مقابله شروع بمقابله سندی نمودند و در حین مقابله ساعت کار اداری منقضی میشود بمحض منقضی شدن ساعت کار نباید مامورین مزبور کار مقابله را ناتمام گذارده و حرکت کنند و باالعکس [بالعکس] بایستی سندی را که مشغول مقابله بوده اند تمام کرده و اصل را بصاحبش رد کند و اگر اتفاقا انجام این تکلیف نیمساعت یا یکساعت هم وقت لازم داشته باشد بایستی آنمدت را در اداره توقف کرده و قبل از انجام کاریکه مشغول آن بوده اند نباید از اداره خارج شوند لازم است این متحدالمال را بمامورین مقابله اسناد کتبا ابلاغ کرده و مدلول آن را کاملا رعایت کند وصول متحدالمال را هم کتبا اطلاع دهید.
مدیرکل ثبت اسناد و املاک مملکتی - کاظم سمیعی