در اجرای بند 5 بخشنامه شماره 1739836 مورخ 15/ 12/ 1396 این سازمان با موضوع "دستورالعمل مکاتبات اداری در سامانه رصد و پیگیری الکترونیکی و برخط مکاتبات دستگاه های اجرایی"، دستورالعمل درج شناسه ملی سند (شمس) در کلیه مکاتبات دستگاه های اجرایی برای اجراء ابلاغ میگردد:
ماده 1- اهداف:
• ارتقای شفافیت اداری؛
• استنادپذیری الکترونیکی مکاتبات و اسناد؛
• ایجاد شناسه یکتا و قابل پیگیری برای کلیه مکاتبات و اسناد دستگاه های اجرایی؛
• افزایش سرعت و سهولت در ثبت مکانیزه مکاتبات و اسناد و ایجاد وحدت رویه در ورود اطلاعات و کاهش خطای انسانی.
ماده 2- تعاریف:
• شمس: شناسه ملی سندی است که بر اساس ترکیب چندین قلم از اقلام اطلاعاتی سند، تولید و هویت یکتایی برای آن ایجاد می نماید.
• بارکد دوبعدی (QR code): حاوی داده (های) نهفته است که میتوان آن را با اسکنرهای مربوط یا دوربین تلفن همراه بازخوانی نمود.
• پروتکل ECE) Electronic Correspondence Exchange): پروتکل تبادل الکترونیکی مکاتبات جهت تبادل اطلاعات میان سامانه های نرم افزاری، بالاخص سامانه های مکاتبات اداری است.
ماده 3- تکالیف:
1- دستگاه های اجرایی مکلفند نسبت به درج شمس در کلیه مکاتبات و اسناد خود از طریق تجهیز کلیه سامانه هایی که منجر به تولید مکاتبات و اسناد میشود، به نحوی اقدام نمایند که قابلیت درج این شناسه طبق الگوی پیوست (6 قلم اطلاعاتی اول جدول شماره 1 پیوست) حداکثر ظرف مدت 6 ماه و تکمیل شناسه با قلم اطلاعاتی هفتم، حداکثر ظرف مدت یک سال از ابلاغ این بخشنامه فراهم شود.
تبصره - دستگاه های اجرایی جهت تامین هزینه و تعهدات مالی مربوطه، لازم است نسبت به لحاظ نمودن موضوع این مصوبه در اعتبارات سالانه سامانه های ذیربط و قراردادهای پشتیبانی این سامانه ها اقدام نمایند.
2- در اجرای مصوبه مدیریت نظام مند اسناد الکترونیکی به شماره 124697/ 1 مورخ 28/ 07/ 1399 شورای اجرایی فناوری اطلاعات، دستگاه های اجرایی مکلفند به منظور ارسال مکاتبات، اسناد و مدارک به سازمان اسناد و کتابخانه ملی ایران جهت آرشیو، امکانات لازم برای درج 4 قلم اطلاعاتی از شمس شامل "شماره نامه، شناسه حوزه صدور، تاریخ و ساعت ثبت و صدور و شناسه حقوقی دستگاه" از جدول شماره 1 پیوست را در سند موردنظر فراهم نمایند.
تبصره - به منظور آرشیو ملی مکاتبات و اسناد، سازمان اسناد و کتابخانه ملی ایران مسئول هماهنگی و نظارت بر دستگاه های اجرایی در تجهیز سامانه های ذیربط به شمس، مطابق با موضوع این ماده بوده و موظف است گزارش های دوره ای اجرای آن را در بازه های زمانی 6 ماهه به دبیرخانه شورای اجرایی فناوری اطلاعات و دبیرخانه شورای عالی اداری ارائه نماید.
3- دبیرخانه مرکزی نهاد ریاست جمهوری، مسئولیت راهبری دستگاه های اجرایی در تجهیز سامانه های مکاتبات اداری به شمس و موارد مندرج در بخشنامه 1739836 مورخ 15/ 12/ 1396 را بر عهده داشته و مکلف است تمهیدات لازم جهت ایجاد هماهنگی و یکپارچگی در شرکت های دارنده سامانه های مکاتبات اداری جهت درج شمس در کلیه مکاتبات و اسناد دستگاه های اجرایی را فراهم سازد.
تبصره 1- دستگاههای اجرایی مکلفند پس از درج 6 قلم اطلاعاتی اول در بارکد دوبعدی شمس (موضوع بند اول ماده 3 این بخشنامه)، نتیجه را جهت بررسی و دریافت تاییدیه، به دبیرخانه مرکزی نهاد ریاست جمهوری اعلام نمایند.
تبصره 2- دبیرخانه مرکزی نهاد ریاست جمهوری موظف است گزارش های دوره ای مبنی بر اجرای مفاد این دستورالعمل در دستگاه های اجرایی را در بازه های زمانی 6 ماهه به دبیرخانه شورای عالی اداری ارائه نماید.
ماده 4- این بخشنامه برای تمامی دستگاه های اجرایی لازم الاجراست و حسن اجرای آن در ارزیابی سالانه دستگاه های اجرایی لحاظ میگردد.
ماده 5- بالاترین مقام دستگاه اجرایی، مسئول اجرای این بخشنامه بوده و واحدهای فناوری اطلاعات و مسئولان سامانه های موردنظر دستگاه های اجرایی موظفند تمهیدات لازم به منظور اجرای موثر و دقیق آن را طبق زمان بندی اعلام شده فراهم سازند.
جمشید انصاری
پیوست:
اقلام اطلاعاتی شناسنامه ملی سند (شمس)
اقلام اطلاعاتی که میبایست در شناسنامه ملی سند درج شوند، شامل موارد زیر است:
1- شماره نامه که توسط سازمان ایجادکننده، تولید و عموما در سربرگ نامه چاپ میشود. این شماره حداکثر 20 کاراکتر خواهد بود.
2- تاریخ و ساعت ثبت و صدور که بر اساس استاندارد ISO8601 در قالب روز، ماه، سال و ساعت میباشد. این قلم اطلاعاتی، دقیقا 19 کاراکتر است و بر اساس تاریخ شمسی به صورت زیر در نظر گرفته میشود:
[YYYY]-[MM]-[DD]T[hh]:[mm]:[ss]
مثال 15:02:17T28-06-1399
3- شناسه یکتای عمومی (GUID) که در قالب معرفی شده در اسناد ECE و شامل 36 کاراکتر بوده و توسط سامانههای مکاتبات اداری تولید میشود.
4- کد ملی امضاکننده نامه/سند که شامل حداکثر 20 کاراکتر بوده و چنانچه نامه دارای دو امضاکننده باشد 10 رقم اول، کد ملی امضاکننده اول و 10 رقم بعدی، کد ملی امضاکننده دوم خواهد بود.
5- نشانی پست الکترونیک سازمان ایجادکننده نامه/سند که حداکثر 29 کاراکتر است. این نشانی همان نشانی پست الکترونیک تعریف شده برای دستگاه در شبکه دولت است.
6- شناسنامه حقوقی دستگاه اجرایی ایجادکننده مکاتبه/سند که یک کد 11 رقمی است که سازمان ثبت اسناد و املاک کشور (اداره کل ثبت شرکت ها و موسسات غیرتجاری) به هر سازمانی اختصاص داده است
7- شناسه حوزه صدور شامل دو عنصر اعم از شناسه یکتای واحد سازمانی (شناسه ای منحصر به فرد که به هر واحد سازمانی در ساختار تشکیلاتی اختصاص داده میشود) و شناسه یکتای پست سازمانی (شناسه ای منحصر به فرد که به هر پست سازمانی اختصاص داده میشود) است که توسط سازمان اداری و استخدامی کشور تخصیص می یابد.
جدول 1- اقلام اطلاعاتی مندرج در شناسه شمس
| کد شناسایی قلم داده | نام قلم داده | تعداد کاراکتر |
| 1 | شماره نامه | 20 |
| 2 | تاریخ و ساعت ثبت و صدور | 19 |
| 3 | شناسه یکتایی(GUID) | 36 |
| 4 | کد ملی امضاکننده | 20 |
| 5 | نشانی پست الکترونیک شبکه دولت دستگاه اجرایی ایجادکننده نامه/سند | 30 |
| 6 | شناسه حقوقی دستگاه اجرایی ایجادکننده نامه/سند | 11 |
| 7 | شناسه حوزه صدور (شامل شناسه یکتای واحد سازمانی و شناسه یکتای پست سازمانی) | 16 |
| شناسه حوزه صدور(7)کد ملی امضاکننده(6)شناسه حقوقی(5)پست الکترونیک(4)شناسه یکتایی(3) تاریخ و ساعت ثبت و صدور(2)شماره نامه(1) |