هماهنگی در جهت اجرای برخی امور اعم از حقوقی و سجلی و ممانعت از اجرای رویه های متناقض و ناهمگون در سطح ادارات ثبت احوال

19 /4 / 68

157 /68 / 41

اداره کل ثبت احوال استان

به منظور ایجاد هماهنگی در جهت اجرای برخی امور اعم از حقوقی و سجلی و ممانعت از اجرای رویه های متناقض و ناهمگون در سطح ادارات ثبت احوال سراسر کشور شایسته است کلیه واحدهای اجرایی موارد ذیل را دقیقا ملحوظ دارند:

1-شناسنامه های مستعمل که در اجرای طرح تعویض در بایگانیهای اسناد سجلی جمع آوری و در قبال آن شناسنامه جدید صادر می‌گردد می‌بایست ضمن جدا نمودن قسمت مربوط به امضا و مهر آن با کشیدن خط چلیپا (ضربدر) بر روی کلیه صفحات شناسنامه مزبور آنها از حیز انتفاع خارج و سپس شناسنامه های مستعمل مربوط به هر ماه را جداگانه بسته بندی و در محلی محفوظ تا صدور دستور امحاء نگهداری نمایند.

2- همانگونه که کرارا تاکید شده به لحاظ امنیتی ایجاب می‌نماید شناسنامه های نانویس و همچنین شناسنامه های تعویضی در گاو صندوق آهنی نگهداری گردد بنابراین ضمن اعلام نیاز به استان متبوعه ادارات کل در اسرع وقت نسبت به تهیه و تحویل آن به اداره ذیربط اقدام خواهند نمود.

3-صندوقهای آهنی حاوی شناسنامه های نانویس و تعویض شده در محلهایی مطئمن به گونه ای که در معرض دید یا رفت و آمد مراجعین نباشد مستقر نمایند.

4-به منظور سهولت در امر دستیابی به آرای صادره هیات های حل اختلاف ایجاب می‌نماید یک نسخه از آراء صادره هیات ها را از بدو تاسیس تهیه و تجلید و در بایگانی اسناد نگهداری نمایند همچنین احکام صادره دادگاهها نیز پس از قطعیت و اجرا در اسناد سجلی را با رعایت ترتیب تجلید و در بایگانی اسناد نگهداری نمایند.

5-با توجه به اینکه مکررا در مورد عدم استفاده از اسناد سجلی منسوخ تذکرات لازم به ادارات ثبت احوال ابلاغ گردیده بنابراین چنانچه در هر یک از ادارات به هر میزان از دفاتر مزبور موجود است سریعا مراتب را به استان متبوعه گزارش و با هماهنگی اداره کل براساس ضوابطی که قبلا تعیین و ابلاغ شده اقدام لازم معمول و نتیجه را از طریق استان گزارش نمایند.

لزوما متذکر می‌گردد استفاده از اسناد منسوخ تحت عنوان تهیه رونوشت یا احیاء اسناد و. ... مغایر مقررات بوده و ادارات ثبت احوال در اینگونه موارد الزاما از آخرین فرم دفتر ثبت کل وقایع موجو د استفاده خواهند نمود.

6-اسناد جدید تنظیمی به محض رسیدن به حد نصاب 250 برگ بلافاصله تجلید و با توجه به مقررات سرب و پلمپ گردیده و به امضا نمایندگان دادستان و ثبت احوال برسانید و با این ترتیب تجمع و تراکم اسناد سجلی تنظیمی به صورت آزاد تحت هر عنوان در بایگانیهای اسناد مجاز نبوده و ادارات کل در سرکشی های ماهیانه این مورد را ملحوظ خواهند داشت.

7-نظر به اینکه در رابطه با برخی وظایف ثبت احوال وجود فرهنگ لغات جامع در ادارات ثبت احوال امری ضروری است بنابراین چنانچه واحدی عاری از فرهنگ مورد اشاره می‌باشد سریعا نیار خود را به استان متبوعه اعلام و اداره کل نیز نسبت به تهیه و در اختیار قرار دادن آن اقدام به عمل خواهد آورد.

سیدعباس احمدی

قائم مقام و معاون حقوقی و سجلی سازمان ثبت احوال کشور

رونوشت:

ریاست محترم سازمان جهت استحضار

معاونت طرح و برنامه جهت اطلاع

معاونت اداری و مالی سازمان جهت اقدام لازم

اداره کل خدمات و مدارک سجلی جهت اطلاع و اقدام لازم

دفتر ثبت احوال امور خارجه جهت اطلاع و اقدام لازم

مدیریت ارزشیابی و پیگیری جهت اطلاع

واحد حراست جهت اطلاع