مقدمه
شورای اجرایی فناوری اطلاعات در هفدهمین جلسه مورخ 22/ 7/ 1399 بر اساس پیشنهاد سازمان اسناد و کتابخانه ملی ایران، سازمان اداری و استخدامی کشور و سازمان فناوری اطلاعات ایران و در راستای اجرایی کردن مصوبه سیصد و سی و سومین جلسه شورای اسناد ملی ایران مورخ 6/ 5/ 99 در خصوص یکسان سازی تولید اسناد و مدارک الکترونیکی و لزوم تدوین دستورالعمل های لازم برای ساماندهی این گونه اسناد و مدارک و در راستای اجرای قانون اسناد ملی ایران مصوب 17/ 2/ 1349 و تبصره ماده یک و شرح وظایف شورا از ماده (5) قانون مذکور و با عنایت به بخشنامه شماره 260969 /38951 مورخ 26/ 12/ 1388 در خصوص اسناد الکترونیکی؛ دستورالعمل اجرایی مدیریت نظام مند اسناد الکترونیکی ج.ا.ا به انضمام فرادادههای ضروری برای تولید، نگهداری و تعیین تکلیف اسناد و سوابق اداری، شیوهنامه فنی پیاده سازی آن را تصویب نمود.
ماده 1- تعاریف
اسناد الکترونیکی: به اسنادی اطلاق میشود که حاوی اطلاعاتی در مورد فعالیت ها و تصمیم های دستگاه های اجرایی بوده و بر روی رسانه های الکترونیکی دریافت، ایجاد، ویرایش، تبادل و ذخیره میشوند.
فراداده های اسناد الکترونیکی: عناصر داده ای مورد نیاز برای توصیف هر سند مانند شناسه یکتا، دستگاه یا فرد تولیدکننده، موضوع، تاریخ، حقوق دسترسی، اطلاعات تعیین تکلیف (موضوع بند الف و ب ماده 5 قانون تاسیس سازمان اسناد ملی ایران)، و مانند آن است که امکان بازیابی، انتقال و نگهداری نظام مند اسناد الکترونیکی را فراهم می کنند.
داده های پایه: داده هایی هستند که به عنوان مقادیر معین (مانند ردیف های تعیین تکلیف اسناد، اصطلاحات عمومی اداری، انواع طبقه بندی اسناد و. ..) در سامانه های اسناد الکترونیکی مورداستفاده قرار می گیرند.
شمس: شناسه ملی سند که به اختصار شمس نامیده میشود، موضوع ماده 5 بخشنامه شماره 1739836 مورخ 15/ 12/ 1396 سازمان اداری و استخدامی کشور.
دستگاه های اجرایی: دستگاه های موضوع ماده 5 قانون مدیریت خدمات کشوری به استثنای دستگاه های لایحه اصلاح ماده (8) قانون تاسیس سازمان اسناد ملی ایران.
سازمان: سازمان اسناد و کتابخانه ملی ایران.
سماد: سامانه مدیریت اسناد الکترونیکی است که اصول حاکم بر مدیریت اسناد (دریافت، شناسایی، طبقه بندی، نگهداری و تعیین تکلیف، اشاعه و تحویل و راهبری) را منطبق بر استاندارد 16175 ISO بر روی اسناد الکترونیکی اعمال می کند.
ماده 2- اهداف
1 - استانداردسازی فراداده های ضروری تولید، نگهداری و تعیین تکلیف اسناد الکترونیکی و به کارگیری آن در سامانه های مرتبط در دستگاه های اجرایی کشور.
2- تعیین قالب های فایل مورد تایید در تولید اسناد الکترونیکی.
3- اختصاص شناسه ملی سند(شمس) به تمام اسناد الکترونیکی کشور در زمان تولید.
4- اعمال مصوبات شورای اسناد ملی در خصوص امحاء یا انتقال اسناد الکترونیکی به سازمان از زمان تولید این اسناد در سامانه های دستگاه های اجرایی کشور.
5- تسهیل و تسریع فرایندهای مربوط به مدیریت اسناد الکترونیکی و تضمین اصالت و اعتبار اسناد الکترونیکی برای بلندمدت قبل از انتقال به آرشیو سازمان.
ماده 3- تکالیف دستگاه های موضوع مصوبه:
1- سازمان اسناد و کتابخانه ملی ایران
1- 1 تهیه و به روزرسانی استاندارد فراداده های ضروری اسناد الکترونیکی و شیوهنامه فنی پیاده سازی آن، اولویت های قالب فایل های اسناد الکترونیکی، ردیف های تعیین تکلیف اسناد و شیوهنامه ها و راهنماهای کاربردی لازم، حداکثر تا 5 ماه پس از ابلاغ این مصوبه.
1- 2 پیگیری پیاده سازی و استفاده از سامانه های استاندارد تولید اسناد الکترونیکی در دستگاه های اجرایی با هماهنگی کارگروه تعامل پذیری دولت الکترونیکی و سازمان اداری و استخدامی کشور، حداکثر تا 15 ماه پس از ابلاغ این مصوبه.
1- 3 ایجاد و استقرار سماد و برقراری ارتباط برخط آن با سامانه های استاندارد تولید اسناد الکترونیکی در دستگاه های اجرایی، حداکثر تا 18 ماه پس از ابلاغ این مصوبه.
1- 4 تهیه شیوهنامه استاندارد فراداده های رایانامه های سازمانی دستگاه های اجرایی با همکاری وزارت ارتباطات و فناوری اطلاعات و سازمان اداری و استخدامی کشور حداکثر تا 6 ماه پس از ابلاغ این مصوبه.
1- 5 ارائه گواهی نامه استاندارد اسناد الکترونیکی با همکاری وزارت ارتباطات و فناوری اطلاعات حداکثر ظرف مدت 1 ماه از تاریخ درخواست شرکت تولیدکننده سامانه.
1- 6 تهیه و تدوین اصطلاح نامه عمومی اداری و به روزرسانی آن حداکثر ظرف مدت 6 ماه پس از ابلاغ مصوبه.
2- وزارت ارتباطات و فناوری اطلاعات
2- 1 فراهم نمودن زیرساخت ها و بستر ارتباطی امن و پایدار برای تبادل اسناد الکترونیکی بین دستگاه های اجرایی و سازمان.
2- 2 همکاری با سازمان جهت حصول اطمینان از رعایت معیارها و استاندارد سامانه های تولید اسناد الکترونیکی در دستگاه های اجرایی.
3- سازمان اداری و استخدامی کشور
3- 1 ارائه عناوین و شناسه خدمات دستگاه های اجرایی به منظور استفاده در تدوین اصطلاح نامه های اداری عمومی و تخصصی.
3- 2 اعلام شناسه یکتای پست سازمانی و شناسه یکتای واحد سازمانی به منظور استفاده در ساختار شمس و فراداده های ضروری اسناد الکترونیکی.
3- 3 لحاظ نمودن شاخص های مرتبط با موضوع این مصوبه به پیشنهاد سازمان در ارزیابی عملکرد سالیانه دستگاه های اجرایی.
3- 4 دریافت و بررسی پیشنهادات و تهیه و تدوین پیش نویس کلیه مصوبات مربوط به اسناد الکترونیکی با همکاری سازمان و پیگیری تصویب و ابلاغ آن ها.
4- سازمان ثبت اسناد و املاک کشور
4- 1 ارائه شناسه ملی اشخاص حقوقی برای استفاده در ساختار شمس.
5 - وزارت صنعت، معدن و تجارت:
5- 1 استقرار و کاربردی شدن امضای الکترونیکی در کلیه تبادلات و اسناد.
6 - دستگاه های اجرایی
6- 1 استفاده از سامانه های دارای گواهی نامه استاندارد اسناد الکترونیکی حداکثر ظرف مدت یک سال از تاریخ ابلاغ این مصوبه.
6- 2 انتقال داده ها و اسناد الکترونیکی تولید شده قبل از این مصوبه به سامانه های استاندارد حداکثر ظرف مدت یک سال پس از ابلاغ.
تبصره 1- سازمان برنامه و بودجه کشور هزینه های لازم برای اجرای تکالیف این ماده را در لایحه بودجه سنواتی دستگاه های اجرایی پیش بینی نماید.
6- 3 تولید اصطلاح نامه اختصاصی در چارچوب شیوهنامه های استاندارد (25964 ISO) با همکاری سازمان.
6- 4 استفاده از شمس در تولید اسناد الکترونیکی.
6- 5 اتصال به سماد برای تعیین تکلیف و انتقال اسناد الکترونیکی بر اساس قانون اسناد ملی ایران و به روزرسانی داده های پایه در سامانه های خود پس از استانداردسازی، حداکثر ظرف مدت 24 ماه پس از ابلاغ مصوبه.
6- 6 استفاده از گواهی امضای الکترونیکی در کلیه سامانه های تولید اسناد الکترونیکی، حداکثر ظرف مدت 12 ماه پس از ابلاغ مصوبه.