نظر به اینکه سازمان اسناد و کتابخانه ملی جمهوری اسلامی ایران در اجرای قانون تاسیس سازمان اسناد ملی ایران مصوب 1349 و مصوبه شماره 103382 /1901 مورخ 1381/6/9 شورای عالی اداری مکلف به جمع آوری و حفظ اسناد ملی در سازمان واحد و فراهم آوردن شرایط و امکانات مناسب برای دسترسی عموم به این اسناد و همچنین صرفه جویی در هزینه های اداری و استخدامی از طریق تمرکز پرونده های راکد وزارتخانه ها و موسسات دولتی و وابسته به دولت و امحاء اوراق زائد میباشد.
و از آنجا که نقش این سازمان در ساماندهی بایگانی های دستگاههای دولتی و حفظ و نگهداری اسناد و مدارک دولتی و تاریخی و مرمت و آماده سازی اسناد در معرض آسیب و اطلاع رسانی اسنادی، به ویژه به پژوهشگران و محققان و مورخان بسیار مهم و اساسی است و با توجه به اینکه اسناد پشتوانه جدی برای تصمیم سازی و تصمیم گیری در نظام اداری کشور به شمار می رود.
لذا مقتضی است کلیه وزارتخانه ها، سازمانها، موسسات دولتی و وابسته به دولت نهایت همکاری را در شناسایی و انتقال اسناد و پرونده های راکد که احتیاجی به نگهداری آنها در سازمان مربوط نیست با رعایت بند «ب» ماده (6) قانون تاسیس سازمان اسناد ملی ایران، به این سازمان مبذول نمایند.
آقایان وزرای محترم، مسئول حسن اجرای این بخشنامه میباشند، ریاست محترم سازمان اسناد و کتابخانه ملی جمهوری اسلامی ایران نیز گزارش پیشرفت کار و نحوه همکاری دستگاهها را تا حصول نتیجه مورد نظر، به اینجانب ارائه خواهند داشت.
محمدرضا عارف
معاون اول رئیس جمهور