نظر به اینکه مراجعه به دفاتر اسناد رسمی و دفاتر ازدواج و طلاق همه وقت لازم و برای انجام امور ارباب رجوع از جهت فسخ معاملات و انجام تعهدات و اخذ سواد و صدور اوراق اجراییه و غیره مورد احتیاج و ضرورت میباشد و اغلب عملیات مذکوره باید در دفتر صاحب دفتر و نماینده قید و امضا شود لذا در مواردی که رسمیت دفتر اسناد رسمی و یا دفتر ازدواج و طلاق بر حسب مقتضیات اداری و یا بواسطه فوق صاحب دفتر سلب و دفتر منحل میگردد به ترتیب ذیل باید عمل و رفتار شود.
1- ادارات ثبت هر حوزه در موارد مذکوره باید دفاتر صاحب دفتر را با حضور و امضای صاحب دفتر و نماینده مدعی العموم و مدیر ثبت بسته و کلیه دفاتر و اوراق مربوطه به دفتر را تحویل گرفته (و در مورد فوت صاحب دفتر فقط امضای نماینده مدعی العموم و مدیر ثبت کافی خواهد بود) بضمیمه دفتر نماینده که مطابق مقررات بسته میشود بیکی از دفاتر اسناد رسمی و ازدواج و طلاق که حتی المقدور بمحل دفتر منحل شده نزدیک تر است تحویل داده رسید از صاحب دفتر و نماینده اخذ و فورا مراتب را به ثبت کل مملکتی پیشنهاد کنند تا از طرف ثبت کل ابلاغ لازم به عنوان صاحب دفتر مزبور مبنی بر تصدی امور مربوطه به دفتر منحله صادر شود.
2- هر یک از صاحبان دفاتر و وراث صاحب دفتر متوفی مکلف میباشند که پس از وصول ابلاغ عدم رسمیت دفتر یا فوت صاحب دفتر بهیچوجه مداخلات و تصرفاتی در دفاتر و اوراق مربوطه بان ها ننموده و بقسمی که فوقا مقرر گردیده کلیه دفاتر و اوراق مربوطه به آن را تحویل اداره ثبت حوزه خود نموده رسید اخذ نمایند.
3- دفاتر اسناد رسمی و یا دفاتر ازدواج و طلاقی که دفاتر و اوراق دفتر منحله بانها تحویل داده میشود موظف خواهند بود هر گونه عملیات و اقدامات راجع به ثبت معاملات یا ازدواج و طلاقی که در دفاتر دفتر منحله ثبت شده است مطابق قانون و مقررات انجام بدهند و حق ندارند بهیچوجه امور جدیدی را در دفاتر مزبور ثبت نمایند.
4- نسبت به دفاتری که قبل از این دستور منحل گردیده و یا صاحب دفتر آن فوت نموده چنانچه دفاتر و اوراق آن تحویل گرفته نشده ادارات ثبت باید دفاتر و اوراق را تحویل گرفته نسبت به دفاتری که تحویل گرفته شده در مرکز اداره ثبت است ادارات ثبت مکلف هستند که بر طبق دستور فقره اول اقدام و هر قدر زودتر دفاتر و اوراق هر دو قسمت را بیکی از دفاتر نزدیک تر تحویل بدهند که انجام امور ارباب رجوع بتاخیر نیفتد.
5- هرگاه رسمیت دفتر صاحب دفتری که از رسمیت خارج شده بوده است مجددا تصویب و دفتر آن تشکیل گردد کلیه دفاتر اوراق سابق مجددا تحویل صاحب دفتر و نماینده آن دفتر داده خواهد شد.
مدیر کل ثبت مملکتی - کاظم سمیعی