23 /7 / 75
3160 / 1
اداره کل ثبت احوال استان
علیرغم تاکیدات مکرری که در مقاطع زمانی مختلف در مورد حفظ و حراست از اسناد سجلی بایگانیها به عمل آمده معهذا متاسفانه اخیراً گزارشاتی مبنی بر فقدان اسناد سجلی بعد از مرحله صورتبرداری و داده آمائی واصل میگردد که قابل تعمق و بررسی است.
از آنجا که با اجرای دقیق طرح مرتب کردن بایگانی ها و بویژه رعایت بخشنامه شماره 1538 / ط - 5 /9 / 67، فرض هرگونه نقص فیزیکی اسناد منتفی به نظر میرسد بنابراین وقوع حوادث فوق قاعدتاً مبین عدم مراقبت مسئولین ذیربط ادارات و همچنین عدم نظارت دقیق و مستمر ادارات کل در این رابطه تلقی میشود و بهمین مناسبت موکداً متذکر میگردد ادارات ثبت احوال موظفند مسئله دقت و مراقبت را نسبت به حفظ و نگهداری از اسناد بایگانی بگونه ای اعمال نمایند که با امری تحت عنوان (فقدان سند سجلی) مواجه نگردیده و ضمناً در مورد آندسته از ادارات که در شرایط جوی خاص و نامساعد برای اسناد قرار داشته و احتمال وقوع پوسیدگی و یا پودر شدن اسناد میرود با بررسی های مستمر در مقاطع زمانی معین بمحض برخورد با چنین مواردی برابر مقررات و دستورالعمل های موضوعه بنا به مورد نسبت به ترمیم، بازسازی، تجدید و. .... اقدام نموده و بدین ترتیب مسئله (از بین رفتن اسناد) در حد امکان منتفی خواهد شد.
در خاتمه مجدداً متذکر میگردد رعایت موارد فوق الذکر جزء وظائف لاینفک ادارات بوده و در این ارتباط واجد مسئولیت مستقیم میباشند همچنین آقایان مدیران کل نیز مسئول حسن اجرای این مهم بوده و نهایت مراقبت را مرعی خواهند داشت.
بدیهی است در صورت بروز مواردی نظیر آنچه که فوقاً اشاره شد با مسئولین ذیربط شدیداً برخورد خواهد شد.
وصول دستور را اعلام فرمائید.
علی اکبر رحمانی
معاون وزارت کشور و رئیس سازمان ثبت احوال کشور