20 /3 / 70
890 / 1
اداره کل ثبت احوال استان
با توجه به اینکه از 1368/1/1 برگهای دفتر ثبت کل وقایع در نسخه های آزاد تنظیم شده و دارای شماره مسلسل و سری میباشد و میبایست در نحوه مصرف آن دقت لازم صورت گرفته و محاسبه و کنترل آن به روشی منطقی و صحیح مد نظر واحدهای اجرایی سراسر کشور باشد لازم است موارد به شرح زیر دقیقاً رعایت گردد:
- دفاتر ثبت کل وقایع که از مرکز سازمان جهت استانها ارسال میشود میبایست به محض وصول توسط اداره کل ثبت احوال هر استان بررسی و شمارش گردیده و وصول آن را به اداره کل خدمات سجلی اعلام نموده و سپس به ادارات ثبت احوال تابعه رسماً تحویل نمایند و ادارات ثبت احوال هر استان موظفند برگهائی را که از لحاظ شماره مسلسل و سری دارای چاپ ناقص و قابل استفاده نمیباشد جدا و لیستی از شماره مسلسل و سری آن تهیه و ضمن تعیین تعداد دقیق، آنها را بسته بندی و از طریق اداره کل استان متبوع خود به اداره کل خدمات سجلی ارسال دارند.
- مسئولین تنظیم اسناد واحدهای اجرایی سازمان در سراسر کشور موظفند در موقع تنظیم سند سجلی رعایت نمایند که دفاتر ثبت کل وقایع باطل نگردد و اما در صورتی که بهر علت هر یک از دفاتر مذکور در حین تنظیم و قبل از امضا لازم که طبق مقررات میبایستی انجام شود باطل شد، بایستی اینگونه دفاتر ثبت کل وقایع را با کشیدن خط چلیپا (ضربدر) روی آن باطل نمایند و ادارات ثبت احوال موظفند دفاتر ثبت کل وقایع باطله مذکور را به ضمیمه لیستی از شماره مسلسل و سری آن همراه با کارکرد ماهیانه اداره کل ثبت احوال استان متبوع خود ارسال نمایند و اداره کل استان دفاتر مذکور باطله جمع آوری شده هر اداره را به ترتیب ردیف نموده و ضمن تهیه لیستی از شماره مسلسل و سری و تعداد آن، آنها را به طور یکجا به اداره کل خدمات سجلی ارسال نمایند.
علی اکبر رحمانی
معاون وزارت کشور و رئیس سازمان ثبت احوال کشور