براساس گزارش های واصله، برخی سردفترداران و دفتریاران مرتکب غیبت های غیر موجه و غیر متعارف بعضا طولانی مدت (بیش از 3 روز) می گردند که متاسفانه به علت عدم اعلام مراتب به اداره ثبت محل توسط سردفتر و یا دفتریار و در نتیجه عدم نظارت اداره ی ثبت محل و نهایتا اداره ی کل ثبت استان موجبات اخلال در انجام امور جاری دفترخانه را فراهم می نمایند.
نظر به اینکه طبق ماده ی 6 آیین نامه های بند 4 ماده ی 6 و تبصره ی 2 ماده ی 6 قانون دفاتر اسناد رسمی و کانون سردفتران و دفتریاران مصوب 1354/10/17، در زمان غیبت غیرموجه سردفتر، دفتر اسناد رسمی مربوطه فاقد صلاحیت در تنظیم و ثبت هر نوع سند میباشد و چنانچه اسناد رسمی به عنوان سمت شخص غایب تنظیم و امضا گردد؛ من غیر حق بوده و این امر موجب خدشه در اعتبار و رسمیت و یا ابطال سند و مآلا تضییع حقوق اشخاص خواهد شد. اذا موکدا متذکر میشود در صورت ملاحظه غیبت غیر موجه و غیر متعارف سردفتر یا دفتریار باید مراتب در اسرع وقت توسط اداره ثبت محل و ثبت استان به سازمان ثبت اسناد و املاک کشور اعلام تا عندالاقتضاء اتخاذ تصمیم مناسب گردد.
بدیهی است که در صورت عدم اطلاع به موقع، سردفتر و یا دفتریار حسب مورد و رئیس اداره ی ثبت محل و مدیر کل ثبت استان مسئول خواهد بود.
ضمنا مقتضی است سریعا یررسی لازم در واحدهای تابعه در خصوص موضوع فوق الاشعار به عمل آورده نتیجه را مبنی بر اینکه سردفتر یا دفتریار شاغل در حال غیبت غیرموجه به سر می برد یا خیر؟ مستقیما به اداره کل امور اسناد و سردفتران منعکس نمایند.
سید علی رضا میر شریفی
معاون امور اسناد سازمان ثبت و املاک کشور