چون مطابق مدلول ماده 11 نظامنامه اجرایی متعهدین میتوانند تا دویست ریال بدهی خودشان را بنمایندگان دفاتر اسناد رسمی تادیه و اگر زیادتر بود بصندوق اداره ثبت داده قبض امانت اخذ نمایند و قبض امانت مزبور نیز باید به دفتر اسناد رسمی مربوطه تسلیم گردد تا مطابق مقررات ماده 69 قانون ثبت و نظامنامه اجرایی اقدام شود لذا برای اینکه اخذ وجوه یا قبوض امانت و همچنین طریق استرداد آنها صورت نظم و ترتیبی را دارا باشد که همیشه در موقع تفتیش به وسیله مراجعه بسوش قبوض و دفتر مربوطه بتوان معلوم نمود که چه مبلغ وجه نقد و چند فقره قبض امانت و بابت چه معامله در هر دفتر اسناد رسمی موجود میباشد لازم است به دفاتر اسناد رسمی حوزه خودتان دستور بدهید.
اولا در موقع وصول وجوه یا قبض امانت باید رسید آن را در قبض امانتی که تهیه شده و. ........ دسته آن به وسیله بارنامه نمره. ........ ارسال گردید نوشته صاحب دفتر و نماینده امضا نموده بمهر دفتر اسناد رسمی نیز تسجیل و بدهنده وجه و یا قبض امانت بدهند و در ته چک هم معمولا مراتب را قید نمایند.
ثانیا دفتری برای ثبت صورت وجوه و قبض مذکوره مطابق نمونه ضمیمه تنظیم نمایند که هر وقت وجه نقد یا قبض امانت صندوق اخذ مینمایند در دفتر مزبور وجوه و قبوض ماخوذه را مطابق قبوض صادره ثبت نموده و در موقعیکه وجه یا قبض صندوق دریافتی بگیرنده آن داده میشود در همان دفتر در ستون مربوطه رسید اخذ شود تا در هر موقع صورت وجوه نقد و قبوض امانت موجوده معلوم باشد و در موقع تغییر نماینده باید صورت وجوه و قبوض امانت را مطابق سوشها و دفتر تهیه و تحت عنوان صورت مجلس در سه نسخه صاحبه دفتر و نماینده سابق و لا حق متفقا امضا و هر یک از صاحبان دفتر سابق و لا حق یک نسخه آن را ضبط و یک نسخه هم برای اطلاع بمحاسبات ثبت کل مملکتی ارسال گردد.
مدیرکل ثبت مملکتی - کاظم سمیعی