گرچه طی دستور نمره 357ر 15197 - 7ر1ر313 مندرجه در شماره 1564 مجله رسمی و دستور نمره 1857- 102 22ر1ر313 مندرجه در شماره 1574 و دستور نمره 9885 6ر8ر313 مندرجه در شماره 1737 نسبت بمراقبت و مواظبت روسای ادارات ثبت و متصدیان محاسباتی در رسیدگی به حساب صاحبجمعان و تحویلداران و طرز نظارت در عملیات روزانه و هفتگی آن ها از حیث صدور چک و نوشتن دفاتر و تحویل عواید به حسابهای مربوطه در بانک و بصندوق مالیه تعلیمات لازمه صادر گردیده معهذا برای تذکر خاطر روسا ثبت و متصدیان امور محاسبات از درجه مسئولیتی که درانجام تکالیف مرجوعه خاصه نسبت بامور مالی به عهده آن ها محول است مجددا خاطر نشان مینمایم که چنانچه در اثر تخلف و غفلت از اجرای مواد مندرجه در دستورات فوق اختلافاتی ایجاد و یا خسارتی متوجه اداره بشود در درجه اول شخص رئیس اداره و متصدی محاسبات و عایدات مسئول شناخته شده و علاوه براینکه جلب بمحاگمه [بمحاکمه] خواهند گردید مسئول مستقیم جبران خسارت وارده نیز خواهند بود بنابراین اکیدا لازم است رئیس اداره به اتفاق متصدی محاسبات همه روزه اول وقت اداری بموجودی اسناد صندوق مراجعه و هم چنین لااقل هفته یکمرتبه با مراجعه به ته چگها [چکها] دفاتر تمبر و محاسبات و صندوق را تطبیق و موازنه نمایند و نیز همین عملیات را به وسیله متصدی محاسبات یا عضو صلاحیت دار دیگری در هفته یکی دو مرتبه نسبت به دفاتر اسناد رسمی حوزه مرکزی و دفاتر اجراء به عمل آورده به طوریکه عملیات صاحبان دفاتر و نمایندگان و مامورین اجراء همیشه تحت نظر بوده و موجودی آنها مرتبا تحویل صندوق کردد[گردد] بدیهی است انجام این وظایف در شعبات تابعه نیز به عهده شخص رئیس شعبه بوده و علاوه بر آن در موقع تفتیش عمومی که از طرف رئیس آن اداره در شعبات به عمل میاید مخصوصا باید این نکات را هم در نظر کرفته [گرفته] و کاملا ته چکها و دفاتر محاسباتی و مامورین صاحبجمع و نمایندگان رسیدگی و تطبیق شود در خاتمه برای اینگه [اینکه] کاملا مطمئن باشم از اینکه اجرای این دستور نصب العین شده است باید از اول ماه جاری ماهی یکمرتبه رئیس اداره ثبت راپرت عملیاتی که به شرح فوق در ظرف آنماه انجام داده به طور خیلی خلاصه و مفید تهیه و تا دهم ماه بعد برای ملاحظه و اطلاع اینجانب ارسال دارد.
سواد شرح فوق برای اطلاع آقایان روسای ادارات ثبت ایالات و ولایات ابلاغ میشود.
مدیرکل ثبت مملگتی [مملکتی] - عبدالله مستوفی