بعضی از ادارات ثبت راجع به ماده 41 نظامنامه در موقع خروج دوسیه از شعبه ضبط در موقع تحدید حدود و تطبیق و استخراج و تسلیم بمحاسبات و ارسال دوسیه بمرکز جهت کنترول و غیره استعلام و گسب [کسب] تگلیف [تکلیف] نمودهاند لذا لازم دانست علت ذکر این ماده را باستحضار عموم برساند تا موارد و مواقع مخصوص ان در نظر مدیران ثبت مشخص و محرز گردد.
با ملاحظه ماده 38 نظامنامه مقصود از وجود اظهارنامه در شعبه ضبط ان است که غفلت در زدن مهر اعتراض و وارد نمودن عرض حال بدوسیه مورد اعتراض نشود زیرا اظهارنامه فقط ورقه ای است که در موقع استخراج مراجعه بان برای نماینده لازم و مجبور بملاحظه ان است که با این طور و اجرای نظامنامه ممکن نخواهد شد که ملک مورد اعتراض اولا عرضحال ان ضمیمه دوسیه نشود.
ثانیا مورد توجه واقع نکردد [نگردد] که ورقه مالکیت صادر و تولید مسئولیت برای مسئولین امر و اداره نماید و البته با ذکر دلیل فوق 3 ماده قانونی است گه [که] حق اعتراض باقی و حفظ اظهارنامه در شعبه ضبط حتمی است و البته در این مدت احتیاج زیادی غالبا بخود دوسیه هم مکر [مگر] در موارد نادری پیدا نخواهد شد که به طوری که در ماده 41 مذکور است دوسیه بخارج اداره برود و فرضا اگر محتاج گردید در ان سه ماهه در داخل و خارج اداره حتما باید اصل اظهارنامه در ضبط بماند و پس از انقضای مدت قانونی چنان که در ماده 41 قید است دوسیه اگر بخارج اداره قرار شد فرستاده شود باید اصل اظهارنامه در ضبط بماند و الا در داخله اداره مانعی نخواهد داشت مخصوصا وقتی که کنترول و استخراج شده باشد و ولایاتی که دوسیه های ان جا برای کنترول بمرکز با ورقه مستخرجه می اید اظهارنامه باید ضمیمه بوده و دوسیه با نهایت دقت فهرست و منگنه شده باشد.
کفیل ثبت گل [کل] مملگتی [مملکتی] - علینقی بیکلری [بیگلری]