فصل اول :
«تعاریف»
ماده 1- پرونده قضایی: پرونده قضایی مذکور در ماده 131 قانون برنامه چهارم توسعه اقتصادی، اجتماعی و فرهنگی کشور که در این آییننامه «قانون» نامیده میشود شامل کلیه پرونده های مدنی، جزایی و امور حسبی است که در دادسراها و دادگاههای عمومی و انقلاب، انتظامی قضات، نظامی، ویژه روحانیت، دادگاه تجدیدنظر، محکمه عالی انتظامی قضات، دیوان عالی کشور دیوان عدالت اداری و سازمان تعزیرات حکومتی رسیدگی و منتهی به اتخاذ تصمیم نهایی و صدور رای گردیده و مختومه شده است.
تبصره - پرونده های شوراهای حل اختلاف نیز مشمول مقررات این آییننامه خواهد بود.
ماده 2- اسناد و اوراق پرونده های قضایی که نگهداری آنها ضروری میباشد.
اسناد و اوراق مذکور در قانون شامل احکام، قرارها، تصمیمات و دستورهای قضایی، تحقیقات و معاینات محلی و نیز هرگونه سند، مدرک و صورتجلسات، دفاتر، گزارشها فرم مشخصات پرونده، فرم مخصوص بایگانی راکد و مانند آنهاست که مورد استناد طرفین پرونده واقع گردیده یا در اتخاذ تصمیم توسط مراجع قضایی موثر بوده و نگهداری سوابق آنها و تبدیل به اسناد الکترونیکی به تشخیص هیات مذکور در ماده 8، این آییننامه ضروری باشد.
تبصره - علاوه بر موارد فوق هیات مزبور میتواند با توجه به نوع، اهمیت دعوی یا شکایت، خواسته، خواهان، عنوان جرم، طرفین پرونده، زمان و مکان رسیدگی، ارزش قضایی و مانند آنها، نگهداری سوابق اوراق و اسناد پرونده قضایی و تبدیل آن به سند الکترونیکی را ضروری تشخیص دهد.
ماده 3- بایگانی قطعی: بایگانی قطعی مورد نظر قانون همان بایگانی راکد پرونده هایی است که منتهی به صدور حکم یا قرار قطعی گردیده و حسب مورد مختومه شده است، تاریخ مختومه شدن پرونده شروع بایگانی قطعی محسوب میشود.
پرونده های قضایی در موارد زیر مختومه تلقی و با دستور مقام صالح بایگانی خواهند شد:
1- پرونده هایی که منتهی به اجرای کامل حکم شده است.
2- پرونده هایی که موضوع آن مشمول مرور زمان گردیده و یا به هر علتی قرار موقوفی اجرای حکم صادر شده است.
3- پرونده هایی که منجر به حکم برائت، بی حقی، بطلان دعوی و مانند آن گردیده است.
4- پرونده هایی که منجر به صدور قرار نهایی و قطعی گردیده است.
5- پرونده هایی که موضوع آن تامین دلیل یا دستور موقت است، پس از اتمام اقدامات قانونی لازم.
6- سایر پرونده ها به تشخیص هیات مذکور در ماده 8 این آییننامه.
فصل دوم
مقدمات
ماده 4- مدیردفتر مرجع قضایی یا جانشین وی موظف است مشخصات پروندهای را که دستور بایگانی قطعی آن توسط قاضی صادر گردیده حداکثر ظرف یک هفته در «فرم مشخصات پرونده» درج نموده همراه پرونده در مقابل اخذ رسید به بایگانی راکد مربوط تحویل دهد.
تبصره 1 - در شعب دادسرا منشی شعبه یا جانشین وی وظایف مدیر دفتر مرجع قضایی را به عهده خواهد داشت.
تبصره 2 - «فرم مشخصات پرونده » که توسط اداره اسناد و بایگانی راکد قوه قضاییه تهیه و در اختیار مراجع قضایی قرار خواهد گرفت، متضمن نکات زیر میباشد:
1- مشخصات پرونده:
الف: مدنی است یا کیفری یا امور حسبی؛
ب: موضوع پرونده؛
ج: کلاسه پرونده؛
د: تاریخ تشکیل پرونده؛
ه-: تاریخ مختومه شدن پرونده؛
و: تعداد اوراق پرونده؛
2- مشخصات طرفین پرونده: اعم از خواهان و خوانده یا شاکی و متشاکی
3- مرجع یا مراجع رسیدگی کننده، نظیر دادسرا، دادگاه بدوی حقوقی یا جزایی، دادگاه تجدیدنظر، دیوان عالی کشور و غیره.
4- نتیجه رسیدگی؛
الف- حکم یا قرار و غیره و موضوع آن؛
ب- شماره و تاریخ حکم یا قرار و غیره؛
ج- علت مختومه شدن اعم از اجرای کامل حکم، قطعیت حکم برائت یا قرار، مرور زمان و غیره.
5- ذکر ضمائم پرونده و سایر مشخصات که درج آن ضروری است.
6- درجه اهمیت پرونده از لحاظ ضروری یا غیر ضروری بودن مطابق اصلاحیه این آییننامه و دستورالعمل آن و سایر اوضاع و احوال پرونده.
7- مشخصات تنظیم کننده فرم مذکور و تایید کننده آن.
فرم مشخصات پرونده باید در سه نسخه به نحو کامل و دقیق و خوانا تنظیم گردد، یک نسخه در دفتر شعبه دادسرا یا دادگاه یا سایر مراجع قضایی مربوط نگهداری و دو نسخه دیگر به پیوست پرونده به بایگانی راکد ارسال شود. مسئولان مراجع رسیدگی کننده موظفند از تاریخ ابلاغ اصلاحیه آییننامه نسبت به تکمیل فرم مزبور اقدام نمایند.
تبصره 3 - برای پرونده های مختومه غیرضروری که پیش از تاریخ اصلاحیه آییننامه به بایگانی های راکد سپرده شده اند، نیازی به تکمیل فرم مذکور نیست.
تبصره 4 - پرونده هایی که منتهی به محکومیتهای مشروط، معلق و مانند آن گردیده اند تا پایان موعد تعیین شده در دادنامه، در دفتر مرجع قضایی نگهداری و سپس برای ارسال آنها به بایگانی راکد اقدام خواهد شد.
ماده 5- به دستور قاضی مربوط قبل از ارسال پرونده به بایگانی راکد کلیه اسناد، وثایق و دستورات قضایی به شرح زیر باید تعیین تکلیف و رفع اثر شود:
1- دستور احضار یا جلب؛
2- قرار ممنوعیت خروج از کشور؛
3- دستور ورود به منزل یا تفتیش آن؛
4- وثایق و تامین خواسته؛
5- اسناد، قبوض یا وجوه نقدی؛
6- اموال یا اشیاء مرتبط با پرونده؛
7- دستور انسداد حساب بانکی؛
8- دستور ممنوعیت از معامله نقل و انتقال؛
9- سایر موارد به تشخیص قاضی مربوط.
ماده 6- مسئول بایگانی راکد موظف است از تحویل گرفتن پرونده هایی که فاقد فرم مشخصات پرونده میباشند، خودداری نماید.
ماده 7- قاضی مربوط باید نظارت کافی بر اجرای صحیح مواد 4، 5 و 6 این آییننامه و دستورالعمل آن را داشته باشد.
فصل سوم
فرآیند تشخیص ضرورت نگهداری اسناد و اوراق پرونده های قضایی
ماده 8- به منظور برنامهریزی، سیاستگذاری و نظارت بر اجرای کامل این آییننامه، هیاتی به عنوان «هیات تشخیص دهنده ضرورت نگهداری سوابق اسناد و اوراق پروندههای قضایی و تبدیل آنها به اسناد الکترونیکی و امحا» که در این آییننامه «هیات تشخیص مرکزی» نامیده میشود، تشکیل خواهد شد.
تبصره - مصوبات این هیات پس از تنفیذ رئیس قوه قضاییه لازمالاجرا خواهد بود.
ماده 9- اعضای هیات تشخیص مرکزی عبارتند از:
1- رئیس دیوان عالی کشور (رئیس هیات)؛
2- دادستان کل کشور؛
3- وزیر دادگستری؛
4- معاون حقوقی و توسعه قضایی قوه قضاییه (دبیر هیات)؛
5- معاون اداری- مالی قوه قضاییه؛
6- رئیس سازمان قضایی نیروهای مسلح؛
7- رئیس سازمان اسناد و کتابخانه ملی جمهوری اسلامی ایران؛
تبصره - دعوت از سایر مسئولان و صاحبه نظران جهت شرکت در جلسه و مشاوره با موافقت اکثر اعضای هیات بلامانع است.
ماده 10- به منظور تسهیل و تسریع اجرای این آییننامه و اجرای وظایف مربوط به هیات تشخیص مرکزی در استانها، هیاتی با عنوان «هیات تشخیص استانی» با شرکت مقامات ذیل در مراکز استان تشکیل میگردد:
1- رئیس کل دادگستری استان یا معاون وی (رئیس هیات)؛
2- دادستانی شهرستان مرکزی استان یا معاون وی؛
3- نماینده سازمان اسناد و کتابخانه ملی جمهوری اسلامی؛
4- رئیس اداره اسناد و بایگانی راکد دادگستری استان (به عنوان دبیر هیات)؛
5- رئیس سازمان قضایی نیروهای مسلح استان یا معاون وی؛
6- مسئول حفاظت و اطلاعات دادگستری کل استان یا معاون وی؛
تبصره - دعوت از سایر مسئولان و صاحبه نظران جهت شرکت در جلسه و مشاوره بلامانع است.
ماده 11- جلسات هیات تشخیص مرکزی و استانی با حضور اکثر اعضاء رسمی و نظر اکثریت حاضر معتبر خواهد بود.
ماده 12- مدیران بایگانی راکد مراجع قضایی و شبه قضایی پس از وصول پرونده نسبت به تکمیل ردیف مخصوص بایگانی راکد در فرم مشخصات پرونده اقدام می نمایند.
ماده 13- ردیف مخصوص بایگانی راکد دارای موارد زیر میباشد:
1- تاریخ تحویل پرنده به بایگانی راکد
2- شماره ردیف، قفسه و سالن بایگانی
3- تاریخ و شماره ارسال به مرجع درخواست کننده
4- تاریخ و شماره بازگشت از مرجع درخواست کننده.
5- تاریخ انقضاء مدت نگهداری؛
6- تاریخ تعیین تکلیف نهایی؛
7- نام و نام خانوادگی مسئول بایگانی راکد
تبصره 1 - نحوه چیدمان پروندهها در بایگانی راکد براساس ردیف مسلسلی و در صورت امکان، با ذکر دقیق شماره قفسه، سالن و ساختمان بایگانی خواهد بود.
تبصره 2 - در صورتی که پرونده های بایگانی راکد توسط مراجع قضایی مورد استناد و مطالبه قرار گیرد، بندهای 3 و 4 تکمیل میگردد.
تبصره 3 - پس از وصول پرونده به بایگانی راکد زمان دقیق نگهداری اعم از امحاء یا انتقال طبق دستورالعمل در بند 5 قید و تاریخ اقدام عملی در این خصوص در بند 6 ذکر میگردد.
ماده 14- هیات تشخیص استان وظیفه آموزش و نظارت کامل برعملکرد واحدهای قضایی و شبه قضایی و کارشناسان منتخب آنها منطبق با مفاد این آییننامه و دستورالعمل آن و دستورهای هیات تشخیص مرکزی بر عهده خواهد داشت.
تبصره 1 - در صورت تردید در ضرورت نگهداری سابقه اسناد و اوراق پرونده قضایی یا عدم آن اصل بر ضرورت نگهداری سابقه و تبدیل به اسناد الکترونیکی است.
تبصره 2 - در صورت ابهام و بروز موارد استثنایی که قابل تطبیق با مقررات قانون، آییننامه و دستورالعمل آن نباشد نظر هیات تشخیص مرکزی استعلام خواهد شد.
ماده 15- تشخیص نهایی ضروری و آرشیوی بودن پرونده های قضایی به عهده هیات تشخیص مرکزی و با هماهنگی سازمان اسناد و کتابخانه ملی جمهوری اسلامی است. این هیات ضوابط و معیارهای تشخیص پرونده های ضروری و مهم و ملی را طی دستورالعملی مشخص، به مراجع قضایی اعلم خواهد نمود.
فصل چهارم
تبدیل اسناد و اوراق پرونده های قضایی که نگهداری آنها ضروری است به اسناد الکترونیکی:
ماده 16- پس از تکمیل قسمت مخصوص بایگانی راکد در فرم مشخصات پرونده توسط مدیر و کارشناسان اداره اسناد و بایگانی راکد در مورد پرونده های ضروری و تایید مسئول مراجع قضایی و شبه قضایی یا کارشناس منتخب آنها پرونده در بایگانی راکد ثبت خواهد شد.
ماده 17- کلیه پرونده های ضروری که از تاریخ ابلاغ اصلاحیه آییننامه و دستورالعمل به بایگانی راکد واصل میشوند، می بایستی حداکثر ظرف یک ماه پس از تکمیل ردیف مربوطه طبق مفاد آییننامه و دستورالعمل به اسناد الکترونیکی تبدیل شوند.
فصل پنجم
امحای پرونده ها:
ماده 18- در مورد پرونده های غیرضروری پس از انقضاء مواعد مقرر در دستورالعمل به پیشنهاد رئیس حوزه قضایی و موافقت رئیس کل دادگستری استان و نسبت به سایر مراجع قضایی و شبه قضایی با پیشنهاد مدیر یا مسئول بایگانی راکد و موافقت بالاترین مقام آن مرجع ضمن تکمیل فرم رایانه ای پرونده های مختومه غیر ضروری- حاوی کلاسه پرونده و مشخصات طرفین موضوع؛ شمار، تاریخ دادنامه و نتیجه رسیدگی (شامل حکم و قرار)- و ورود آن در سیستم رایانه، امحاء پرونده ها توسط مسئول بایگانی راکد مربوطه با نظارت نماینده مراجع قضایی و شبه قضایی، مسئول حفاظت و اطلاعات دادگستری استان یا نماینده وی و نماینده تامالاختیار سازمان اسناد و کتابخانه ملی جمهوری اسلامی ایران انجام خواهد شد.
تبصره - علاوه بر پروندههای ضروری در مورد سایر پرونده های آماده امحاء نیز چنانچه سازمان اسناد و کتابخانه ملی آمادگی خود را جهت تحویل و انتقال به سازمان اعلام نماید باید پرونده های مورد درخواست به جای امحاء تحویل آن سازمان شود. در صورتی که سازمان ظرف 2 ماه از تاریخ مقرر جهت امحاء نسبت به انتقال پروندههای غیرضروری اقدام ننماید طبق ماده 18 نسبت به امحاء آنها اقدام خواهد شد.
ماده 19- معاونت اداری و مالی قوه قضاییه موظف است اعتبار مورد نیاز برای اجرای این آییننامه را در ردیف بودجه قوه قضاییه تامین نماید.
ماده 20- مسولیت حُسن اجرای این دستورالعمل با هیات تشخیص مرکزی و روسای کل دادگستری استانها میباشد.
این آییننامه اصلاحی در 20 ماده و 16 تبصره در تاریخ 1388/4/31 به تصویب رئیس قوه قضاییه رسید.
رئیس قوه قضاییه- سید محمود هاشمی شاهرودی