طبق گزارشی که به وزارت دادگستری رسیده است مامورین بایگانی که مسئول نگاهداری پرونده ها میباشند و همچنین منشیان در موقعی که برگهای مربوط به پرونده به آنان تسلیم میشود قواعدی را که برای حفظ برگها از قبیل رونوشت اسناد و لوایح طرفین احضار و اخطار و غیره لازم میباشد رعایت نمی نمایند و به این جهت غالباً پرونده ها بی نظم و ممکن است به سهولت برگهای پرونده عمداً از بین برود چون فقدان برگهای قطعاً سبب تاخیر رسیدگی و احیاناً متضمن خسارت اطراف دعوی خواهد شد لزوماً رعایت مراتب زیر مقرر و ابلاغ میشود برگهایی که به دفتر دادگاه و شعب بازپرسی و دادسراها داده میشود باید با رعایت ترتیب از حیث تاریخ ورود در دفتریکه برای ثبت آنها معین است ثبت و فوراً خصوصیات آنها با قید اینکه از کجا رسیده است و چند شماره میباشد با تاریخ در لفاف پرونده از طرف بایگان فهرست شود به طوریکه هیچ پرونده بدون فهرست برگهای مربوط در لفاف آن به دادگاه یا شعب بازپرسی یا مرجع دیگری که باید نسبت به آن اقدام نماید فرستاده نشود نسبت به برگهایی که مستقیماً به مراجع مزبور تسلیم میشود باید پس از وصول پرونده به دفتر دستور فوق از طرف بایگان اجراء شود منشی دادگاه و یا شعب بازپرسی و هر مرجع دیگری که پرونده برای اقدام به آنجا فرستاده شده است مکلف است خصوصیات برگهایی را که در آن موقع تسلیم میشود و یا مربوط به جلسه و قبلاً تسلیم دفتر و پیوست پرونده شده است در صورتمجلس با قید تاریخ هر برگ و شماره آن (اگر دارای شماره باشد) قید نماید به طوریکه صورتمجلس کاملاً حاکی از وصول هر نوع برگ به مراجع رسیدگی بوده باشد که در صورت فقدان اشکال در رسیدگی از این جهت فراهم نیاید آقایان روساء دادگاه ها و دادستانها مراقب اجراء این دستور بوده و در هر مورد که بی ترتیبی در نگاهداری برگهای منظور مشاهده نمایند مکلف خواهند بود که چگونگی را با ذکر اسم مسئول به اداره بازرسی اداری گزارش دهند.
وزیر دادگستری