شورای عالی اداری در نود و پنجمین جلسه مورخ 1381/6/2 بنا به پیشنهاد سازمان مدیریت و برنامه ریزی کشور و به منظور ساماندهی مدیریت اسنادی و ایجاد هماهنگی برای نگهداری آثار و اسناد مکتوب (چاپی و خطی) و غیرمکتوب و اوراق، مراسلات، دفاتر و سایر اسناد ملی در دستگاه های اجرایی و نظایر آن و همچنین تسهیل در نگهداری و دسترسی به اسناد و صرفه جویی در هزینه های مربوط و جلوگیری از انجام وظایف تکراری تصویب نمود:
1- سازمان اسناد ملی ایران با کلیه وظایف، اختیارات، امکانات، اعتبارات، نیروی انسانی، اموال، مدارک و تعهدات از تاریخ 1381/8/1 از سازمان مدیریت و برنامه ریزی کشور منتزع و با کتابخانه ملی جمهوری اسلامی ایران ادغام و عنوان آن به « سازمان اسناد و کتابخانه ملی جمهوری اسلامی ایران» تغییر می یابد.
2- سازمان اسناد و کتابخانه ملی جمهوری اسلامی ایران موظف است:
الف - با بررسی و تطبیق وظایف دو سازمان مذکور نسبت به احصاء و ادغام وظایف، ماموریت ها و واحدهای مشابه، تکراری و موازی اقدام نماید.
ب - کلیه وظایف و واحدهای پژوهشی سازمان های تجمیع شده در یک واحد سازماندهی و واحدهای مربوطه در هم ادغام گردند.
ج - وظایف و ماموریت های تخصصی اسناد ملی ایران و همچنین کتابخانه ملی در قالب دو معاونت مستقل تحت عنوان کتابخانه ملی و اسناد ملی با برنامه مستقل در قوانین بودجه سنواتی فعالیت خواهند نمود.
د - سازمان مذکور موظف است با رعایت مفاد بندهای فوق تشکیلات خود را حداکثر ظرف مدت سه ماه تهیه و به تایید سازمان مدیریت و برنامه ریزی کشور برساند.
3- سازمان اسناد و کتابخانه ملی جمهوری اسلامی ایران بر اساس قانون اساسنامه کتابخانه ملی جمهوری اسلامی ایران مصوب 1369/8/2 مجلس شورای اسلامی اداره میشود و قانون تاسیس سازمان اسناد ملی ایران مصوب 1349/2/17 در کلیه موارد به استثنای مواردی که با اساسنامه فوق الذکر مغایرت دارد لازم الاجرا میباشد.
تبصره 1. سازمان اسناد و کتابخانه ملی جمهوری اسلامی ایران میتواند وظایف اجرایی سازمان اسناد ملی ایران در زمینه فروش و امحاء اوراق و اسناد زائد را به دستگاههای اجرایی واگذار نماید.
تبصره 2. سازمان اسناد و کتابخانه ملی جمهوری اسلامی ایران، مکلف است ساختمان و امکاناتی که با اجرای این مصوبه مورد نیاز نمیباشد به فروش رسانده و از محل درآمد آن با رعایت قوانین و مقررات مربوط نسبت به تکمیل ساختانها و تاسیسات نیمه تمام، انجام طرحهای تکمیلی و خرید تجهیزات مورد نیاز اقدام نماید. سازمان مدیریت و برنامه ریزی کشور موظف است تسهیلات قانونی لازم را برای اجرای این بند به عمل آورد.
4- وظایف مربوط به ساماندهی بایگانیهای دستگاههای اجرایی و تنظیم روشهای نگهداری و بایگانی از طریق سازمان مدیریت و برنامه ریزی کشور انجام میگردد.
5- سازمان اسناد و کتابخانه ملی جمهوری اسلامی ایران موظف است به منظور استانداردسازی و استفاده از اسناد، حداکثر ظرف مدت 6 ماه استانداردهای مربوط به فهرست نویسی، نمایه سازی و زمینه ایجاد شبکه را تدوین و به واحدها و موسسات اسنادی کشور ابلاغ نماید.
6- کلیه واحدهای اسنادی مربوط به دستگاههای کشور نظیر وزارت امور خارجه، ریاست جمهوری، موسسه مطالعات تاریخ معاصر ایران وابسته به بنیاد مستضعفان و جانبازان انقلاب اسلامی، مجلس شورای اسلامی و غیره، موظفند طبق ضوابط و استانداردهایی که توسط سازمان اسناد و کتابخانه ملی جمهوری اسلامی ایران ابلاغ میگردد، نسبت به فهرست نویسی، نمایه سازی و اسکن اسناد و قرار گرفتن در شبکه اسنادی کشور اقدام نمایند، به نحوی که بر اساس برنامه زمانبندی شده کلیه واحدهای اسنادی توسط سازمان مذکور به شبکه اسناد ملی منتقل گردند.
تبصره - سازمان مدیریت و برنامه ریزی کشور موظف است پس از مطالعه و بررسی فعالیتها و جایگاه واحدهای اسنادی وزارتخانه ها، سازمانها، موسسات و نهادهای عمومی غیردولتی ظرف مدت سه ماه پیشنهاد مربوط به تجمیع، تعیین جایگاه و ادغام آن دسته از واحدهایی که از همبستگی و سنخیت لازم برخوردار هستند در سازمان اسناد و کتابخانه ملی جمهوری اسلامی ایران را به شورای عالی اداری ارائه نماید.
7- سازمان مدیریت و برنامه ریزی کشور موظف است به منظور تحقق تکالیف مقرر در این مصوبه و بهسازی شیوه نگهداری اسناد ملی و ایجاد زمینه شبکه اسناد کشور، اعتبار لازم در اختیار موسسات و واحدهای ذیربط قرار دهد تا امکان فهرست نویسی، نمایه سازی و اسکن اسناد ملی و شبکه سازی آنها به وجود آید.
8- سازمان اسناد و کتابخانه ملی جمهوری اسلامی ایران موظف است، به نحوی برنامه ریزی نماید که در تطبیق با استانداردهای مقرر و طبقه بندی مناسب، ضمن به هنگام نگهداشتن کلیه اطلاعات اسناد ملی کشور، در صورت درخواست اطلاعات اسناد توسط دستگاههای ذیربط و افراد حقیقی و حقوقی، طبق دستورالعملی که به تصویب شورای اسناد ملی میرسد، ظرف مهلت مناسب و منطقی در اختیار متقاضیان به ویژه دستگاههای صاحب سند قرار دهند.
9- سازمان اسناد و کتابخانه ملی جمهوری اسلامی ایران مسئول حسن اجرای این مصوبه میباشد و سازمان مدیریت و برنامه ریزی کشور موظف است چگونگی اجرای این مصوبه را به شورای عالی اداری گزارش نماید.
معاون رئیس جمهور و دبیر شورای عالی اداری - محمد ستاری فر