برای تسهیل امر و جلوگیری از ازدیاد عده دفاتر در مورد دفتر املاک موقوفه لازم است مراتب ذیل را در نظر گرفته به موقع اجراء بگذارید:
برای هر حوزه ثبتی یکجلد دفتر به جهت ثبت املاک وقف کافی بوده و لازم نیست برای هر ناحیه. ..... یک دفتر علیحده در نظر بگیرند ولی یک جلد دفتر را بایستی بنسبت شعب تابعه تقسیم کنید باین معنی که اگر فرضا اداره ثبت اداره سه شعبه باشد دفتر املاک موقوفه را بسه قسمت تقسیم کرده و در ظهر جلد دفتر ترتیب تقسیم صفحات را معین کرده و پس از ثبت شدن ملک وقف در دفتر املاک خلاصه آن را در دفتر موقوفات در قسمت معین شده برای هر شعبه ثبت کنند. مثلا فرض می کنیم اداره ثبت قزوین علاوه بر ناحیه شهری سه شعبه در خارج دارد دفتر املاک موقوفه هم دارای 600 صفحه است از 600 صفحه 300 صفحه را برای شهر و حومه و 300 صفحه را هم برای 3 شعبه هر شعبه 100 صفحه باید در نظر گرفت و در ظهر جلد دفتر بایستی توضیح داد که از صفحه. ........ تا. ....... متعلق بشهر و حومه و از صفحه. ....... تا صفحه. ........ متعلق بشعبه. ........ خواهد بود و پس از ثبت در دفتر املاک ملک وقف را بنمره ردیف در ذیل یکدیگر در دفتر املاک موقوفه باید به طریق ذیل ثبت کرد.
ششدانک [ششدانگ] با. ...... دانک [دانگ] ملک وقف واقعه در ناحیه. ........ به شرح ثبت صفحه. ......... دفتر املاک ناحیه. ...... و البته مسئول دفتر املاک موقوفه هم بایستی ذیل هر ثبتی را امضا کند.
مدیرکل ثبت مملکتی - کاظم سمیعی