27 /4 / 73
1944 / 1
اداره کل ثبت احوال استان
به موجب تبصره 1 ماده 10 قانون ثبت احوال مقرر گردیده که دفتر ثبت کل وقایع نخ کشی و تجلید و سرب و پلمپ شده و بامضا دادستان شهرستان یا نماینده او میرسد.
بنابراین دستور فرمائید واحدهای تابعه آن استان به محض وصول این دستورالعمل در رابطه با تجلید اسناد تنظیمی از 1368/1/1 به شرح زیر اقدام نمایند:
1- مستند به دستورالعمل ابلاغی شماره 4524 /51-28 /7 / 72 طرح اصلاح اساسی سیستم دفاتر ثبت کل وقایع 1368/1/1 را به ترتیب کد ملی ردیف نموده و سپس در دو طرف جلد و طرف روی آن یکبرگ پوشه سفید و در طرف دیگر و آخر جلد یکبرگ نمونه دفتر ذکر معایب اسناد و یکبرگ مقوای سفید قرار داده و پس از آن در داخل جلدهای تهیه و ارسال شده از مرکز گذاشته و با نخ محکم از قسمت سوراخهای تعبیه شده در اسناد و پوشه سفید مورد اشاره نخ کشی و سرب و پلمپ نمایند به صورتی که نخ کشی و سرب و پلمپ آن نمایان باشد.
2- برای هر اداره میبایست مهری را با نقش زیر تهیه و پس از مهر و سرب و پلمپ اسناد هر جلد صفحه داخل پوشه سفید را ممهور به نقش مهر تهیه شده نموده و بامضا دادستان محترم شهرستان یا نماینده او برسانند.
این دفتر دارای برگ سند ثبت کل
وقایع از شماره لغایت
میباشد. امضا دادستان شهرستان یا نماینده
3- بازبین اسناد سجلی میبایست پس از تحویل اسناد سجلی به بایگانی برابر مقررات جاری معایب اسناد را استخراج نموده و در برگ دفتر ذکر معایب که در آخر هر جلد گذاشته شده منعکس و ذیل آن را مسئولین ذیربط که در بخشنامه ابلاغی در این خصوص به عنوان آنها اشاره شده امضا نمایند.
4- در صورتی که واحدها جلد اسناد به اندازه کافی نداشته باشند میبایست از طریق استان متبوع خود و اداره کل خدمات و پشتیبانی سازمان درخواست جلد اسناد نمایند.
5- ترتیب قرار دادن دفتر ثبت کل وقایع در جلدهای ارسالی و پشت نویسی مجلدات میبایست بر اساس دستورالعملی باشد که از طرف طرح اصلاح اساسی سیستم در این خصوص تهیه و به شماره 4524 / 1-28 /7 / 72 ابلاغ گردیده است وصول این دستورالعمل و شروع و خاتمه کار را در واحدهای تابعه به حوزه معاونت سجلی و حقوقی سازمان گزارش نمائید.
علی اکبر رحمانی
معاون وزارت کشور و رئیس سازمان ثبت احوال کشور