در اجرای بند 3 اصل یکصد و پنجاه و ششم و بند 1 اصل یکصد و پنجاه و هشتم قانون اساسی و به منظور نظارت مستمر بر امور زندان و زندانیان و حسن اجرای قانون تشکیل سازمان زندانها و اقدامات تامینی و تربیتی کشور و آیین نامه اجرایی آن در هر حوزه قضایی دفتر امور زندانیان تحت نظر و مسئولیت رئیس آن حوزه قضایی با مشارکت قضات ناظر زندان و اجرای احکام (با ابلاغ رئیس حوزه قضایی) و با اهداف ذیل تشکیل میگردد:
1- چون برابر بند 2 ماده 15 قانون آ.د.ک روسا و معاونین زندان نسبت به امور مربوط به زندانیان ضابط دادگستری محسوب می گردند و نظارت بر کار و همچنین تعلیم آنان بر عهده مقام قضایی است لذا قضات دفتر امور زندانیان میتوانند ضمن نظارت، اطلاعات کافی را در ارتباط با وظایف و مسئولیتهای روسا و معاونین زندان (به عنوان ضابط قوه قضائیه) در اختیار آنان قرار داده و با برقراری ارتباط مستمر، نواقص و نارسائیهای موجود را به مقامات مسئول زندان متذکر شده و در جهت رفع آنها اقدام مقتضی به عمل آورند با این ترتیب مشکلات زندان و زندانی در اسرع وقت مورد شناسایی قرار گرفته و موجبات رفع آنها فراهم خواهد شد.
2- نظارت بر کار محاکم در رابطه با قرارها و احکام منتج به بازداشت و حبس متهمین و محکومین.
3- کمک به قضات ناظر زندان در انجام وظایف قانونی و حضور مستمر در زندان و استماع مشکلات و مسائل زندانیان و کمک به آزادی محکومین مالی از طریق انعکاس مشکل به ستاد دیه، کمیته امداد امام «ره» انجمن حمایت از زندانیان و یا واحد مصالحه دادگستری (به منظور امکان جلب رضایت شاکی خصوصی) و در مورد سایر محکومین به حبس ارشاد و راهنمایی آنان به استفاده از حق قانونی آزادی مشروط یا عفو و یا تخفیف مجازات پس از جلب رضایت شاکی خصوصی و یا تقسیط جزای نقدی و محکومیتهای مالی.
4- ایجاد امکان ارتباط زندانی با خانواده و دیگر بستگان و اقربا برای حل مشکلات عاطفی و مالی خانواده زندانی و رسیدگی به درخواست و شکایات زندانیان در خصوص ملاقات، مرخصی و ارسال مراسلات پستی با رعایت آیین نامه اجرایی سازمان زندانها و اقدامات تامینی و تربیتی کشور.
5- ایجاد ارتباط با محاکم صادرکننده قرار (منجر به بازداشت) یا حکم حبس و جزای نقدی در مواردی که امکان تبدیل قرار تامینی که منجر به بازداشت شده است و یا آزادی مشروط و یا تخفیف مجازات وجود دارد.
6- پیگیری مسائل و مشکلات خارج از زندان زندانی و ارائه خدمات حقوقی و معاضدت قضایی به آنها با کمک واحد ارشاد دادگستری محل.
برای نیل به اهداف مذکور و سایر وظایفی که برای مسئولین زندان و قضات ناظر زندان و اجرای احکام، برابر قوانین و آیین نامه ها در ارتباط با زندان و زندانی پیش بینی شده است دفتر مکلف است اقدامات زیر را انجام دهد.
الف - برای هریک از زندانیان محکوم به حبس یا جزای نقدی پرونده جداگانه ای تشکیل و اسامی زندانیان تحت قرار نیز در دفتر یا فایل مخصوصی ثبت شود و اطلاعات لازم مربوط به احوال شخصی و نوع اتهام و محکومیت (مطابق نمونه پیوست) تکمیل و در پرونده حفظ شود.
ب - واحدهای اجرای احکام مکلفند به محض اعزام شخص به زندان یک نسخه از برگ اعلام محکومیت را به دفتر امور زندانیان ارسال نمایند. در این صورت دفتر طبق بند الف اقدام مینماید همچنین شعبه صادر کننده حکم و نیز دفتر زندان مکلف هستند کلیه اشخاصی را که با قرار بازداشت موقت یا قرار منتهی به بازداشت از طرف دادگاهها به زندان معرفی میشوند، تصویری از نامه دادگاه صادر کننده قرار را در اسرع وقت به دفتر امور زندانیان ارسال و یا به قاضی ناظر زندان تحویل دهد تا در دفتر یا فایل مخصوص ثبت گردد.
ج - قضات ناظر زندان مکلفند حداقل هفته ای دوبار (با اعلام قبلی) به زندان حوزه قضایی مربوطه سرکشی نموده و ضمن ملاقات با مسئولین زندان و استماع مسائل و مشکلات آنان در هر مورد راهنمایی های لازم را به عمل آورده و مسائل و مشکلاتی که حل آنها نیاز به تصمیم مقامات قضایی و مسئولین دیگر دارد، یا مستلزم اصلاح آییننامه اجرایی سازمان زندانها و یا تدوین بخشنامه و دستورالعمل از طرف رئیس سازمان زندانها و ریاست قوه قضائیه باشد، مراتب را به دفتر امور زندانیان منعکس نماید تا از طریق دفتر اقدام لازم به عمل آید. همزمان قاضی ناظر زندان موظف است با کمک کارمندان تحت امر، نامه ها و درخواستهای کتبی زندانیان را اخذ و آنها را در دفتر مخصوص ثبت و سپس با بررسی تقاضاها در هر مورد تصمیم مقتضی اتخاذ و چنانچه رسیدگی به درخواست موکول به اتخاذ تصمیم مقامات صالح دیگر باشد مراتب را با پیشنهاد لازم به دفتر امور زندانیان منعکس نماید تا از طریق دفتر پیگیری های لازم به عمل آید و اگر زندانی هم درخواست ملاقات حضوری دارد، اظهارات وی را استماع و به شرح فوق اقدام نماید.
د - مسئولین هر زندان مکلفند درخواستهای کتبی زندانیان را در خصوص مرخصی، ملاقات اعتراض به احکام، آزادی مشروط یا درخواست عفو و یا هر درخواست قانونی دیگر را که در آییننامه اجرایی قانون سازمان زندانها پیش بینی شده است اخذ و چنانچه رسیدگی به درخواست در حیطه مسئولیت و وظایف مسئولین زندان نباشد، کلیه درخواستها را در دفتر مخصوص ثبت در اولین جلسه بازدید تحویل قاضی ناظر نماید و قاضی ناظر زندان برابر بند ب دستورالعمل اقدام خواهد نمود.
ھ - کلیه قرارهای تامینی که منجر به بازداشت متهم گردد و متهم به علت عدم آشنایی به قانون، اطلاع از حق اعتراض به قرار نداشته باشد و همچنین در مواردی که با گذشت شاکی خصوصی اجرای مجازات موقوف و یا موجبات تخفیف مجازات فراهم میگردد و یا شخص ثالثی حاضرباشد کفالت متهم را بپذیرد و یا وثیقه لازم را به دادگاه صادرکننده قرار بسپارد. هر یک از مسئولین زندان یا قضات ناظر زندان یا اجرای احکام از موارد یاد شده اطلاع حاصل نمایند، مکلفند حق قانونی متهم را به وی تفهیم و تسهیلات لازم را نسبت به تنظیم لایحه اعتراضیه یا درخواست تجدید نظر برای متهم فراهم نموده و در اسرع وقت لایحه مذکور را جهت رسیدگی مرجع صالح قضایی ارسال دارند و همچنین لازم است کفیل یا وثیقه گذار را به دادگاه صادر کننده قرار هدایت نمایند.
و - در هر موردی که رئیس یا معاون زندان یا قاضی اجرای احکام و یا ناظر زندان متوجه شدند که مدت قرار تامین بازداشت موقت سپری گردید قاضی صادرکننده قرار نسبت به تجدید قرار بازداشت یا تعدیل آن اقدام نکرده و یا موجبات قرار بازداشت موقت منتفی گردیده یا موجبات تبدیل قرار تامین صادره به قرار خفیف تری فراهم شده است، بلافاصله مراتب را به دفتر امور زندانیان منعکس نموده و دفتر نیز با انعکاس مراتب به دادگاه صادر کننده قرار پیگیری لازم را در جهت تبدیل قرار و آزادی متهم به عمل خواهد آورد.
ز - قضات ناظر زندان مکلفند در اجرای مواد 38 و 39 قانون م.ج.ا محکومین واجد شرایط آزادی مشروط را با هماهنگی رئیس زندان جهت صدور حکم مقتضی به دادگاه صادرکننده حکم محکومیت معرفی نمایند و دادگاه مکلف است در وقت فوق العاده به درخواست رسیدگی و حکم لازم را صادر نماید و همچنین محکومینی که به دلیل بیماری یا شرایط خاص استحقاق عفو موردی را دارند دلایل و جهات عفو را به رئیس دفتر امور زندانیان گزارش نمایند تا در صورت تایید وی پیشنهاد عفو جهت بررسی کارشناسی به کمیسیون عفو و بخشودگی ارسال و کمیسیون پس از بررسی لازم عندالاقتضاء در اجرای ماده 14 آییننامه عفو و بخشودگی عفو موردی یا تخفیف مجازات محکوم علیه را از رئیس قوه قضائیه درخواست خواهد نمود.
ح - رسیدگی به درخواست و شکایات زندانیان تحت قرار و محکومین در خصوص مرخصی، ارسال مراسلات پستی و ملاقات با رعایت آییننامه اجرایی سازمان زندانها (مصوب 26 /4 /80 و اصلاحات بعدی آن) از جمله وظایف قضات ناظر زندان میباشد و در هر مورد که تخلف یا تقصیر از طرف مسئولین زندان نسبت به درخواست قاضی زندانی مشاهده نمایند مراتب را به رئیس زندان اعلام و در صورت عدم ترتیب اثر پیگیریهای قانونی را به عمل خواهند آورد.
و - مسئولین زندانهای سراسر کشور مکلفند در اجرای صحیح این دستورالعمل (با رعایت آییننامه اجرایی قانون سازمان زندانها) همکاری لازم را با قضات ناظر زندان و دفتر امور زندانیان به عمل آورند.
ط - در زندانهایی که تعداد زندانیان زیاد است و یا در حوزه های قضایی که زندانهای متعددی دارد تعیین تعداد دفاتر و قضات ناظر زندان و تعداد کارمندان مورد نیاز و نحوه تقسیم کار با رئیس حوزه قضایی مربوطه میباشد و در حوزه های قضایی یا دادگاههای عمومی مستقل که فاقد زندان هستند، رئیس حوزه قضایی و یا رئیس شعبه اول دادگاه عمومی بخش مکلفند یکی از قضات را با ابلاغ مخصوص به عنوان قاضی ناظر زندان به دفتر امور زندانیان حوزه قضایی که دارای زندان است معرفی نمایند و این قاضی با نظر رئیس دفتر امور زندانیان، وظایف محوله در این دستورالعمل را نسبت به زندانیان حوزه قضایی محل خدمت خود انجام می دهد.
ی - دفتر امور زندانها مکلف است هر سه ماه یکبار آمار عملکرد خود را به رئیس قوه قضائیه گزارش نماید.
سید محمود هاشمی شاهرودی
رئیس قوه قضائیه