نظر به اینکه برای اجرای دستور بخشنامه 12989 - 5850 بیست و سوم خرداد ماه 1317- از ثبت غالب شهرستانها کسب تکلیف نمودهاند لزوما اشعار میدارد که به طور کلی مسئولیت اجرای دستور فوق به عهده روساء ثبت شهرستانها واگذار میگردد که هر کدام با در نظر گرفتن اوضاع و احوال و کیفیات موجوده در محل و دوری و نزدیکی راهها ترتیب کار را طوری بدهند که هرچه زودتر و منتهی تا آخر دیماه امسال کلیه اسناد مالکیتی که در ادارات ثبت موجود است بصاحبان آنها تسلیم و وجه آن را بخزانه دولت عاید دارند و نظر به اینکه فعلا رعایا و مالکین جزء مشغول جمعآوری عواید خود هستند بهترین موقع برای توزیع اوراق مالکیت و دریافت وجوه همین فصل است و اگر قدری مراقبت شود یقین است که بفاصله نزدیکی کلیه اوراق مالکیت به دست صاحبان آنها خواهد رسید. در هر حال ادارات ثبت موظفند در امسال کلیه مساعی خود را صرف این موضوع نموده و طلب دولت را در هر کجا و نزد هر کس است مطالبه و دریافت دارند و چنانچه در بازرسی که در آخر سال به عمل خواهد آمد معلوم شود پاره از دوائر ثبت در این کار سستی نموده و کلیه اوراق مالکیت خود را تسلیم صاحبان آنها ننموده باشند ادارات مذکور و کارکنان آنها شدیدا مورد مواخذه قرار خواهند گرفت و به علاوه تا وقتی که این مقصود به نحو اتم و اکمل انجام نشده باشد باید یقین بدانند که بهیچوجه به پیشنهادهای ترفیع و اضافه حقوق کارکنان آن دوائر ترتیب اثر داده نخواهد شد.
با ذکر مراتب فوق لازم میداند تعلیمات ذیل را نیز دستور دهد:
1- به طوریکه ضمن بخشنامه 12989 - 6ر5850 دستور داده شده تسلیم هر سندی بصاحب آن با دریافت یک ریال حق ایصال سند علاوه بر دریافت حقالثبت و هزینه مقدماتی باید صورت بگیرد و البته برای این یک ریال اضافه دریافتی باید حساب مخصوصی در آن اداره نگهداری شود که مقدار درآمد آن نسبت بعده سندهای تسلیم شده معلوم و هر نوع هزینهای که از هزینه سفر و فوق لعاده [العاده] مامورین این کار لازم میگردد از محل مزبور پرداخت و در هزینه دفتر و حساب مزبور منظور گردد و صورت حساب آن در آخر هر ماه جداکانه [جداگانه] تنظیم و بمرکز ارسال گردد و از محل مقدماتی یا وجوه دیگر دیناری نباید باین مصرف برسد.
2- حسابدار و اعضاء مربوطه را باید مکلف نمائید که بفوریت مبلغ بدهی هر مودی را که سند مالکیت او تمام و صادر شده است بابت باقی مانده حقالثبت و هزینه مقدماتی در یادداشت علیحده ای تشخیص و ضمیمه آن سند نموده و اسناد مزبور را کامل کرده در صورتی که ممکن باشد خود حسابدار یا کمک حسابدار در ظرف چند روز در ماه و اگر کثرت کار او مانع باشد به هر یک از نمایندگان طبق صورت ریزمقداری سند تحویل داده ذیل آن صورت رسید دریافت نمائید و ضمناً به هر یک از آنها بقدر کافی چک رسید حق الثبت و مقدماتی و چک سفید برای صدور قبض یکریال اضافه تسلیم کرده مبالغ لازم الوصول را به موجب آن صورت ابوابجمع آنها نموده هر یک را بناحیه ای اعزام و جدا وصول حقوقی باقیمانده دولت را بانضمام سندی یکریال از آنها خواستار شوید تا مامورین مزبور بهریک از نواحی و دهات رفته درخود محل طبق صورت و یادداشت ضمیمه سند مالکیت مبلغ بدهی را از مودی وصول و قبض صادر کرده مبلغ دریافتی را در سند تصریح و بصاحب آن تسلیم و پس از مراجعت مبالغ وصول شده را طبق ته چکهای صادره تحویل صندوق کرده حسابدار مربوطه پرونده آن عمل را طبق قبض صندوق تکمیل و تمبر لازم باطل نماید و در مواقعی که نماینده مامور شود سمت نیابت را از طرف حسابدار خواهد داشت که از طرف او سند را پس از وصول حقوق قانونی امضا نماید و در هر حال بدون امضای حسابدار یا نماینده او بمودی رد نشود.
3- مامورینی که بمحل میروند اعم از حسابدار یا نمایندکان [نمایندگان] باید طرف اطمینان کامل رئیس ثبت بوده و عندالاقتضا تضمین شوند و بهر حال مسئولیت کامل وصول و ایصال و جمعآوری وجوه مزبوره به عهده روسای ثبت خواهد بود که به نحو عملی حسن جریان این عمل و عدم تفریط حقوق دولت را مراقبت نمایند.
4- علاوه بر هزینه سفر و فوقالعاده یومیه ای که از محل مزبور بمامورین این کار پرداخت خواهد شد به نسبت مبلغی که وصول و ایصال خواهند نمود طبق پیشنهاد آن اداره از محل مذکور پاداش جداگانه ای بانها پرداخت خواهد گردید.
5 - باید متذکر باشید که وصول حقالثبت را طوری ترتیب بدهید که نسبت باوراق سهل الوصول و اوراق صعب الوصول (از حیث بعد مسافت و سایر خصوصیات) تواماً اقدام شود و طوری نباشد که قسمت اول وصول شده و قسمت دوم بلااقدام و راکد بماند و در صورتی که معلوم شود مامورین نفع خود را ترجیح داده اوراق صعب الوصول را مسکوت بگذارند از گرفتن فوق العاده محروم خواهند ماند.
دکتر متین دفتری - وزیر عدلیه