فصل دوم - ارکان کانون

ارکان کانون عبارتند از:
1 - مجمع عالی
2 - ھیئت مدیره
3 - حسابرس

مجمع عالی کانون متشکل از 3 عضو میباشد:
1 - رئیس مرکز آمار و فناوری اطلاعات قوه قضائیه به عنوان رئیس مجمع عالی
2 - مدیرکل خدمات الکترونیک قضائی مرکز به عنوان دبیر جلسه
3 - رئیس ھیئت مدیره کانون.

جلسات مجمع عالی سالی دو بار در تیر ماه جھت تصویب ترازنامه و صورتھای مالی کانون و در بھمن ماه جھت اخذ گزارش عملکرد کانون و دفاتر نمایندگی و تصویب بودجه سال آتی کانون تشکیل می‌شود.
تبصره 1: جلسات مزبور با دعوت دبیر مجمع تشکیل می‌شود.
تبصره 2: جلسات فوق العاده بنا به درخواست ھر یک از اعضا و تصویب رئیس مجمع تشکیل می‌شود.

اختیارات مجمع عالی به شرح ذیل است:
1 - استماع گزارش عملکرد کانون ھای استانی و دفاتر نمایندگی، ارائه شده توسط مدیرکل دفاتر خدمات قضائی.
2 - استماع گزارش سالانه ھیئت مدیره و بازرس قانونی کانونھای استانی و بازرس دفاتر نمایندگی.
3 - بررسی و تصویب ترازنامه و صورتھای مالی کانون.
4 - بررسی و اتخاذ تصمیم نسبت به خط مشی و برنامه ریزی برای فعالیتھای آتی کانون.
5 - بررسی و تصویب بودجه پیشنھادی ھیئت مدیره و تصمیم در خصوص ذخیره ھا و سپرده ھای مالی.
6 - تصویب حق حضور در جلسات ھیئت مدیره و حقوق اعضاء تمام وقت ھیئت مدیره کانون.
7 - تصویب تشکیل کانون استان ھا
8 - بررسی موضوع انحلال کانون و کانون ھای استانی و پیشنھاد به ریاست محترم قوه قضائیه

کانون ھای استانی از حیث امور اداری و مالی و تشکیلاتی تحت نظارت و مدیریت کانون مرکز می‌باشند.

ھیئت مدیره کانون
کانون به وسیله ھیئت مدیره ای مرکب از ھفت نفر به شرح ذیل اداره می‌شود:
1 - دو نفر از مدیران دفاتر از بین مدیران پیشنھادی اعضای کانون و تصویب رئیس مرکز با تأیید رئیس قوه قضائیه
2 - دو نفر از قضات با حداقل ده سال سابقه قضائی به پیشنھاد شورا و تصویب رئیس مرکز با تأیید رئیس قوه قضائیه
3 - مدیر یا نماینده تام الاختیار اداره کل خدمات الکترونیک قضایی
4 - یک نفر نماینده مرکز آمار و فناوری اطلاعات قوه قضائیه
5 - مدیرعامل کانون
تبصره ١: دوره تصدی اعضای ھیئت مدیره 3 سال و انتخاب مجدد آنھا بلامانع است.
تبصره 2: تا قبل از تشکیل کانون ھای استانی، اعضای بند 1 از میان مدیران دفاتر با تأیید رئیس مرکز انتخاب می‌شود.

اعضای ھیئت مدیره در اولین جلسه با رأی مخفی یک نفر را با اکثریت آرا به عنوان مدیرعامل و از میان افراد مذکور در بند یک ماده دوازده، یک نفر را به عنوان رئیس ھیئت مدیره و یک نفر را به عنوان خزانه دار انتخاب خواھند کرد
جلسات ھیئت مدیره با حضور اکثریت اعضاء تشکیل و تصمیمات ھیئت مدیره با رای اکثریت اعضای ھیئت مدیره معتبر است. مدیرعامل کانون، نماینده قانونی کانون در اجرای مصوبات ھیات مدیره است و مکاتبات کانون با امضای وی و در امور مالی به ھمراه امضای خزانه دار معتبر خواھد بود.
تبصره 1 - مدیرعامل کانون باید به صورت تمام وقت در کانون حضور داشته و در صورتی که مدیر دفتر خدمات قضایی باشد برای اداره دفتر خود کفیل معرفی کند
تبصره 2 - در صورتی که ھر یک از اعضای ھیئت مدیره به ھر دلیل اعم از فوت، غیبت، محجوریت، استعفا و غیره در جلسات ھیئت مدیره به مدت ٣ ماه شرکت ننماید رئیس مرکز فرد جانشین را معرفی خواھد نمود.

وظایف ھیئت مدیره:
1 - نظارت بر حسن اجرای امور کانون ھای استانی و دفاتر نمایندگی.
2 - تدوین و تنظیم گزارش عملکرد کانون ھای استانی و دفاتر نمایندگی و پیشرفت کاری و اقدامات مرتبط و ارسال آن به اداره کل.
3 - پیشنھاد تشکیل کانون استان ھا
4 - سیاست گذاری در امر آموزش و اجرای آن پس از تصویب اداره کل.
5 - بررسی پیشنھادھای واصل مربوط به تعیین و تغییر تعرفه ھای مربوط به خدمات الکترونیک قضائی و حق عضویت سالانه و درصدی از درآمدھای دفاتر و ارسال نتایج آن به اداره کل جھت تصویب
6 - بازرسی ھای دوره ای و موردی و جمع بندی نتایج بازرسی ھا و ارسال آن به اداره کل جھت اتخاذ تصمیمات لازم.
7 - تھیه و تنظیم گزارش مالی و ترازنامه سالیانه جھت ارائه به مجمع عالی
٨ - تصویب پیشنھادات تشکیلاتی واصله از کانون ھای استانی
9 - بررسی و پیگیری شکایات واصله و تخلفات کانون ھای استانی و دفاتر نمایندگی و گزارش آن به اداره کل و ھیأت تخلفات بدوی
١٠ - پیشنھاد و ارائه راھکارھای رویه ھای مشترک (وحدت رویه) بر مبنای چھارچوبھای قانونی به اداره کل.
١1 - تدوین و تنظیم بودجه سالیانه و پیشنھاد آن جھت تصویب به مجمع عالی.
١2 - ارائه طرحھای فرھنگی، رفاھی و بیمه برای مدیران دفاتر و ابلاغ آن در صورت تصویب مجمع عالی
١3 - رسیدگی و تصویب معاملات و نصاب آن طبق آئین نامه مالی و معاملاتی کانونھا.
14 - اتخاذ تصمیم راجع به اقامه، تعقیب و دفاع از ھرگونه دعوی و یا انصراف از آن در کلیه مراجع قانونی در راستای وظایف کانون.
١5 - تعیین حسابرس قانونی.
١6 - تشکیل ھیأت بدوی رسیدگی به تخلفات و شکایات بر اساس ضوابط.
١7 - تدوین و تصویب دستورالعملھای داخلی مورد نیاز کانون و یا تغییرات و یا اصلاح آنھا
18 (الحاقی 1397/08/23)- کمک مالی به طرح هایی که مستقیماً موجبات توسعه کمی و کیفی خدمات الکترونیک قضایی را فراهم نماید.
تبصره 1: اعضاء ھیئت مدیره و اعضای خانواده و بستگان درجه یک ایشان حق ندارند شخصاً در معاملاتی که با کانون و یا ھر یک از واحدھای زیرمجموعه کانون صورت می‌گیرد به طور مستقیم و غیرمستقیم شرکت نموده و یا سھیم شوند.
تبصره 2: جلسات ھیئت مدیره به طور منظم و با تعیین دستور جلسه تشکیل و مطالب مورد بررسی که به تصویب برسد طی صورتجلسه ای مکتوب ثبت و نگھداری خواھد شد.

وظایف و اختیارات مدیرعامل:
1 - نمایندگی قانونی کانون در اجرای مصوبات ھیئت مدیره
2 - اعمال مدیریت صحیح بر کلیه امور کانونھا و دفاتر نمایندگی استان ھا و حفاظت از اموال و دارائی ھای آن
3 - تھیه و تنظیم برنامه و بودجه کانونھا و تراز مالی و گزارشات مربوطه و ارائه آن به ھیئت مدیره
4 - تھیه و تنظیم ھرگونه مقررات و دستورالعملھای لازم برای پیشبرد اھداف و امور کانونھا و تسلیم به ھیئت مدیره جھت تصویب
5 - تقسیم کار بین کارکنان و ایجاد ھماھنگی بین واحدھای تابعه و عزل و نصب کارکنان بر اساس مقررات مربوطه
6 - اتخاذ تصمیم انضباطی در مورد کارکنان کانون بر اساس مقررات و دستورالعملھای مصوب ھیئت مدیره
7 - نمایندگی قانونی کانون در اجرای تصمیمات ھیأت مدیره در کلیه مراجع
8 - امضاء کلیه مکاتبات اداری و ھمچنین امضاء کلیه اسناد و اوراق مالی و تعھدآور مشترکا با خزانه دار کانون
9 - تعیین یک نماینده رسمی برای عضویت در ھیأت بدوی رسیدگی به تخلفات و شکایات

وظایف خزانه دار:
1 - نظارت بر حسن اجرای کلیه فعالیتھای مالی کانون
2 - ارائه گزارش عملکرد فصلی امور مالی کانون به ھیئت مدیره
3 - کمک در تھیه و تنظیم بودجه سالانه و ھمچنین تراز مالی فصلی و یا سالیانه
4 - ھمکاری با حسابرس کانون
5 - امضاء کلیه اسناد و اوراق مالی مشترکاً با مدیرعامل کانون.

حسابرس قانونی:
ھیئت مدیره کانون یک شخص (اعم از حقیقی یا حقوقی) را با جلب موافقت اداره کل به عنوان حسابرس قانونی برای مدت یکسال انتخاب می‌نماید و تجدید انتخاب وی برای دوره ھای بعدی بلامانع است.

حسابرس موظف است کلیه گزارشات مالی و تراز مالی کانون را که در اختیار وی قرار می‌گیرد مورد بررسی قرار داده و به صورت مکتوب در تطابق و یا عدم تطابق آنھا با اصول حسابداری و حسابرسی و ھمچنین در چھارچوب مقررات و دستورالعملھای مصوب و یا وظایف ھیئت مدیره اظھارنظر و گزارش نماید.
تبصره ١: رئیس کانون و سایر اعضاء ھیئت مدیره و کلیه کارکنان موظف ھستند ھر نوع اسناد، مدارک و اطلاعات مورد نیاز حسابرسی را در اختیار وی قرار دھند.
تبصره ٢: حسابرسی و مطالعه اسناد و مدارک باید به نحوی انجام گیرد که به امور جاری لطمه ای وارد نشود.