فصل اول : کلیات
ماده 1- این دستورالعمل براساس مواد8، 15 و تبصره ماده2 آییننامه اجرایی بند الف ماده 131 برنامه چهارم توسعه اقتصادی، اجتماعی و فرهنگی جمهوری اسلامی ایران و به منظور تعیین نحوه نگهداری سوابق اسناد و اوراق پروندههای قضایی و تبدیل آنها به سند الکترونیکی و سپس انتقال آنها به سازمان اسناد و کتابخانه ملی جمهوری اسلامی ایران نوشته شده است.
ماده 2- دادگستریهای سراسر کشور موظفاند براساس این دستورالعمل پروندههای موجود در بایگانیهای راکد خود را شناسایی و پس از طی مدت زمانی قانونی ذکر شده، اوراق ضروری موردنظر را به اسناد الکترونیکی تبدیل و سپس طبق ضوابط مطرح در آییننامه و این دستورالعمل نسبت به انتقال آنها به سازمان اسناد و کتابخانه ملی در تهران و یا شعب آن در شهرستانها اقدام نمایند.
ماده 3- مسئولان سازمانها و نهادهای مطرح شده در ماده یک آییننامه فوقالذکر نیز موظفاند براساس ضوابط مربوط به ارگان خود، طبق ماده2 این دستورالعمل اقدام نمایند.
ماده 4- در صورتی که عناوین برخی پروندههای موجود در بایگانیهای راکد در عناوین مطروحه در این دستورالعمل منظورنشده باشد و یا طبق شرایط آینده پارهای پروندههای جدید پدید آیند که قابل تطبیق با عناوین مذکور نباشد، این موارد در جلسات هیات تشخیص مرکزی مطرح و در مورد آنها تصمیمگیری و تعیین تکلیف خواهدشد.
فصل دوم : اسناد و اوراق و پروندههای ضروری
ماده 5 - اسناد و اوراق پروندههای قضایی که نگهداری سوابق آنها ضروری میباشد:
الف - حسب عناوین جزایی و میزان مجازات عبارتند از:
1 - جرایمی که مجازات قانونی آنها سلب حیات، قطع عضو یا حبس ابد است.
2- کلیه جرایم علیه امنیت داخلی و خارجی و محاربه یا افسادفیالارض.
3- توهین به مقام بنیانگذار جمهوری اسلامی ایران و مقام معظم رهبری.
4- توطئه علیه جمهوری اسلامی ایران یا اقدام مسلحانه و ترور و تخریب به منظور مقابله با نظام و جاسوسی.
5 - جرائمی که مجازات قانونی آنها بیش از 10 سال و بالاتر حبس میباشد.
6 - مصادره اموال و پروندههای اصل 49 قانون اساسی جمهوری اسلامی ایران.
7- اخلال در نظام اقتصادی کشور براساس ماده یک قانون مذکور.
8 - جرایم مطبوعاتی و سیاسی.
9- جرایم مربوط به اختلاس، کلاهبرداری و ارتشاء که مجازات قانونی آن حداکثر 5 سال به بالا باشد.
10- دعاوی غیرمالی مهم از قبیل نکاح، طلاق و نسب
11- دعاوی مالی که خواسته آن بیش از یک میلیارد ریال باشد.
12- امور حسبی.
ب - حسب شخصیت و مقام افراد پروندههای مربوط به اعضای مجمع تشخیص مصلحت نظام، شورای نگهبان، نمایندگان مجلس خبرگان و شورای اسلامی، وزراء و معاونین آنها، روسای سه قوه، معاونان و مشاوران روسای سهقوه، سفراء، دادستان و رئیس دیوان محاسبات، دارندگان پایههای قضائی، استانداران، فرمانداران، افسران نظامی و انتظامی از درجه سرتیپ و بالاتر، مدیران کل اطلاعات استانها، مشاهیر علمی و فکری، هنری، ورزشی و. ..
تبصره 1- اسناد و اوراق پروندههای قضایی فوقالذکر پس از انقضای مدت 30 سال به سند الکترونیکی تبدیل و سپس به سازمان اسناد و کتابخانه ملی منتقل خواهندشد.
فصل سوم : پروندههای غیرضروری
ماده 6 - پروندههای قضایی که نگهداری سوابق آنها غیرضروری و مشمول ماده5 نمیباشند نگهداری سوابق آنها به شرح زیر است:
الف - پروندههایی که حداکثر مجازات قانونی آنها بیش از 2 سال و کمتر از 10سال حبس و یا یک میلیارد ریال جزای نقدی باشد، و دعاوی مالی که خواسته آن تا یک میلیارد ریال باشد پس از پانزده سال از اجرای حکم و مختومه شدن پرونده دادنامههای مربوطه به اسناد الکترونیکی تبدیل و سپس امحاء خواهندشد.
ب - پروندههایی که حداکثر مجازات قانونی آنها کمتر از 2 سال حبس و کمتر از یک میلیارد ریال جزای نقدی و تا 74 ضربه شلاق باشد، پنج سال پس از اجرای حکم و مختومه شدن با تبدیل دادنامههای مربوطه به اسناد الکترونیکی، امحاء خواهندشد.
ماده 7- چگونگی نگهداری و امحاء اسناد و اوراق پروندههای ضروری و غیرضروری قضایی که با صدور قرار نهایی منع پیگرد، موقوفی تعقیب و سایر قرارهایی که منتهی به مختومه شدن پرونده میگردد، خاتمه یافتهاند، حسب مورد تابع مقررات مندرج در مواد 5 و 6 میباشد.
ماده 8 - در پروندههایی که احکام حقوقی و کیفری توام صادر شدهاست، ملاک ضروری و غیرضروری بودن و نیز مدت نگهداری هر دو حکم حداکثر زمانی است که برای نگهداری هر یک از پروندههای جزایی یا مدنی منظور شده است.
ماده 9- چنانچه در پروندهای اصل سندی که مورد استناد طرفین قرارگرفته موجود باشد، آن سند به سند الکترونیکی تبدیل و اصل آن مسترد و در صورتی که استرداد ممکن نباشد تا زمان ایجاد شرایط استرداد در آرشیو موقت گنجینه اسناد سازمان اسناد و کتابخانه ملی نگهداری میشود.
ماده 10- براساس تبصره ماده18 آییننامه و مصوبه جلسه مورخه 1386/5/27 شورای سازمان اسناد و کتابخانه ملی جمهوری اسلامی ایران در صورت آمادگی تمامی اسناد غیرضروری قوه قضائیه نیز پس از تبدیل اوراق مورد نظر به سند الکترونیکی به آن سازمان منتقل و در غیر این صورت امحاء خواهندشد.
فصل چهارم : نحوه تشخیص اسناد و پروندههای مهم و ملی قوه قضائیه
ماده 11- اسناد و پروندههای مهم و ملی و دارای ارزش آرشیوی به آن دسته از اسناد و پروندههایی اطلاق میشود که در آنها به هر نحو به بحث استیفای حقوق ملت و یا آشکار شدن پارهای از وقایع مهم و ملی کشور کمک شود.
ماده 12- پروندهها و اوراق راجع به مقامات مهم مملکتی، جریانهای سیاسی - اجتماعی، اشخاص مشهور و معروف علمی، هنری، ورزشی و. .. جزء اسناد مهم و ملی تلقی میشوند.
تبصره - اسنادی که در رابطه با هر یک از اشخاص و یا جریانهای مذکور باشد، تمام اوراق و اسناد آن باید به سند الکترونیکی تبدیل شود و هرگاه در سایر پروندهها به مناسبتی سند و یا اسنادی در رابطه با اشخاص و جریانهای مطروحه وجود داشتهباشد نیز به نحو فوق عمل خواهدشد.
ماده 13- پروندههای مرتبط با حقوق ملت و نهادها و همچنین پروندههایی همانند پروندههای انحصار وراثت، سرپرستی، وقف، وصیت و اثبات نسب نیز جزء اسناد مهم تلقی شده، و در صورت انتقال اسناد مذکور به سازمان اسناد و کتابخانه ملی، سازمان مذکور موظف است نهایت تلاش را جهت حفظ و نگهداری آنها به عمل آورد.
ماده 14- قوه قضائیه تا هنگام ایجاد شرایط لازم در خود دستگاه، جهت حفظ و صیانت از پروندههای مهم و ملی پس از تبدیل اینگونه اسناد به سند الکترونیکی اصل آنها را به سازمان اسناد و کتابخانه ملی (معاونت اسناد) منتقل میکند. معاونت مذکور موظف است اینگونه پروندهها را در سالن متعلق به قوهقضائیه نگهداری کند، و در صورتی که محاکم قضایی تشخیص دادند جهت رسیدگی به امور قضایی در اختیار داشتن اصل پرونده ضروری است، آن را در اختیار دستگاه قضایی قرار دهند.
این دستورالعمل در چهار فصل، 14 ماده و 2تبصره و یک ضمیمه تنظیم و در تاریخ. .. به تصویب رئیس قوهقضائیه رسید.
رئیس قوه قضائیه - سیدمحمود هاشمی شاهرودی
فرمهای پیشبینیشده در آییننامه
در این بخش دو فرم با عناوین « فرم مشخصات پرونده» و « فرم مخصوص بایگانی راکد» که بر اساس تبصره2، ماده4 و ماده 12 آییننامه اجرایی بند الف ماده 131 برنامه چهارم توسعه اقتصادی، اجتماعی و فرهنگی جمهوری اسلامی ایران، وظیفه تهیه آنها برعهده اداره اسناد و بایگانی راکد قوه قضائیه نهاده شده است آورده شدهاند، محاکم قضایی سراسر کشور موظفاند اطلاعات مربوط به پروندههای مختومه خود را طبق ضوابط آییننامه در فرم مشخصات پرونده وارد و به بایگانیهای راکد ارسال نمایند. مسئولان بایگانیهای راکد هم موظفاند پس از تکمیل فرم مخصوص بایگانی راکد زمینه را برای سیر مراحل قانونی الکترونیکی نمودن اوراق ضروری مهیا نمایند.
« فرم مشخصات پرونده »
دادگستری کل استان: شهرستان: بخش: شعبه: تاریخ تحویل به بایگانی راکد: / / 13
| مشخصات پرونده | 1 - شماره کلاسه: 2 - تاریخ تشکیل پرونده: 3 - تعداد اوراق پرونده: 4 - شماره دادنامه: 5 - تاریخ مختومه شدن پرونده: 6 - شماره رایانه مرکزی: 7 - تعداد منگنه: 8 - ضمائم پرونده: | ||
| نوع پرونده | 1 - کیفری:□ 2 - جزایی□ 3 - بازپرسی□ 4 - دادیاری□5 - اجرای احکام□ | ||
| 2 - حقوقی:□2 - حبسی:□3 - سرپرستی:□ 4 - اجرای احکام مدنی:□5 - سایر موارد:□ | |||
| مرجع رسیدگی | دادسرا:□ دادگاه بدوی:□ دادگاه تجدیدنظر:□ دیوان عالی کشور:□ دادسرای نظامی:□ دیوان عدالت اداری:□ دادگاه انتظامی قضات:□ محکمه عالی انتظامی قضات:□ دادگاه ویژه روحانیت:□ سازمان تعزیرات حکومتی:□ شورای حل اختلاف:□ دادگاه انقلاب:□ سایر موارد:□ | ||
| مشخصات طرفین پرونده | خواهان: نام و نام خانوادگی: نام پدر: خوانده: نام و نام خانوادگی: نام پدر: خواسته: | شاکی: نام، نام خانوادگی: نام پدر: مشتک یعنه: نام و نام خانوادگی: نام پدر: اتهام: | |
| احکام صادره در پرونده | شعبه دادگاه بدوی: شعبه دادگاه تجدیدنظر: شعبه دیوان عالی کشور: | ||
| نتیجه رسیدگی | الف: شماره حکم: تاریخ حکم: موضوع حکم: | ||
| ب: شماره قرار: تاریخ قرار: موضوع قرار: | |||
| علت اختتام پرونده | الف: اجرای کامل حکم□ ب: قطعیت حکم برائت□ ج: مرور زمان□ د: غیره□ ب: قطعیت حکم قرار | ||
| درجه اهمیت پرونده | الف: مهم (ملی) ج: غیرمهم | ||
| 1- نام و نام خانوادگی تنظیم کننده: تاریخ / / 13 سمت: امضا | 1 - نام و نام خانوادگی تاییدکننده: تاریخ / / 13 سمت: امضا | ||
| -ردیف | شماره برگ اسناد ضروری | -عنوان سند | شماره ردیف بایگانی | مدت نگهداری | درجه اهمیت پرونده | ملاحظات | |
| مهم (ملی) | غیرمهم | ||||||
| 1 نام و نام خانوادگی تنظیم کننده: . ........... تاریخ. ........ امضا | 2 نام و نام خانوادگی مسئول بایگانی راکد: . ........... تاریخ. ........ امضا | 3 نام و نام خانوادگی مسئول مرجع قضایی: . ...... تاریخ. ...... امضا | |||||