دستورالعمل تکمیلی ارائه خدمات از طریق آرشیو الکترونیکی اسناد هویتی در خصوص تغییر نام و نام خانوادگی و هیات حل اختلاف

1392/8/26

70548 /12 /2

اداره کل ثبت احوال استانها

یک نسخه دستورالعمل تکمیلی ارائه خدمات از طریق آرشیو الکترونیکی اسناد هویتی مصوب جلسه مورخه 11 /8 /92 شورای عالی ثبت احوال در خصوص تغییر نام و نام خانوادگی و هیات حل اختلاف به پیوست ارسال می‌گردد.

مقتضی است ضمن نظارت بر حسن اجرای آن مراتب را جهت اجرا به واحدهای ذیربط ابلاغ فرمائید.

محسن کرمی

بسمه تعالی

دستورالعمل تکمیلی

ارائه خدمات از طریق آرشیو الکترونیکی اسناد هویتی

پیرو دستورالعمل شماره 120568 /1-4 /11 /91موضوع ارائه خدمات از طریق آرشیو الکترونیکی اسناد هویتی و در راستای بهره برداری هر چه بیشتر از آرشیو الکترونیکی مذکور بدینوسیله موارد مربوط به نحوه ارائه خدمات هویتی تغییر نام، نام خانوادگی و هیات حل اختلاف جهت اقدام لازم تصویب می‌گردد.

1-تغییرنام

1-1-متقاضی می‌تواند با مراجعه به یکی از ادارات ثبت احوال یا دفاتر پیشخوان دولت، درخواست خود را ارائه نماید.

1-2- چنانچه درخواست توسط دفتر پیشخوان دولت اخذ شده باشد جهت بررسی و اقدام به اداره ثبت احوال محل ارسال می‌گردد.

1-3- درخواست جهت بررسی به کارشناس مربوط در اداره ثبت احوال ارجاع می‌شود تا برابر مقررات و دستورالعمل های شماره 578/1 - 88 و 153226/1 - 90 اقدام نماید.

1-4- در صورت انطباق درخواست با مفاد دستورالعمل شماره 578/1- 88 و درج نام در مجموعه نام های قابل تغییر، کارشناس مربوط مکلف است موضوع را جهت طرح در هیات حل اختلاف اداره ثبت احوال محل اخذ درخواست ارجاع نماید.

1-5- در صورتی که درخواست در مجموعه نام های قابل تغییر وجود نداشته باشد لیکن درخواست با مفاد دستورالعمل(578 /1-88) انطباق داشته باشد کارشناس مربوط مکلف است موضوع را جهت تصویب یا عدم تصویب به اداره کل ثبت احوال استان متبوع پیشنهاد نماید.

1-6- در صورت تصویب درخواست، موضوع جهت طرح به هیات حل اختلاف اداره محل اخذ درخواست ارجاع می‌گردد.

1-7- در صورت عدم تصویب درخواست در اداره کل استان متبوع، موضوع به اداره ثبت احوال محل اخذ درخواست و حسب مورد، به دفتر پیشخوان مربوط جهت ابلاغ به متقاضی ارسال می‌گردد.

1-8-در صورت ارجاع موضوع به هیات حل اختلاف اداره محل اخذ درخواست، هیات با مراجعه به آرشیو الکترونیکی اسناد نسبت به راستی آزمائی اطلاعات هویتی و احراز عدم ممنوعیت ارائه خدمات و سایر بررسی های لازم اقدام و سپس با رعایت سایر مقررات نسبت به صدور تصمیم اقدام می نماید.

1-9- تصمیم هیات حل اختلاف مبنی بر تغییر نام حَسَب مورد از طریق اداره محل اخذ درخواست و یا دفتر پیشخوان مربوط به متقاضی ابلاغ گردیده و پس از تائید و امضا وی، یک نسخه از آن به همراه سایر مدارک و درخواست تعویض شناسنامه جهت اعمال تغییرات و درج توضیحات در پایگاه و صدور شناسنامه وفق مقررات به اداره ذیربط ارسال می‌گردد.

1-10- در صورت انطباق درخواست با مفاد دستورالعمل شماره 153226 /1 - 90 کارشناس اداره ثبت احوال محل اخذ درخواست مکلف است با مراجعه به آرشیو الکترونیکی اسناد نسبت به راستی آزمائی اطلاعات هویتی، عدم ممنوعیت ارائه خدمات و سایر بررسی های لازم اقدام و سپس درخواست را جهت تعیین تکلیف به اداره کل استان محل اخذ درخواست ارسال نماید.

1-11-در صورت تصویب درخواست در اداره کل استان، موضوع جهت ابلاغ به متقاضی و اخذ درخواست تعویض شناسنامه و سایر مدارک حَسَب مورد به داره محل اخذ درخواست ویا دفتر پیشخوان مربوط اعلام می‌گردد.

1-12- اداره ثبت احوال محل اخذ درخواست باید با مراجعه به آرشیو الکترونیکی اسناد نسبت به اعمال تغییرات و درج توضیحات در پایگاه و صدور شناسنامه وفق مقررات اقدام نماید.

1-13- در صورت عدم تصویب درخواست در اداره کل استان متبوع، موضوع به اداره ثبت احوال محل اخذ درخواست و حسب مورد، به دفتر پیشخوان مربوط جهت ابلاغ به متقاضی ارسال می‌گردد.

2- تغییر نام خانوادگی

2-1-در صورتی که درخواست تغییر نام خانوادگی یکی از مصادیق ذیل (مندرج در دستورالعمل نام خانوادگی شماره 54 /ش ع - 5 /8 /80) باشد، متقاضی می‌تواند با مراجعه به یکی از ادارات ثبت احوال یا دفاتر پیشخوان دولت، درخواست خود را به همراه مدارک لازم ارائه دهد.

الف- بند 3-6 موضوع بازگشت به نام خانوادگی اولیه و همچنین در موارد استثنائی بازگشت به نام خانوادگی اولیه برای متقاضیانی که با نام خانوادگی جدید شناسنامه ومدارک دریافت کرده اند.

ب - بند 2-7 (استفاده از نام خانوادگی جد پدری).

ج - بندهای 1-13 الی 7-13 (مصادیق تغییر نام خانوادگی).

د - بند 8-13 وتبصره مربوط (موارد مشمول وحدت نام خانوادگی).

ه- - بند 4-14 (حذف کلمه زائد).

و - بند 5-14 الی 7-14 (حذف رنگ، حیوان وشی موضوع نامه شماره 54322 /12 /2-1 /5 /90).

ز - تبصره یک و دو بند14 (حذف یک قسمت از نام خانوادگی های ترکیبی نام محل، شغل، ایل وطائفه به تنهایی و یا به همراه پسوند بعد از آن).

2-2 چنانچه درخواست توسط دفتر پیشخوان دولت اخذ شده باشد جهت بررسی و اقدام به اداره ثبت احوال محل ارسال می‌گردد.

2-3 -درخواست به کارشناس اداره ثبت احوال محل اخذ درخواست ارجاع می‌شود و نامبرده مکلف است با مراجعه به آرشیو الکترونیکی اسناد نسبت به تطبیق اطلاعات هویتی وعدم ممنوعیت ارائه خدمات و سایر بررسی های لازم اقدام نماید.

2-4 در صورت تکمیل مدارک و انطباق آن با مفاد دستورالعمل موضوع به اداره کل ثبت احوال استان جهت اقدام اعلام می‌گردد.

2-5 در صورت تصویب درخواست در استان متبوع مراتب به اداره محل اخذ درخواست اعلام وحسب مورد توسط اداره ثبت احوال محل به دفتر پیشخوان دولت جهت ابلاغ به متقاضی ارسال می‌گردد.

2-6 اداره ثبت احوال یا دفتر پیشخوان دولت محل اخذ درخواست مکلف است نسبت به اخذ درخواست اجرای تغییر نام خانوادگی وفق مقررات ومدارک مربوط جهت تعویض شناسنامه اقدام نماید.

2-7 در صورت عدم تصویب درخواست، موضوع به اداره ثبت احوال ذیربط و حسب مورد به دفتر پیشخوان دولت جهت ابلاغ به متقاضی ارسال می‌گردد.

2-8 در صورتی که نام خانوادگی متقاضی برابر مقررات قابل تغییر بوده وانتخاب واژه پیشنهادی به صورت آزاد (بلامعارض) ویا تغییر برای بار دوم باشد، موضوع عیناً جهت رسیدگی وانجام مراحل قانونی به اداره محل تنظیم سند سجلی متقاضی ارسال می‌گردد تا برابر روال جاری اقدام لازم صورت پذیرد.

2-9 سوابق درخواست در اداره ثبت احوال محل اخذ درخواست نگهداری وبرابر دستورالعمل مربوط امحاء می‌گردد.

3-هیات حل اختلاف

مقدمه:

این دستورالعمل با توجه به اهمیت کار هیات های حل اختلاف به عنوان یک مرجع رسمی و قانونی در تصمیم گیری نسبت به اسناد هویتی و اثراتی که آراء صادره هیاتها چه در رابطه با دادگاهها و چه در ارتباط با اسناد دارد و بر مبنای قانون ثبت احوال، آیین‌نامه ماده 3 قانون، کلیات قانون آیین دادرسی مدنی و دستورالعمل های صادره تهیه گردیده است.

3-1-موارد صلاحیت هیات حل اختلاف مشمول این دستورالعمل:

-تصحیح هر نوع اشتباه در تحریر مندرجات دفتر ثبت کل وقایع و وفات بعد از امضا سند وقبل از تسلیم شناسنامه یا گواهی ولادت یا وفات و تکمیل سند از نظر مشخصاتی که نامعلوم بوده است (مندرج در ماده 29 قانون ثبت احوال)

-رفع اشتباهات ناشی از تحریر ضمن ثبت وقایع یا نقل مندرجات اسناد و اعلامیه ها و مدارک به دفاتر ثبت کل وقایع و سایر دفاتر.

-حذف کلمات زائد و غیر ضروری.

-تکمیل اسناد ولادت و ثبت روز و ماه تولد.

-درج سیادت.

-اشتباه در ثبت جنس.

-تغییر نام های ممنوع.

3-2-متقاضی می‌تواند با مراجعه به یکی از ادارات ثبت احوال یا دفاتر پیشخوان خدمات دولت، درخواست خود را بهمراه مدارک لازم ارائه دهد.

3-3- چنانچه درخواست توسط دفتر پیشخوان خدمات دولت اخذ شده باشد جهت بررسی و اقدام به اداره ثبت احوال محل ارسال می‌گردد.

3-4- موضوع به کارشناس اداره ثبت احوال محل اخذ درخواست ارجاع می‌شود نامبرده مکلف است برابر مقررات اقدام و در صورت نیاز به تکمیل مدارک با اداره محل تنظیم سند، مکاتبات لازم را به عمل آورد.

3-5- در صورت تکمیل پرونده و انطباق آن با مفاد آیین‌نامه طرز رسیدگی هیاتهای حل اختلاف، پرونده جهت رسیدگی و اتخاذ تصمیم نهایی به هیات حل اختلاف اداره ثبت احوال محل درخواست ارجاع می‌گردد.

3-6- هیات حل اختلاف با توجه به آرشیو الکترونیکی اسناد هویتی و همچنین مستندات قانونی بررسی های لازم را معمول می‌دارد و در صورت انطباق درخواست با مقررات نسبت به انشاء رای اقدام می نماید.

3-7- در صورتی که هیات حل اختلاف جهت بررسی و اتخاذ تصمیم نیاز به کسب نظر اداره محل تنظیم سند متقاضی داشته باشد پس از اخذ نظر از اداره ثبت احوال محل صدور شناسنامه، نسبت به اتخاذ تصمیم نهایی اقدام می نماید.

3-8- تصمیم هیات حل اختلاف جهت ابلاغ به متقاضی و انجام مراحل قانونی به اداره ثبت احوال محل اخذ درخواست و حسب مورد به دفتر پیشخوان دولت ارسال می‌گردد.

3-9- سوابق درخواست هیات در اداره محل اخذ درخواست نگهداری و برابر دستورالعمل مربوط امحاء می‌گردد.

گیرندگان نسخ:

-جناب آقای دکتر ناظمی اردکانی ریاست محترم سازمان جهت استحضار.

-معاونین و مشاورین سازمان جهت استحضار.

-اعضای محترم شورای عالی ثبت احوال.

-مدیران کل مستقل ستادی.

-مدیرکل امور هویتی ایرانیان خارج از کشور.

-دفتر خدمات ثبتی غیر دولتی.

-دبیرخانه شورای عالی ثبت احوال.