در تعقیب و تکمیل متحدالمال نمره (16980) نظر باینگه [به اینکه] بعضی از دوایر در عمل دچار مشکلاتی شده و بتجربه معلوم شد گه [که] دستور مندرجه در متحدالمال مزبور کاملا نمره املاک را تثبت [بثبیت] ننموده و در تجدید حدود هم اشکالاتی تولید میگند [میکند] لهذا لازم است در موقع توزیع و تنظیم اظهارنامه در قراء خورده مالک مفروز مراتب ذیل را دقیقا مراعات نموده و عملیات خود را کاملا با این دستور تطبیق کنید.
قسمت اول توزیع اظهارنامه
سه روز قبل از موقع مقرر برای تنظیم اظهارنامه نماینده باید در قربه خورده مالک حاضر شده و به وسیله جار زدن در داخله ملک بکلیه مالکین خاطر نشان نماید گه [که] از فلان روز برای اخذ اظهارنامه املاک خود حضور بهمرسانند و پس از آن با حضور کدخدا و ریش سفیدان و مطلعین محلی شروع بتحقیقات دقیق از وضعیت داخلی ملک نموده و کلیه قریه را به تناسب وضعیت محل بچند قسمت تقسیم و برای هر قسمتی حد فاصلی از حیث نهر یا رودخانه و دره و غیره در نظر کرفته [گرفته] و از یک نقطه مرتبا شروع به شماره قطعات و تعیین نمره ردیف برای هر قطعه نموده و اسامی صاحبان ملک و نوع و معروفیت و اسم محلی هر ملکی را هم در مقابل نمره مربوطه بخود تعیین و در کتابچه یا صورت علیحده یادداشت کرده بامضا گدخدا [کدخدا] و ریش سفیدان و مطلعین محلی میرساند و بعد از روی صورت مزبور نمره و عده قطعات هر ملگی [ملکی] را تعیین و کلیه نمرات مربوطه ملک مالک را در روی یک ورقه اظهارنامه قید و اسم هر ملکی را هم در جلوی نمره خود یادداشت نموده بمالک و در صورت غیبت مالک بکدخدا یا مباشر محل تسلیم نموده و در مقابل هر نمره در دفتر اظهارنامه رسید اخذ میکند مثلا اگر حسین دارای 30 قطعه ملک است که این قطعات در نقاط مختلفه قریه واقع شده و از حیث نمره ردیف هر یک از قطعات دارای نمره مختلف شده است در دفتر اظهارنامه کلیه 30 نمره با بیکدیکر [بیکدیگر] ربط داده و هر 30 نمره را در روی یک ورقه اظهارنامه قید و اسم هر قطعه را هم در مقابل نمره خود ذکر میکند و البته نمره هائیکه برای قطعات تعیین میشود نمره فرعی از نمره اصلی خود قریه خواهد بود مثلا اگر خود قریه دارای نمره 5 بوده و در داخله ملک یک صد قطعه باغ و زمین و خانه و آسیا و غیره وجود دارد این یکصد قطعه ملک دارای یکصد نمره ردیف فرعی از نمره 5 اصلی خواهد بود. در موقع تهیه اعلانات نوبتی هم نمرات مختلفه مربوطه بیک مالک چنانچه معمول بود در یک جا اعلان خواهد شد.
قسمت دویم تنظیم اظهارنامه
نماینده مامور تنظیم اظهارنامه باید دقیقا مراقبت کند گه [که] اظهارنامه ها با صورت فوق الذگر [الذکر] کاملا تطبیق نموده و در مقابل هر نمره اسم و شرح ملک و حدود اربعه آن صحیحا قید شود مثلا (حسین دارای 6 قطعه باغ یا 6 قطعه زمین است که از حیث نمره ردیف 6 قطعه مزبور به نمره 72/5 و 85/5 و 92/5 و 35/5 و 42/5 و 12/5 تشخیص شده است نماینده بایستی مراقبت کند که اسم و شهرت و حدود قطعه 72/5 در مقابل نمره خود نوشته شده و حسین بداند که قطعه زمین واقعه در سمت شمالی قریه گه [که] معروف بقطعه زمین یونجه گاریست [کاریست] دارای نمره 72/5 شده است.
قسمت سوم تحدید حدود
تحدید حدود برطبق مقررات قانون باید به ترتیب نمره ردیف به عمل اید بنابراین نسبت باظهار نامه هائیکه شامل چند نمره املاک مختلف است ممکن است تحدید حدود انها در چند روز متوالی یا متناوب واقع شود در این صورت تحدید حدود هر نمره مطابق تاریخیکه در اعلان تحدید حدود تعیین شده است به عمل آمده و برای هر قطعه صورت مجلس علیحده مخصوص تنظیم و ضمیمه اظهارنامه شده و کلیه صورت مجلس های تحدید حدود مربوط بیک مالک بضمیمه یک ورقه اظهارنامه در یک دوسیه ضبط خواهد شد.
قسمت چهارم قنوات
چون در قراء خورده مالک عادتا یک یا چندین رشته قنات خورده مالک موجود است که به ترتیب ساعت بین مالکین تقسیم شده و برحسب دستورات قنوات ملک مستقلی محسوب شده و در دفتر مخصوص هم ثبت خواهد شد بنابراین نماینده در موقع توزیع اظهارنامه هر قریه نسبت بقنوات ان قریه هم بدوا صورت تقسیمات و ساعات متعلقه بهر مالکی را از روی کردش [گردش] معمولی بامضای کدخدا و ریش سفیدان تهیه و بعد از روی صورت مزبور اظهارنامه های لازمه را بدون تعیین نمره صادر و بمالکین تسلیم نموده و پس از آن که نمرات اصلی کلیه ناحیه مورد ثبت عمومی تعیین و تشخیص شد نمره اصلی آخر را برای قنوات آن ناحیه تخصیص داده و بعد نمره هر قناتی را در روی اوراق اظهارنامه و دفتر مربوطه بقنوات قید و یادداشت میکند.
مثلا ناحیه غار طهران دارای 50 پارچه قریه است گه [که] برای آن 50 نمره اصلی در نظر گرفته شده و ناحیه مزبور دارای 5 رشته قنات خورده مالک هم هست نماینده پس از تعیین و اتمام 50 نمره اصلی نمره 51 را برای قنات اول موسوم بقنات خیر آباد تخصیص داده و بهمین ترتیب نمره 4 قنات دیکر [دیگر] را هم تعیین نموده و بعد از برگشتن اظهارنامه ها نمره مربوطه را روی اوراق اظهارنامه قید می گند [می کند] و البته گلیه [کلیه] اظهارنامها هم دارای یک نمره خواهد بود و نمره فرعی نخواهد داشت مثلا اکر [اگر] قنات به 24 ساعت تقسیم شده و 24 نفر مالک هم داشته و نمره قنات هم 51 شده باشد 24 اظهارنامه بنمره 51 صادر و در دفتر اظهارنامه قید میشود در موقع تهیه اعلانات نوبتی هم اعلان مربوطه بقنوات در ذیل املاک به ترتیب ذیل اعلان خواهد شد:
نمره 51 قنات خیر آباد که مبداء آن در. .......... و مظهر آن در. ........ واقع و در کردش [گردش] 7 شبانه روز به 124 ساعت تقسیم شده است. حسین 5 ساعت و علی شش ساعت مجهول المالک 10 ساعت
دستور فوق را بکلیه نمایندکان [نمایندگان] و مهندسین حوزه ماموریت خودتان کتبا ابلاغ کرده و مدلول آن را با کمال دقت به موقع اجرا بکذارید [بگذارید] البته مشاهده تخلف از هر یک از مواد فوق الذکر برای آقایان روساء و مدیران شعب موجب مسئولیت و مواخذه شدید خواهد بود.
مدیرگل [گل] ثبت کل مملکتی - کاظم سمیعی