به قرار اطلاعی که رسیده اغلب از صاحبان دفاتر اسناد رسمی در موقع تنظیم و ارسال خلاصه معاملات املاک نسبت باملاک متعددی که هر یک نمره و دوسیه مخصوصی ثبتی داشته و در ضمن یک سند معامله شده است فقط بارسال یکورقه خلاصه معامله به دفاتر ثبت املاک اکتفا مینمایند در صورتی که این رویه برخلاف ترتیب بوده و ادارات ثبت که برای هر ملکی دوسیه مخصوصی تنظیم مینمایند ناچارند سوابق جریان هر یک را در دوسیه مخصوص بخود ضبط کنند تا در موقع مراجعه و تفتیش و رسیدگی بدوسیه اشتباهی پیش نیاید در این صورت لازم است در موقع ثبت معاملات املاک چنانچه نسبت به چند نمره ملک در ضمن یک سند معامله شود به تعداد هر یک از املاک مورد معامله و نمره پلاک آنها یک ورقه خلاصه معامله تهیه نموده و به دفاتر املاک محل وقوع ملک ارسال دارید و ضمنا برای اینکه اوراق خلاصه معاملات ارسالی در دوسیه مربوطه خود ضبط شود و اشتباهی در ضبط آنها رخ ندهد لازم است در روی هر یک از اوراق مزبوره به طور مشخص نمره پلاک آن ملک را مجددا تذکر داده و قید کنید که نسخه مزبور برای ضبط در دوسیه کدام نمره است تخلف از این دستور موجب مسئولیت است.
مدیرکل ثبت - عبدالله مستوفی