چون غالباً مشاهده شده است که بعضی از دوائر ثبت در موقع مکاتبه رعایت طبقه بندی و تقسیمات اداری را نمی نمایند بنابراین مراتب ذیل را لزوماً خاطر نشان مینماید:
ملاک اداره بودن و یا دائره بودن و یا شعبه بودن محل میزان حقوق محلی است که برای رئیس آن قسمت معین شده است. جاهائیکه محل حقوق آنها رتبه هشت است اداره و رتبه 7 و 6 دائره و از شش بپائین تر شعبه است مگر اینکه برحسب اتفاق جائی باشد که با وجود اینکه محل حقوقش از شش کمتر است از راه ناچاری شعبه مستقلی شده و تحت امر مرکز باشد که در این صورت این شعبه را هم باید استثنائا دائره نوشت.
و نیز در موقع خطاب بشخص سرپرست مرکز ثبتی باید خطابات فوق را کاملا رعایت نمایند مثلا آقای. .... رئیس اداره ثبت آقای. ... مدیر ثبت آقای. .... سرشعبه ثبت باید نوشت.
مدیرکل ثبت - عبدالله مستوفی