بخشنامه به کلیه دستگاههای اجرایی مبنی بر ایجاد هماهنگی، اتخاذ رویه یکسان، کاهش مکاتبات غیرضرور و تسریع در بررسی مکاتبات با دفتر رئیس جمهور

بسمه تعالی
به: کلیه وزارتخانه ها، سازمان ها، موسسات و شرکت های دولتی و استانداران سراسر کشور
سلام علیکم

به منظور ایجاد هماهنگی، اتخاذ رویه یکسان، کاهش مکاتبات غیر ضرور و موازی، تسریع در بررسی مکاتبات و تنظیم روابط اداری مناسب، مقتضی است دستور فرمایید ترتیبی اتخاذ گردد تا در مکاتبات با دفتر رئیس جمهور نکات ذیل رعایت شود:

1- از ارسال مکاتبات و ارجاعات درون سازمانی به عنوان پاسخ پی نوشت های ریاست محترم جمهوری و مکاتبات دفتر رئیس جمهور خودداری و صرفاً پاسخ و نتیجه نهایی اقدامات اعلام شود.

2- پاسخ پی نوشت های ریاست جمهوری باید با امضای بالاترین مقام آن دستگاه باشد.

3- پاسخ پی نوشت های ریاست محترم جمهوری و مکاتبات این دفتر در موارد عادی، فوری، خیلی فوری به ترتیب حداکثر ظرف مدت 10، 7و3روز اداری اعلام گردد. بدیهی است در خصوص موارد آنی باید بلادرنگ پاسخ لازم ارایه گردد.

4- در مکاتبات با توجه به اهمیت موضوعات عنوان شده رعایت سلسله مراتب اداری لازم و ضروریست.

5- در مکاتبات و گزارش های که حاوی چندین صفحه و ضمیمه می‌باشد ضروری است چکیده ای از آن نیز ارسال گردد.

6- از ارسال پاسخ نامه های مردمی به صورت جمعی (لیست) خودداری گردد. مقتضی است در اینگونه موارد برای هر یک از افراد بایستی نامه ای جداگانه تهیه شود.

7- در پاسخ نامه هایی که مربوط به افراد حقیقی می‌باشد ضروری است ضمن انعکاس پاسخ نهایی به این دفتر مراتب در موارد عادی و غیر طبقه بندی طی رونوشتی به ذی نفع منعکس گردد.

8- مکاتبات حاوی یک موضوع و مضمون خاص صرفاً برای یکی از مقامات یا مدیران محترم نهاد ارسال شود و از ارسال آن برای سایر مقامات و مدیران خودداری گردد.

9- ترتیبی اتخاذ گردد تا پی نوشت ها و دستورات ریاست محترم جمهوری و نامه های این دفتر حسب موضوع در اسرع وقت اقدام و نتایج اقدامات به این دفتر اعلام گردد. در صورت عدم امکان آن دلایل و مستندات لازم ارایه شود.
لازم به ذکر است در صورت عدم رعایت هر یک از موارد فوق ضمن عودت آن مکاتبات، مراتب در ارزیابی عملکرد دستگاه ذی ربط منعکس و طی گزارشی به استحضار ریاست محترم جمهوری خواهد رسید.

اسفندیار رحیم مشایی