از قرار مشاهداتیکه در ضمن مراجعه بدوسیه ها از طرف خود اینجانب به عمل آمده معلوم شده است که غالب صورت مجلسهای تحدید حدود دارای قلم خوردگی و کسر و اضافاتی است که ابدا بامضای مستدعیان ثبت و مجاورین و غیره نرسیده و شاید اغلب این کسر و اضافاتهم بعد از اتمام عملیات تحدید حدود در اداره مربوطه شده است و چون صورت مجلس تحدید حدود به منزله سند رسمی و مدرک ورقه مالکیت است لهذا لزوما خاطرنشان میکند که اولا در صورت مجلس بهیچوجه تحریف و تغییری نباید داده شود و ورقه صورت مجلس باید به طوری منظم و مرتب پاکنویس شده و بامضای اشخاصیکه قانون الزام کرده است رسیده و در دوسیه عمل ضبط شده باشد و اگر اتفاقا بعد از تمام شدن صورت مجلس اضافه کردن توضیحاتی در آن لازم باشد بایستی توضیحات مزبور را در ذیل صورت مجلس به طور وضوح و صراحت نوشته و بامضای مستدعی ثبت و نماینده و غیره برسد و اگر از این ببعد مشاهده شود که در صورت مجلس تحدید حدود قلم رفته و کلمات یا جملاتی در آن کسر و اضافه شده و بامضای مستدعی ثبت و مجاورین و نماینده نرسیده است نماینده و مباشر امر شدیدا مورد مواخذه و محاکمه اداری واقع شده و البته مدیر ثبت اسناد هم در قسمت راجعه بخود مسولیت خواهد داشت لازم است مدلول این متحدالمال را بعموم نمایندگان ابلاغ کرده و وقوع امر را هم کتبا راپرت بدهید.
مدیرکل ثبت اسناد و املاک مملکتی- کاظم سمیعی