تکمیل دستورات صادره راجع به وظایف نمایندگان تحدید حدود و اشتباهاتی که مرتکب می‌شوند

نظر باینگه [به اینکه] بعضی از نمایندگان و مامورین ثبت که برای توزیع اظهارنامه و تحدید حدود بمحل اعزام میشوند در انجام ماموریت خود مراقبت های لازمه را نکرده و در اظهارنامه های واصله و صورت مجلس های مدونه اغلب نقائصی موجود است که برای رفع آن لازم میشود مجددا نماینده بمحل اعزام شود و بدیهی است این عمل علاوه براینکه موجبات بطوء جریان ثبت املاک را فراهم میکند مستلزم مخارج زائدی از حیث پرداخت فوق العاده و خرج سفر و غیره است که با وجود قطعی شدن مخارج مقدماتی و دریافت حداقل مخارج ثبت یک ملک ایجاد اینگونه اضافه مخارج موجب خسارت صندوق وجوه مقدماتی کردیده [گردیده] و محلی جهت جبران آن نخواهد بود لذا در تعقیب و تکمیل دستورات صادره راجع بوظائف نمایندگان تحدید حدود و اشتباهاتیکه مرتکب میشوند از این تاریخ مقرر میدارد:
اولا- مامورینیکه برای توزیع اظهارنامه بمحل اعزام میشوند باید مراقبت نمایند در اظهارنامه های واصله حدود و حقوق و مشخصات ملک طبق مقررات معلوم و نیز اسامی مالکین با اوراق هویت آنها منطبق باشد.
ثانیا- مامورین تحدید حدود پس از انجام عملیات تحدید از حیث معاینات محلی و تحقیق راجع بسهام و حقوق ارتفاقی و استیضاح مربوطه بانتقالات و تطبیق حدود با حدود مجاورین و هر گونه اطلاعات لازمه دیکری [دیگری] را که باید در محل تهیه کرد یا سرع وقت تحصیل نموده و پس از تگمیل [تکمیل] صورت مجلس خلاصه عملیات را از دوسیه مربوطه در اداره مرکزی یا شعبه محلی استخراج و مطابقه حدود را با حدود املاک مجاور و نمره املاک مجاور را صراحتا در مینوت مستخرجه قید کرده و بلافاصله مینوت ورقه مالکیت را هم تهیه و بشعبه ضبط حوزه مربوطه تسلیم و از متصدی ضبط تصدیقی دائر بر اتمام عملیات مربوطه دریافت نمایند تا با ارائه تصدیق مزبور بتواند فوق العاده و خرج سفر خود را برطبق مقررات و متحدالمال های صادره دریافت کند و ادارات ثبت و شعب آن میتوانند نصف فوق العاده نماینده را به طور مساعده پرداخته و پس از آنکه به شرح فوق نماینده دوسیه را تکمیل و بشعبه ضبط تحویل کرد دستور پرداخت بقیه فوق العاده را صادر کنند- و در صورتی که معلوم شود نماینده در تطبیق دوسیه با املاک مجاور خبط و اشتباه نموده و یا اینکه احیانا بدون اینکه عمل تطبیق را اجرا نموده باشد از پیش خود نمره را تعیین و قید نموده و به طور کلی هرگاه معلوم شود که نماینده در تهیه صورت مجلس تحدید حدود یا تهیه مینوت مستخرجه و با تطبیق با دوسیه های مجاور مرتکب خبط و اشتباهی شده است هر نوع مخارجی گه [که] از این راه بصندوق مخارج مقدماتی تحمیل بشود مسئولیت پرداخت آن به عهده نماینده بوده و ادارات تابعه ثبت گل [کل] مکلف هستند گه [که] مخارج مزبوره را از حقوق نماینده کسر بکذارند [بگذارند] و وقوع غفلت و اشتباه را هم با تعیین اسم نماینده بمرگز [بمرکز] راپورت بدهند. بمحاسبات ثبت مملکتی دستور داده ام که از این ببعد مراتب فوق را کاملا مورد توجه و دقت قرار داده و در صورت حساب های واصله تفتیشات لازمه بنمایند.
بایستی آقایان نمایندگان مامور تحدید حدود و توزیع اظهارنامه به طور قطع بدانند گه [که] اندک غفلت و مسامحه در انجام وظیفه قطع نظر از مسئولیت مالی که ممگن [ممکن] است در بعضی موارد خیلی سنکین [سنگین] باشد مسئولیت اداری هم داشته و غفلت و مسامحه آنها علاوه بر اینکه در دادن اضافه حقوق و ترفیع رتبه مدخلیت تامه خواهد داشت موجب صدور ابلاغ انتظار خدمت یا معافیت از خدمت و غیره خواهد بود. وصول این متحدالمال و ابلاغ آن را بنمایندکان [بنمایندگان] کتبا اطلاع بدهید.