از آنجا که در ابلاغ اخطاریه های صادره از دفترخانه ها، رویه فعلی آن است که دفترخانه ها اخطاریه را به دوایر اجرای ثبت ارسال می نمایند و برخی دوایر اجرای ثبت به علت حجم بالای کار و کمبود نیروی انسانی وفق ماده 14 آیین نامه اجرای اسناد رسمی ارسال اخطارها را از طریق مامورین پست انجام می دهند و بعضی از دوایر اجرای ثبت نیز وسیله مامورین ابلاغ خود اخطاریه را ابلاغ می نمایند و این موضوع علاوه بر بار نمودن کار اضافی بر دوابر اجرا در وضعیت فعلی و تراکم روز افزون پرونده های اجرایی، صرف وقت و هزینه های غیر قابل توجیه را دامن زده است، لذا با توجه به طرح موضوع در شورای سیاستگذاری و موافقت ریاست محترم سازمان به کلیه دفاتر اسناد رسمی و ازدواج و طلاق اعلام فرمائید تا منبعد از ارسال هر گونه اخطاریه به دوایر اجرای ثبت خودداری و مستقیما نسبت به ارسال اوراق مربوطه، از طریق ادارات پست اقدام نمایند.
همچنین لازم است قبلا نسبت به ایجاد زمینه و آموزش مامورین پست در خصوص مقررات مربوط به موضوع اقدام مقتضی به عمل آید.
محمد جعفر باقرزاده
مدیرکل دفتر نظارت و هماهنگی اجرای اسناد رسمی