بخشنامه به کلیه دادگاهها و دادسراها و واحدهای قضایی کشور
به طوریکه اداره امور اسناد و بایگانی راکد شورای عالی قضایی گزارش نموده واحدهای دادگستری در تهران پروندههای مختومه را به طور نامرتب و با گونی بدون ذکر مشخصات و اخذ رسید باداره موصوف حمل و سپس اشخاصی را که در دعوی ذینفع نبوده جهت گرفتن فتوکپی و اسناد معرفی مینمایند که این امور مشکلاتی را برای اداره مذکور در عمل فراهم نموده است.
علیهذا از نظر وظیفهای که اداره فوقالذکر در حفظ و حراست پروندهها و اوراق و اسناد بر عهده دارد بدینوسیله بکلیه دادگاهها و دادسراها و واحدهای قضایی تابعه و مسئولین دفاتر و امور بایگانی مراجع فوق لزوم خاطرنشان مینماید که:
اولاً- حتیالمقدور پروندههای مختومهای را که نیازی بر در دسترس ماندن آن نباشد پس از حصول موافقت مسئول قضایی و صدور دستور از ناحیه او با ذکر کلاسمان و کارتنبندی و اوراق شمارش و منگنه شده ضمن تهیه صورتمجلس به ضبط راکد تحویل دارند.
ثانیاً- از معرفی و اعزام افراد غیر ذینفع ببایگانی راکد به منظور اخذ فتوکپی از اوراق و اسناد موجود و یا مربوط به پرونده خودداری نمایند.
ثالثاً- هنگام مراجعه اشخاص ذینفع حتیالامکان سعی شود که با مراجعه به دفاتر و سوابق موجود در شعبه بآنان پاسخ داده شود که نیازی به مکاتبه پرونده از اداره اسناد و بایگانی راکد نباشد.
رابعاً- در صورتی که با مراجعه بسوابق نتوان باشخاص ذینفع پاسخ لازم داد و مکاتبه یا مطالبه پرونده واقعاً ضرورت داشته باشد با تحویز مسئول قضایی واحد اقدام بمکاتبه و یا مطالبه پرونده نمایند و با دادن رسید که متضمن قید تاریخ و نام و سمت تحویل گیرنده باشد آن را تحویل و پس از رفع نیاز نیز مجدداً به کیفیت فوق رفتار نماید به طوریکه اخلال و اشکالی در امور اداره امور اسناد و بایگانی راکد ایجاد نگردد.
از طرف شورای عالی قضائی- ربانی املشی