پیرو بخشنامه شماره 15791/41/01- 23/9/78 نظربه اینکه طبق اطلاع واصله در مهلت های چهارگانه قبلی پذیرش تقاضاهای موضوع مواد 1 و 2 و 3 قانون اصلاح و حذف موادی از قانون ثبت مصوب 1365 و اصلاحات بعدی مصوب سال 1370 مجلس محترم شورای اسلامی ایران در بعضی از واحدهای ثبتی متصدی پذیرش تقاضا عضو مشخصی نبوده بلکه بنابه دستور شفاهی رئیس ثبت هر روز یا هر چند مدت یکی از کارکنان تقاضاهای مردم را اخذ و حتی در ذیل تقاضا نام و نام خانوادگی خود را نیز قید نمی نمودند.
نظر به اینکه برابر گزارشان بازرسان اعزامی دفتر بازرسی و پیگیری و ارزشیابی سازمان ثبت اتخاذ این رویه در مواردی تالی فاسد داشته است لذا لازم است روساء واحدهای ثبتی قبل از شروع پذیرش تقاضاها دو فقره ابلاغ داخلی اولی به عنوان متصدی پذیرش تقاضا و دومی به نام متصدی کنترل تقاضانامه و مدارک مربوط به آن را به نام دو نفر از کارکنان مورد تائید خود صادر و در صورت عدم حضور آنها به علت مرخصی یا معذوریت یا غیبت عضو دیگری را در غیاب آنها کتباً تعیین ضمناً تاکید نمایند در ذیل تقاضانامه و برگ رسید و محلهائی که باید کارکنان مذکور امضا گردد به طور روشن نام و نام خانوادگی خود را قید کنند.
تخلف از مفاد این بخشنامه موجب مسئولیت روساء واحدهای ثبتی مربوطه خواهد بود.
محمدرضا علیزاده
معاون قوه قضائیه و رئیس سازمان ثبت اسناد و املاک کشور