در اجرای بندهای (15)، (17) و (18) سیاست های کلی نظام اداری ابلاغی 1389/1/14، بندهای (3) و (4) سیاست های کلی نظام در بخش پدافند غیرعامل ابلاغی 1389/11/29 مقام معظم رهبری و جزء (2) بند (ت) ماده (38) قانون احکام دائمی برنامه های توسعه کشور مصوب 1395 با لحاظ ماده (1) قانون تاسیس سازمان اسناد ملی ایران مصوب 1349/2/17 و به منظور بهره گیری از فناوری های نوین، ساماندهی و ارتقاء ضریب حفاظت و امنیت اسناد و بایگانی های راکد قوه قضاییه، «آییننامه ساماندهی بایگانی های راکد، اسناد، اشیاء و اموال آرشیوی قوه قضاییه» به شرح مواد آتی است.
فصل نخست - تعاریف و اختصارات
ماده 1- تعاریف و اختصارات به کار رفته در این آییننامه عبارت است از:
الف - سند /اسناد: هر نوع نوشته ای از قبیل اوراق پرونده های مختومه، دفاتر، اسناد اداری و مالی، آییننامه، بخشنامه، مصوبه، مکاتبه، صورتجلسه، گزارش، نمودار و نیز اسناد غیرمکتوب دیداری و شنیداری مانند عکس، کلیشه، فیلم، میکروفیلم، میکروکارت و اسناد الکترونیکی که تهیه، تولید، صادر یا دریافت شده و به صورت دائم یا غیردائم در تصرف قوه قضاییه است؛
ب - اسناد و پرونده های مهم و ملی: سند یا پرونده ای که مفاد و محتوای آن به هر نحو به بحث استیفای حقوق ملت یا آشکار شدن پاره ای از وقایع مهم و ملی کشور کمک می کند. پرونده ها و اوراق راجع به مقامات مهم مملکتی، جریان های تاریخی، سیاسی، اجتماعی و اشخاص مشهور و پرونده های قضایی مربوط به قبل از سال 1320، جزء اسناد مهم و ملی تلقی میشود؛
پ - پرونده /پرونده های مختومه: پرونده یا پرونده هایی که در مراجع قضایی، از قبیل دادسراهای عمومی، انقلاب و نظامی، دادگاههای حقوقی و کیفری، واحدهای اجرای احکام مدنی و کیفری، دادگاههای تجدید نظر، دادگاه عالی انتظامی قضات، دیوان عالی کشور، دیوان عدالت اداری، شوراهای حل اختلاف و سازمان ها و نهادهای وابسته به قوه قضاییه با رای یا تصمیم یا دستور مقام صالح بایگانی قطعی (راکدی) شود؛
ت - بایگانی راکد: اداره نگهداری اسناد و پرونده های مختومه؛
ث - بایگانی نیمه جاری (موقت): مکانی که در آن تمام اسناد و پرونده های قضایی که دستور بایگانی موقت آن از سوی مقام قضایی صادر شده است، نگهداری میشود؛
ج - تاریخ بایگانی: تاریخ صدور دستور بایگانی قطعی اسناد و پرونده ها توسط مقام صالح؛
چ - رقومی سازی: فرایند تبدیل سند کاغذی به سند الکترونیکی (اسکن و یا سایر طرق ممکن)؛
ح - کاربرگ: برگ کاغذی یا صفحه الکترونیکی مشتمل بر مشخصات کلی پرونده، شامل کلاسه پرونده، شماره دادنامه، تاریخ صدور، تاریخ بایگانی، تاریخ مختومه شدن، موضوع، تعداد اوراق، مشخصات طرفین، مرجع رسیدگی کننده، نتیجه رسیدگی، علت مختومه شدن، درجه اهمیت، دسته بندی پرونده، پیوست ها، اموال و اشیاء مرتبط با پرونده، موارد مذکور در ماده 6 آییننامه و یک قسمت تحت عنوان بایگانی راکد؛
خ - ساماندهی اسناد: فرایند پالایش، ثبت اطلاعات در سامانه، رقومی سازی، انتقال یا امحاء اسناد؛
د - پالایش: فرایند شناسایی و تفکیک انواع اسناد و استخراج و درج اطلاعات آن ها در کاربرگ خلاصه وضعیت مربوط؛
ذ - سامانه: سامانه بایگانی الکترونیکی؛
ر - سمپ: سامانه مدیریت پرونده های قضایی؛
ز - ثبت اطلاعات: فرایند درج اطلاعات اسناد در سامانه و الصاق تصاویر اسناد رقومی شده به آن؛
ژ - اشیا و اموال آرشیوی: اشیاء و اموالی که از نظر اهمیت، ماهیت، قدمت یا ارزش تاریخی نگهداری آن ضرورت دارد؛
س - آییننامه: آییننامه ساماندهی بایگانی های راکد، اسناد، اشیاء و اموال آرشیوی قوه قضاییه؛
ش - هیات مرکزی: هیات تشخیص اسناد قوه قضاییه، موضوع ماده 2 آییننامه؛
ص - هیات استانی: هیات تشخیص اسناد دادگستری استان، موضوع ماده 4 آییننامه؛
ض - معاونت: معاونت حقوقی و امور مجلس قوه قضاییه؛
ط - سازمان: سازمان اسناد و کتابخانه ملی جمهوری اسلامی ایران؛
ظ - شورا: شورای اسناد ملی ایران؛
ع - مرکز حفاظت: مرکز حفاظت و اطلاعات قوه قضاییه؛
غ - مرکز آمار: مرکز آمار و فناوری اطلاعات قوه قضاییه.
فصل دوم - تشکیلات و وظایف
مبحث نخست - هیات مرکزی
ماده 2- به منظور سیاست گذاری، برنامه ریزی و نظارت بر اجرای آییننامه، «هیات مرکزی» با ترکیب اشخاص زیر تشکیل میشود:
الف - معاون اول قوه قضاییه (رئیس هیات)
ب - معاون حقوقی و امور مجلس قوه قضاییه (دبیر هیات)؛
پ - دادستان کل کشور؛
ت - معاون راهبردی قوه قضاییه؛
ث - رئیس مرکز حفاظت؛
ج - رئیس مرکز آمار؛
چ - رئیس سازمان.
تبصره - رئیس هیات حسب مورد و به تناسب موضوع میتواند از افراد و مقامات برای شرکت در جلسه دعوت به عمل آورد.
ماده 3- وظایف و اختیارات هیات مرکزی به شرح زیر است:
الف - سیاست گذاری و تعیین خط مشی مرتبط با آییننامه؛
ب - تعیین میزان اهمیت و مدت نگهداری پرونده های مختومه قطعی؛
پ - تعیین ضوابط انتقال اسناد و پرونده های مهم و ملی از مراجع و واحدهای قضایی؛
ت - تعیین ضوابط ارسال پرونده های مختومه ضروری و مهم و ملی حسب مورد به معاونت و یا سازمان؛
ث - تعیین ضوابط ساماندهی اسناد و پرونده های اداری و مالی؛
ج - تعیین مرجع و ضوابط امحای اسناد و پرونده های مختومه غیرضروری؛
چ - تعیین ضوابط انتقال اشیاء و اموال آرشیوی مرتبط با قوه قضاییه و پیشنهاد تخصیص اعتبار لازم؛
ح - تصویب ضوابط ارائه خدمات آرشیوی برای امور آموزشی، پژوهشی، علمی و فرهنگی و غیره و استفاده از بخش خصوصی برای ارائه خدمات فوق؛
خ - پیشنهاد اصلاح آییننامه به رئیس قوه قضاییه؛
د - سایر اموری که توسط رئیس قوه قضاییه ارجاع میشود.
تبصره - هیات مرکزی حداقل دو نوبت در سال برگزار و گزارش هر جلسه توسط رئیس هیات به رئیس قوه قضاییه ارائه میشود.
مبحث دوم - هیات های استانی و هیات های متناظر در سایر واحدهای قضایی
ماده 4- به منظور تسهیل و تسریع اجرای آییننامه و مصوبات هیات مرکزی در استان ها، «هیات استانی» زیر نظر هیات مرکزی، با ترکیب اشخاص زیر در دادگستری کل استان ها تشکیل میشود:
الف - رئیس کل دادگستری استان (رئیس هیات)؛
ب - معاون فناوری اطلاعات و برنامه ریزی دادگستری استان (دبیر هیات)؛
پ - دادستان مرکز استان؛
ت - مدیر حفاظت و اطلاعات دادگستری استان؛
ث - معاون مالی، پشتیبانی و امور عمرانی دادگستری استان؛
تبصره 1- رئیس هیات حسب مورد و به تناسب موضوع میتواند از افراد و مقامات برای شرکت در جلسه دعوت به عمل آورد.
تبصره 2- در صورتی که حسب تشخیص رئیس هیات استانی دستور جلسه مربوط به سازمان باشد، نماینده سازمان با حق رای شرکت می کند.
تبصره 3- هیات استانی هر سه ماه حداقل یک نوبت، نسبت به برگزاری جلسه اقدام و نتیجه جلسه را به معاونت اعلام می کند. معاونت سالانه ضمن جمع بندی، نتایج حاصله را به هیات مرکزی اعلام و رونوشتی از آن را به حوزه ریاست ارسال می نماید.
تبصره 4 - هیات استانی وظیفه نظارت بر آموزش و عملکرد کارکنان بایگانی راکد را مطابق آییننامه، دستورالعمل ها و مصوبات هیات مرکزی برعهده خواهد داشت.
ماده 5 - در واحدهای قضایی، از قبیل دیوان عالی کشور، دادستانی کل کشور، دیوان عدالت اداری، دادگاه عالی انتظامی قضات و دادسرای انتظامی قضات، سازمان قضایی نیروهای مسلح و همچنین مرکز حل اختلاف، هیات متناظر زیر نظر هیات مرکزی طبق ضوابط آییننامه تشکیل خواهد شد.
فصل سوم - ساماندهی پرونده های قضایی، اسناد، اشیاء و اموال
مبحث نخست - پرونده های قضایی
ماده 6 - مرجع قضایی مختومه کننده پرونده پیش از صدور دستور بایگانی، ضمن حصول اطمینان از اجرای آراء و تصمیمات قضایی، نسبت به موضوعاتی از قبیل موارد زیر حسب مورد تعیین تکلیف و یا نسبت به رفع اثر از آنها اقدام می کند:
الف - دستور ممنوعیت از معامله و نقل و انتقال؛
ب - قرار یا دستور ممنوعیت خروج از کشور؛
پ - اموال یا اشیاء مرتبط با پرونده؛
ت - پرونده استنادی مطالبه شده؛
ث - اسناد، قبوض یا وجوه نقدی؛
ج - دستور انسداد حساب بانکی؛
چ - وثایق و تامین خواسته؛
ح - اشخاص و همچنین موضوعاتی که پرونده نسبت به آنها مفتوح است.
تبصره - مرکز آمار مکلف است در سمپ ترتیبی اتخاذ کند تا ارسال پرونده به بایگانی راکد، صرفاً پس از تعیین تکلیف موارد فوق به صورت هوشمند یا اخذ تایید مقام صالح امکان پذیر باشد.
ماده 7- مدیر دفتر شعبه مربوط یا جانشین وی پس از تصمیم مقام قضایی مبنی بر صدور دستور بایگانی قطعی، ضمن کنترل برگ شماری اوراق و مستندات پرونده، کاربرگ را در سمپ تکمیل و در مواردی که نسخه کاغذی پرونده به طور فیزیکی ارسال میشود روگرفتی از کاربرگ تهیه و پس از امضا و مهر به ضمیمه پرونده، به بایگانی راکد ارسال می کند. موارد مذکور در ماده 6 آییننامه باید به تایید قاضی مربوط برسد.
ماده 8 - در مواردی که پرونده فاقد کاربرگ بوده یا کاربرگ ناقص یا مخدوش باشد و یا پرونده بدون صدور دستور بایگانی قطعی یا تاییدیه مذکور در ماده 7 آییننامه به آن مرجع ارسال گردیده است، مسئول یا متصدی بایگانی راکد با ذکر علت از پذیرش پرونده خودداری و آن را حسب مورد برای صدور، تکمیل یا اصلاح کاربرگ یا تعیین تکلیف به مرجع مربوط اعاده و در صورت تکمیل بودن پرونده آن را بر اساس ضوابط، در ردیف مربوط بایگانی می کند.
ماده 9- پرونده های مهم و ملی پس از مختومه شدن و رعایت ماده 6 آییننامه و تحویل به بایگانی راکد باید بلافاصله توسط مرجع مذکور رقومی سازی شده و فهرست آنها به معاونت اعلام شود. معاونت پس از بررسی و شناسایی نهایی، نسبت به اتخاذ تصمیم در خصوص محل نگهداری پرونده ها با رعایت ضوابط مربوط به نگهداری، موضوع ماده 15 آییننامه اقدام و پس از سپری شدن مواعد قانونی با اخذ مجوز از هیات مرکزی با رعایت ماده 24 آییننامه به سازمان ارسال می کند.
سایر پرونده های مختومه پس از انقضای مدت مقرر در دستورالعمل موضوع ماده 15 آییننامه، طبق ضوابط مقرر در آییننامه و دستورالعمل آن حسب مورد امحاء و یا به سازمان تحویل داده میشود.
ماده 10- نگهداری پرونده های بایگانی نیمه جاری (موقت) مطابق دستورالعمل های مربوط، از جمله دستورالعمل ساماندهی و تسریع در اجرای احکام مدنی، مصوب 1398 و دستورالعمل ساماندهی واحدهای اجرای احکام کیفری، مصوب 1391 رئیس قوه قضاییه خواهد بود. این پرونده ها باید جدای از مخزن بایگانی راکد نگهداری شود.
ماده 11- اوراقی که رقومی کردن آنها طبق دستورالعمل ماده 15 آییننامه ضرورت دارد، باید قبل از امحا یا انتقال به معاونت یا سازمان رقومی سازی شود.
ماده 12- دسترسی به اسناد و اوراق رقومی سازی شده از طریق سامانه و به نحوی که سابقه ثبت شده قابل رویت و غیرقابل تغییر باشد، مجاز است. این دسترسی و حدود آن با مجوز مقام صالح و به موجب ضوابط مصوب هیات مرکزی و با رعایت مقررات مربوط به حفاظت از اطلاعات و اسناد دارای طبقه بندی است.
ماده 13- محل نگهداری و ذخیره سازی اطلاعات اسناد و پرونده های رقومی سازی شده باید منطبق با استانداردهای فنی، امنیتی و حفاظتی باشد.
ماده 14- هرگونه تغییر اطلاعات ثبت شده در سامانه فقط با تایید قاضی مربوط امکان پذیر است. تغییر در اطلاعات وارد شده باید به نحوی باشد که سوابق این تغییرات قابل دستیابی و جست وجو باشد.
ماده 15- طبقه و دسته بندی پرونده ها حسب درجه اهمیت، چگونگی رقومی سازی آنها، تعیین اوراق ضروری پرونده، مدت نگهداری و فرایند ساماندهی، همچنین استثنائات مربوط به موضوعات یا مصادیقی که باید در محل دیگری نگهداری شود و یا نگهداری و امحاء آن ها مستلزم شرایط خاص میباشد و سایر امور مربوط به آییننامه، به موجب دستورالعملی است که ظرف سه ماه پس از تصویب آییننامه، توسط معاونت با همکاری معاونت های راهبردی و مالی، پشتیبانی و امور عمرانی، مرکز حفاظت و مرکز آمار، تهیه میشود و به تصویب رئیس هیات مرکزی میرسد.
مبحث دوم - اشیاء و اموال
ماده 16- امور مربوط به اشیاء و اموال دارای ارزش آرشیوی اهدایی به مسئولان قضایی تابع ضوابط «آییننامه تبادل هدایا با مقامات خارجی مصوب 1370 و اصلاحات بعدی» است و دیگر اشیاء متعلق به قوه قضاییه که ارزش آرشیوی دارد، مطابق مقررات و بر اساس ضوابط مصوب هیات مرکزی نگهداری میشود.
تبصره - هیات مرکزی ظرف سه ماه از تصویب آییننامه، ضوابط مربوط به چگونگی تحویل و انتقال اشیاء و اموال موضوع این ماده را با رعایت قوانین و مقررات تصویب می کند.
ماده 17- اشیاء، اموال مرتبط با پرونده ها مطابق قوانین و مقررات مربوط از جمله «آییننامه اجرایی شیوه نگهداری اموال توقیف شده، مصوب 1394» و دستورالعمل ساماندهی فرآیند توقیف، انتقال، نگهداری و ترخیص وسایل نقلیه، مصوب 1402 توسط مرجع قضایی تعیین تکلیف میشود.
فصل چهارم - حفاظت از اسناد، پرونده های مهم و ملی، اشیاء و اموال آرشیوی
ماده 18- اسناد و پرونده های موضوع آییننامه بر اساس سطح دسترسی برای ارائه خدمات آرشیوی به 3 طبقه زیر تقسیم میشود:
طبقه اول: افشاء و بهره برداری از آنها منافع عمومی و امنیت ملی را تهدید می کند: ارائه خدمات آرشیوی در مورد آن ها صرفاً پس از انقضای دوره محدودیت امکان پذیر است؛
طبقه دوم: افشاء و بهره برداری از آنها حقوق اشخاص را تهدید می کند: ارائه خدمات آرشیوی در مورد آن ها پیش از انقضای دوره محدودیت منوط به رضایت کتبی از اشخاص ذی نفع خواهد بود؛
طبقه سوم: افشاء و بهره برداری از آنها آسیبی به امنیت، مصالح ملی، منافع عمومی و فردی نمی رساند: ارائه خدمات آرشیوی بلامانع است.
تبصره 1- دسترسی به اسنادی که دارای طبقه بندی سری و به کلی سری است، صرفاً به دستور بالاترین مقام مسئول دستگاه امکانپذیر میباشد.
تبصره 2- تعیین مصادیق و شاخص های محدودیت دوره و ضوابط دسترسی به اسناد و پرونده ها با رعایت مقررات مربوط و ملاحظات حفاظتی بر عهده هیات مرکزی است.
ماده 19- در صورتی که ملاحظه اصل پرونده و اسناد نگهداری شده در معاونت یا تحویلی به سازمان ضروری باشد، قاضی مربوط ضمن ذکر علت آن در صورت مجلس، از مرجع نگهداری کننده مطالبه و پس از بهره برداری بلافاصله به مرجع ارسال کننده اعاده می کند. در مورد نقل و انتقال پرونده ها مطابق ماده 24 آییننامه عمل میشود.
تبصره - در مورد مطالبه اسناد سری و به کلی سری و پرونده های حاوی اینگونه اسناد، رعایت ماده 153 قانون آیین دادرسی کیفری، مصوب 1392 با اصلاحات و الحاقات بعدی الزامی است.
ماده 20- اسناد و پرونده های مهم و ملی و اشیاء و اموال آرشیوی با رعایت ضوابط قانونی و همکاری سازمان یا دیگر مراکز مربوط، آفت زدایی و در صورت نیاز مرمت میشود.
ماده 21- دسترسی اشخاص به اسناد و پرونده ها با رعایت «قانون انتشار و دسترسی آزاد به اطلاعات، مصوب 1388» و آییننامه ها و شیوهنامه های آن خواهد بود.
ماده 22- دسترسی اتباع بیگانه به اطلاعات اسناد و پرونده های مهم و ملی ممنوع است، مگر با دستور مقام صالح مربوط بر اساس مصوبات هیات مرکزی و تایید مرکز حفاظت.
ماده 23- پرونده های دارای اسناد طبقه بندی شده، مطابق آییننامه «طرز نگهداری اسناد سری و محرمانه دولتی و طبقه بندی و نحوه مشخص نمودن نوع اسناد و اطلاعات، مصوب 1354» و اصلاحات آن و ضوابط مربوط به حفاظت از اسناد و اطلاعات طبقه بندی شده ابلاغی توسط «شورای عالی امنیت ملی»، حفاظت و نگهداری میشود. دسترسی، انتقال، مدت نگهداری، امحاء و به طور کلی اعمال مقررات آییننامه در مورد اسناد مذکور تابع مصوبات هیات مرکزی است.
ماده 24- مرکز حفاظت به منظور حفاظت از بایگانی های راکد، پرونده ها و اسناد مهم و ملی، اشیاء و اموال آرشیوی، تدابیر امنیتی و حفاظتی لازم را اتخاذ و نواقص و ایرادهای موجود را حسب مورد به هیات مرکزی، استانی یا هیات های موضوع ماده 5 آییننامه اعلام و مراتب را تا حصول نتیجه پیگیری می نماید. همچنین، در کلیه مواردی که نقل و انتقال پرونده ها یا امحاء آنها ضروری باشد، حسب مورد مرکز حفاظت یا حفاظت و اطلاعات دادگستری کل استان و واحد مربوط نظارت لازم را به عمل می آورند.
فصل پنجم - دیگر مقررات
ماده 25- مرکز آمار مکلف است ظرف شش ماه پس از تصویب آییننامه، به شرح زیر اقدام کند:
الف - ایجاد قابلیت های لازم برای مشخص کردن طبقه، دسته و مدت نگهداری پرونده های ثبت شده در سمپ با در نظر گرفتن امکان تغییر آن توسط مقام صالح؛
ب - فراهم کردن زمینه دسترسی معاونت به سامانه در حدود تکالیف مندرج در آییننامه؛
پ - فراهم کردن دسترسی به سامانه برای انجام ماموریت های ابلاغی به معاونت راهبردی قوه قضاییه؛
ت - پشتیبانی و ذخیره سازی داده ها در محلی امن مطابق ضوابط مربوط و تحت نظر مرکز حفاظت؛
ث - تهیه استانداردهای حفاظت و ایمنی با کسب نظر از مرکز حفاظت ؛
ج - الکترونیکی کردن کامل فرایند تکمیل کاربرگ خلاصه وضعیت پرونده؛
چ - فراهم سازی شبکه و زیرساخت های نرم افزاری و سخت افزاری لازم.
ماده 26 - گرد آوری، انتقال، مرمت، حفاظت، ثبت، معرفی و نمایش عمومی اسناد، اشیاء و اموالی که دارای ارزش آرشیوی است، برعهده معاونت میباشد. معاونت مالی، پشتیبانی و امور عمرانی قوه قضاییه مکلف است به منظور فراهم نمودن امکانات لازم، تجهیز بایگانی ها و ساماندهی اسناد، تهیه مکان مناسب جهت نگهداری اسناد و تشکیل موزه به پیشنهاد هیات مرکزی، نسبت به تخصیص و تامین منابع مالی مربوط اقدام کند.
ماده 27- هیات های استانی و هیات های موضوع ماده 5 آییننامه مکلف اند ظرف یک ماه پس از تصویب آییننامه، فهرست نیازها، چالش ها و برنامه های خود جهت ساماندهی بایگانی ها را تهیه و برای بررسی به معاونت ارسال کنند و معاونت با همکاری معاونت های ذیربط پس از جمع بندی، مراتب را جهت اتخاذ تصمیم به هیات مرکزی اعلام می کند.
ماده 28- معاونت راهبردی قوه قضاییه اقدامات زیر را به عمل می آورد:
الف - در ارزیابی واحدهای قضایی و روسا و مدیران مربوط، ساماندهی پرونده های بایگانی و اجرای صحیح و مناسب مفاد آییننامه را به عنوان یکی از شاخص های ارزیابی ملاک عمل قرار می دهد.
ب - با همکاری معاونت ظرف حداکثر 3 ماه پس از تصویب آییننامه، کاربرگ های مربوط را تهیه یا اصلاح کند.
ماده 29- معاونت منابع انسانی و امور فرهنگی قوه قضاییه با همکاری معاونت، ضمن تهیه محتوای آموزشی مناسب، دوره های آموزشی لازم را برگزار می کند.
ماده 30- مسئولیت حسن اجرای آییننامه در واحدهای ستادی و قضایی با عالی ترین مقام آن مرجع و در استان ها با روسای کل دادگستری استان و نظارت بر اجرای آن در قوه قضاییه با معاونت است.
این آییننامه در 30 ماده و 11 تبصره در تاریخ 1402/9/14 به تصویب رئیس قوه قضاییه رسید و از تاریخ ابلاغ، لازم الاجرا است. از تاریخ لازم الاجرا شدن این آییننامه، «آییننامه اجرایی بند الف ماده 131 قانون برنامه چهارم توسعه اقتصادی، اجتماعی و فرهنگی جمهوری اسلامی ایران مصوب 1385 رئیس قوه قضاییه» و اصلاحیه و دستورالعمل های آن ملغی است.
رئیس قوه قضائیه - غلام حسین محسنی اژیه