20 /9 / 73
4901 / 1
اداره کل ثبت احوال گیلان
عطف به نامه شماره 10573 /703-19 /8 /73 پاسخ سوالات مطروحه به شرح ذیل اعلام میگردد:
1.در رابطه با اسناد موصوف و کلاً اسنادی که حیات یا ممات صاحبان آنها مشخص نیست طبق بند (ز) نامه شماره 4639 /1-7 /9 /73 اقدام گردد.
2.در خصوص ثبت فوت متوفیانی که تاریخ دقیق فوت آنان مشخص نیست (فوتهای معوقه) لازم است اعلام کننده و گواهان با تحقیق و تفحص بیشتر حتی الامکان تاریخ فوت را از حیث سال مشخصا اعلام نمایند تا در سند تنظیمی سال فوت قید و به جای روز و ماه آن با توجه به ماده 29 قانون ثبت احوال عبارت (نامعلوم) قید گردد. در مواردی که به لحاظ گذشت مدت زمان مدید از تاریخ فوت تعیین سال فوت هم امکانپذیر نباشد مستند به ماده فوق الذکر تاریخ فوت کلا (نامعلوم) قید خواهد شد.
3.مسئولین تنظیم سند وفات موظفند مقررات مربوطه را مدنظر قرار داده در ثبت وقایع فوت دقت لازم معمول دارند روسای ادارات و مدیران کل نیز موظفند با نظارت مستمر بر امر ثبت فوت ترتیبی اتخاذ نمایند که وقایع فوت به طور صحیح و با رعایت موازین قانونی ثبت گردد.
اگر علیرغم دقت و رعایت جوانب امر به علت تشابه اسمی و غیر ه اشتباها به ثبت فوت شخصی که در حال حیات است اقدام شده باشد و بعدا حدوث اشتباه محرز گردد رسیدگی به موضوع ابطال سند فوت و رفع اثر از سند سجلی مربوطه با توجه به اوضاع و احوال موجود به عهده هیات حل اختلاف است منتها به منظور حصول اطمینان لازم است اداره ثبت احوال مربوطه مدارک لازم را جمع آوری منجمله با تحقیق کتبی از خویشاوندان درجه یک (پدر - مادر -همسر- خواهران - برادران - فرزندان) در مورد احراز تعلق اقدام و در صورت لزوم با نیروی انتظامی محل مکاتبه و پرونده امر را پس از تکمیل به همراه گزارش مبسوط به جهت بررسی و صدور دستور لازم به اداره کل متبوع ارسال و نهایتا در صورت تایید مراتب (تنظیم سند فوت در اجرای طرح ضربتی ثبت فوت، حدوث اشتباه،احراز تعلق سند به متقاضی) از طرف مدیر کل استان پرونده مربوطه جهت رسیدگی و اتخاذ تصمیم به هیات حل اختلاف ارجاع گردد.
لازم به تذکر است که هیاتهای حل اختلاف منحصرا در حالت فوق الذکر مجاز به رسیدگی میباشند و در سایر موارد براساس رای وحدت رویه مورد اشاره رسیدگی به موضوع در صلاحیت دادگاه خواهد بود. بدیهی است در این مورد خاص باید آمار دقیق موارد ارجاعی به هیات حل اختلاف توسط مدیر کل استان به حوزه معاونت سجلی و حقوقی در پایان هر ماه اعلام گردد.
علی اکبر رحمانی
معاونت وزارت کشور و رئیس سازمان ثبت احوال کشور
رونوشت:
قائم مقام و معاونت اداری و مالی به ضممیه تصویر نامه فوق الذکر اداره کل ثبت احوال استان گیلان جهت اطلاع
قائم مقام سازمان در طرح اصلاح اساسی سیستم به ضمیمه تصویر نامه فوق الذکر اداره کل ثبت احوال استان گیلان جهت اطلاع
معاونت طرح و برنامه به ضمیمه تصویر نامه فوق الذکر اداره کل ثبت احوال استان گیلان جهت اطلاع
معاونت سجلی و حقوقی به ضمیمه تصویر نامه فوق الذکر اداره کل ثبت احوال استان گیلان جهت اطلاع
اداره کل ثبت احوال استان......................... و امورخارجه به انضمام تصویر نامه فوق الذکر استان گیلان جهت اطلاع و ابلاغ به واحدهای تابعه
- حوزه ریاست (روابط عمومی - ارزشیابی و پیگیری - حراست -دفتر) جهت اطلاع
- کمیته تدوین جهت اطلاع.